八秘书工作的方法指向与规律.ppt

* （四）海外几种时间管理方法 时间表 统计时间法 目标时间法 * 1.时间表法 秘书制定时间表时应注意： （1）应记录的事项有会议、面谈、访问、集会、出差、演讲、深入基层等，以及有关庆典，其他重要的需要领导参与的事项； （2）时间表要一目了然，一般可用符号表示常见活动； （3）预定时间表需要在领导认可后，再印送有关部门知晓，无关人员不送； （4）保密事项及领导的私事，不可明确记载，可用其他方式表明。 * 统计时间法是通过对领导人实际消耗时间的记录统计，诊断领导人时间利用率与有效性，找出浪费时间的因素，提出减少时间浪费的措施，从而达到制定合理的时间计划，科学地管理时间。 * 2.统计时间法 统计时间法的一般要求： （1）真实记录； （2）要选择有代表性的记录区； （3）及时反馈； （4）持之以恒； * 目标时间法是用预定的目标来限制时间的使用，已达到节约时间提高效率的目的，是一种用反馈来加强时间控制方法。 * 3.目标时间法 目标时间法的特点是： （1）目标的集中性； （2）目标的时间性； （3）目标计划的循环性； （4）时间的预控性。 * 秘书工作作为一种客观存在的社会现象，有着特定的客观环境、工作目标、工作内容、工作对象等相关因素，有着工作运行中的本质的、巩固的、稳定的联系与关系，有着自身发展的必然趋势。 正确地认识秘书工作的规律性，准确把握其一般规律和各项工作的特殊规律，是提高秘书工作质量与效率的必然要求。 * 第二节 秘书工作的规律 一般规律： 秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要。 近身性 综合性 辅助性 * 一、秘书工作的一般规律 秘书工作的一般规律揭示了: 一切秘书工作和所有的秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系——秘书与领导主辅配合关系； 秘书工作的基本特征——围绕领导工作的需要服务； 指明了秘书工作的基本内容——综合辅助； 指出了秘书发挥职能作用的位置——领导身边，最近的距离； 指出了秘书工作必须与领导的需要相适应，秘书应当不断地追逐领导工作的需求。 * 秘书工作规律对秘书的启示： 领导工作是秘书工作赖以存在的基础； 全方位全过程辅助服务是秘书工作的特点； 同领导“默契”充分发挥作用的关键； 及时接受领导的指导是秘书工作的有利条件； 主辅配合综合辅助难度将会越来越大。 * 一般规律的运用： 1、从目标把握，坚持主辅配合的正确方向。 2、从主辅加深理解，提高综合辅助的有效性。 3、从主辅配合协调，提高综合辅助的效率。 4、从主辅增强素质，提高综合辅助的效能。 * * * 案例 江华服装公司董事长兼总经理代利佳近来吃睡不香，公司出口的一批服装因质量问题，被外方退货，服装界有名的混混杨某说有法子，建议换个商标，转手卖到某发展中国家。若采纳，则是非法勾当，若不采纳，就要损失几百万美元。代总的秘书梅正了解代总此时最需要帮助，便找来有关法规文件、加入WTO后对我国服装出口的影响方面的文章，以及相关国际服装市场行情等资料，放在代总的办公桌上，有的资料上还划上记号。供代总阅知。代总认真阅读了梅秘书为她准备的文件资料。 三天后，代总对梅秘书说：“退货问题，按合同办”，代总恢复了往日的风采。 所谓特殊规律，是指某种或某类事务所特有的规律，它可在特定的领域里起作用，是秘书在不同领域工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系。 * 二、秘书工作的特别规律 秘书工作的特殊规律： （一）秘书工作体制与社会生产力发展相适应 （二）秘书职业化与社会分工相适应 （三）秘书机构职能与领导权力分配体制相适应 * （1）经常性工作的规范化、程序化、科学化规律。 （2）秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律。 （3）领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。 * 三、秘书经常性工作规律 * 四、对立统一规律的运用 1、事务VS政务。 2、被动VS主动。 3、综合性VS专业性。 4、维持VS适应。 5、听命VS劝谏。 6、宣传VS保密。 7、谋划VS执行。 8、全面VS重点。 9、规范VS随机。 10、间接VS直接。 * 案例： 秘书小刘在工作中经常出现疏漏，而办公室主任总是忙而 不乱，井然有序，从未受到领导的批评或指责。 小刘向主任请教其中的奥妙，办公室主任笑着说：“其实秘书工作看起来忙乱纷繁，实际内部也有辩证关系，只要你细心观察，掌握其中对立统一关系，就能把握其要领。”接着办公室主任又和小刘一起分析了秘书工作中的对立统一关系及应对办法。小刘将列出的实际工作中的对立统一关系对照自己工作的失漏，发现很多问题都是因为关系处理不当造成的。 他对照对立统一的关系，体会到： 秘书工作应以提高工作效率为出发点，按照对立统一规律处理 好各项业务工作，分清轻重缓急，恰当安排，不到