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邮件合并目录 概述 - 2 - 邮件合并剖析 - 2 - 主文档 - 2 - 唯一信息 - 3 - 已完成的文档集 - 4 - 设置和连接数据文件 - 4 - 有关数据文件的更多信息 - 5 - 数据文件来自何处 - 5 - 插入数据文件信息的域 - 6 - 其他域 - 7 - 执行邮件合并 - 7 - 进行设置 - 7 - 选择主文档 - 8 - 连接到数据文件 - 8 - 选择要使用的记录 - 9 - 排列主文档 - 9 - 预览 - 10 - 完成合并 - 11 - 执行较为复杂的合并 - 11 - 开始使用工具栏 - 12 - 连接到数据文件并选择记录 - 12 - 向主文档中添加域 - 13 - 添加其他域 - 13 - 预览 - 14 - 完成合并 - 15 - 培训 Word 对群发邮件及其他内容使用邮件合并 概述假设您需要向每个员工发送一封信函或电子邮件，其中包含个人所得税的扣缴和薪水信息。或者，假设您正在按半价向您的客户提供一些商品，并且您希望通过电子邮件发送带编号的优惠券，以便跟踪响应率。 逐个地创建每封信函、电子邮件或优惠券需要花费大量时间。此时我们就需要使用邮件合并。使用邮件合并，您所要做的就是创建一个文档，其中包含在每个副本中均相同的信息，并为每个副本中的唯一信息添加一些占位符。Word 将完成其余的工作 在本课程的后面，我们将进一步学习如何执行邮件合并的具体细节。但在开始学习之前，返回并快速浏览一下邮件合并中的每个单独的元素也非常重要。了解这些元素将有助于您获得所需的理想合并结果。 主文档 主文档是开始文档。您需要将它的大小和形状设置为与想要的最终信函、电子邮件、信封、标签、优惠券或其他文档的大小和形状相同。 在主文档中，添加每个副本中相同的所有信息。例如，在信封主文档中，可以键入寄信人地址。或者，在套用信函主文档中，可以插入公司徽标和键入希望所有收件人阅读的邮件内容。 还可以将占位符添加到主文档中。占位符表明唯一信息将出现的位置及其内容。例如，可以将收信人地址的占位符添加到信封主文档中。或者，可以将名字的占位符添加到套用信函主文档的“亲爱的”之后。 提示??? 还可以使用邮件合并来创建目录，例如所有客户、员工或产品的列表。与用邮件合并创建的标签、信封和其他文档不同（它们在单独的文档中显示每组唯一信息），目录将在单个文档中为每组唯一信息创建一个项。 唯一信息 在邮件合并中，唯一信息是在创建的每个合并副本中不同的信息。 例如，唯一信息可能是： 信封或标签上的地址。 套用信函的问候行中的姓名。 发送给员工的电子邮件中的薪水金额。 邮寄给最佳客户的明信片中有关其最喜爱产品的说明。 代金优惠券上的编号。 数据文件 “数据文件”这一术语含义比较广泛，涵盖了您常用的各种文件。例如，Microsoft Office Outlook? 联系人列表就是一个数据文件。 数据文件的其他示例包括用 Microsoft Office Word 创建的表、用 Excel 电子表格创建的工作表、Microsoft Office Access 数据库，甚至文本文件。 您要在邮件合并中使用的唯一信息（例如姓名和地址）必须存储在数据文件中。通过数据文件的结构，可以使该信息的特定部分与主文档中的占位符相匹配。 在下一课中，您将学习在邮件合并中可以使用哪些数据文件类型，以及如何设置和连接它们。 已完成的文档集 完成邮件合并后，您将拥有： 可打印的单个文档集（例如信函、标签、信封或优惠券），或以电子方式传输的单个文档集（例如在合并过程中发送的电子邮件和传真）。 开始时使用的主文档。由于未保存已完成的文档集的副本，所以应该保存主文档。Word 会记住您连接到主文档的数据文件。当您再次打开主文档时，可以快速完成新的合并。 注意??? 如果正在创建信函、信封或标签，则还可以选择生成“综合文档”，此文档在一个文件中包含所有合并的文档。第?3 课的结尾介绍了这方面的信息。 设置和连接数据文件 您已经了解了邮件合并的基本元素是什么。接下来您将学习如何设置主文档以及如何将其连接到数据文件。 数据文件和域都是邮件合并的核心元素：它们协同工作，将唯一的信息放置到每个合并副本中。一旦了解了这两个关键元素以及它们之间的关系，您就能够设置和运行基本的以及较为复杂的邮件合并项目。 有关数据文件的更多信息 数据文件（有时称为数据源或数据列表）是将信息组织到列和行中的任意文件。可以使用许多不同的程序创建数据文件。有关 Word 在邮件合并期间可以使用的数据文件类型的列表，请参阅课程末尾的课程摘要卡。 数据文件中的列代表类别。例如，在客户数据文件（类似左侧的文件）中，可以设置“姓氏”、“名字”和“街道地址”列。 数据文件中的每一行代表完整的记录