基于采购合同的八大控制要点.docVIP

基于采购合同的八大控制要点 (转）  如果仅仅认为超市经营的损耗多来自保管不善和偷窃，这只是看到了最表面的东西。实际上，采购行为也是损耗控制的重点，而重要的是：采购过程中发生的损耗又具有隐蔽性强、危害性大、不易控制的特点，因此对采购环节的监督和规范才应是超市防损工作的头项重要工作。而在在采购业务流程当中，环节众多，应该首先从哪里下手，才能抓住重点？我们认为：这个点应是在合同签署环节上。在合同签署当中，如果一些采购在业务方面不熟悉的话，将会给我们带来大量损耗，特别是无形的损耗——也就是那些我们平时不能注意，最后却使我们大吃一惊的成本。一个完整的商品采购合同，下面几点是最为关键的项目：标的、质量、价格、付款条件及付款期限、促销协议、费用收取、订单、退换货等，它们对于明确合作双方的权利和义务，维护我们超市方的正当利益有很重要的作用。而采购及防损人员在这方面所要做的工作，就是对这八项主要内容进行审核、分析，保证其符合法律规定、符合公司利益。我们将结合实际案例或采购员动作来分析上述各方面。标的分析采购规范中大都写着：合同附件当中，应清晰标明商品的商标、品名、条码、规格、成份、款式、产地等。而实际工作中的执行情况往往和规范相差甚远——很多采购员在签合同的时候对“标的”这一项通常会写：“详见报价单”。他们对此不一为然，但其实这是很不规范的做法，一个完整的商品标的就应该包括上述项目，否则在收货的时候就容易出现错货、串货现象，给其他部门的工作带来麻烦，从而最终耽误商品上架时间。一个大型门店的单品一般在10000种以上，要收货部完全清点是不现实的。现在本土超市也大多运用电脑系统进行收货，就是通过输入商品条码来确认商品属性（合同标的属性）。如果商品是采用国际条形码，那都是有标准的，没有问题；但如果没有国际码，采购部就必须重新进行编码，这时就可能出现大量问题。现实中经常遇到的一个问题是：采购部重新编的条码没有符合“商品结构表”的要求。这里要么是采购（故意）做错码了，要么是供应商根本就没送超市想要的货（如规格不对），但只看合同是看不出来问题的（没有上述的标的具体属性说明），这将给收货部乃至门店带来很大麻烦。因此，在分析商品重新编码的时候，防损部要进行参与把关，防损这里一定要有商品结构表备份，并且非常清晰地注明商品的属性，必要时保留一些样品或资料卡片。在沃尔玛的做法是：专门设有样品库，隶属于采购部下设的商品行政部，商品行政部有专门的样品管理小组，做样品的管理，来货时按样品进行收货，把损耗降到了最低。质量分析给大家介绍一个典型案例：在北京某著名国际零售商门店里，这天有顾客投诉说刚购买的特价DVD机质量有问题，家电部主管帮顾客进行检查时发现，这款机器的外包装说明竟然与内部说明书的文字有几点出入！这款机器是该公司北方区刚采购的，价位是DVD线上最低的，品牌为杂牌，基本肯定是经销商的OEM机，提供给该超市支持采购业绩的。这里的采购员在操作上有问题。在采购合同方面有几项需要特别注意：1） 有关的商品准入资料，如经营许可证、卫生许可证、商品检验检疫证明、专卖许可证、进京证等要具备；2） 商品的质量标准、等级等应予以明确；3） 商品的保质期及收货期限要有明确规定；4） 商品的重量、包装含量及系数，所带附件、赠品、家电产品的零配件要明确。这几项规定或在合同条款中予以明确约定，或以合同附件的形式进行补充说明，但不管以何种形式都不可或缺。在上述两方面，采购员最容易发生的问题是：利用合同条款的模糊性与供货商联合进行欺诈行为，例如以次充好、以假乱真，甚至出现“三无”商品、伪劣商品，给超市造成损失。所以收货及防损人员在进行商品验收检查时，应以合同条款为标准进行检验，防止出现上述欺诈行为。价格分析价格及费用方面是采购员最容易作弊的环节，也是防损控制的重点。采购员在价格方面进行作弊的主要手段是：利用商品的供应价格与预定售卖价格之间的差额，抬高商品进价，收取供应商的回扣，这样做最直接的后果是商品利润空间缩小，竞争力降低。采购员在合同订立时，往往在合同条款中有这样的约定“商品价格不得超过向当地市场供应的最低价格，如有违反按价格协议进行赔偿”，这一规定实际上只是一种文字游戏，更多的东西必须通过超市管理者的严格的价格分析及市场调查去发现，而不能被其所蒙蔽。进行价格控制，首先要从整体上进行，要从整体的商品结构表去控制，根据超市总的利润水平及商品结构，规定每一品类的价格带。而且每一部门的商品只能在一定的范围内变化，超出范围就是违规，须立即进行调查处理。这里介绍几种具体的调查分析办法：一是横比。这是一种非常有效但需要工作量很大的工作，采购部门确定了商品的结构以后，应对每一小部门商品的最低采购价及浮动范围进行确定，防损部门再根据这一资料建立商品价