02 行政部工作标准.doc

□行政部工作标准 ○ 建立文件归档体系 (ISO 标准) 1. 标准 A. 要正确记录所有文件的制作、审核、签批、发放内容. B. 所有文件应进行编号管理. C. 所有文件应能通过编号来识别相互间的联系。 2. 文件种类 A. Manual: 高层开展工作准则 1) 全体/支援部门Manual:适用于全体职员的工作准则。 a)由行政部、人力资源部、财务部、 CS?推进部 等制作，并发放。 2) 各部门Manual: 适用于相关部门的工作准则 a) 由各部门制作、发放。 3) 环境与安全Manual: 适用于环境以及安全部门的工作准则 a) 由安全部制作，发放。 B. 流程(Procedure): Manual里的各部门业务开展流程以及准则 1) 全体/支援部流程: 例) 对职员服务规定Manual的考勤管理流程 2) 各部门流程: 例) 对招聘Manual的面试流程 3)环境/安全 流程: 例) 对卫生管理Manual的个人卫生管理流程。 C. 标准(Standard): 对流程里的各项工作流程以及相关标准的详细说明 1) 全体/支援部标准: 例) 对考勤管理流程的出差处理标准。 2) 各部门标准: 例) 对面试流程的面试评价标准。 3) 环境/安全基准书: 例) 对个人卫生管理流程的健康体检基准D. 其他文件 1) 上报文件: 各部门制作的用来上报的文件 (工作中发生的普通文件) a) 实际资料、 分析资料、调研资料、战略等。 2) 申请书: 各部门为开展某项工作而制作的报批文件 a) 制度立案或者变更、支出费用,采购, 建设等。 3) 样式:为执行、记录工作而制作的各种模板(由行政部统一管理) 4) 图纸: 相关部门的负责人收到或者绘制的技术图纸。 5) 外部文件:政府职能部门, 行业协会,团体等所发的文件 6) 参考资料: 由外部流入的技术资料、资料册、使用手册、音像制品等。 3. 文件分类及编号方法 A. 手册(Manual) 1) 全体职员/支援部门手册: ZX-M-全体职员-01 → 置信-手册-全体职员/支援部门-手册编号 2)各部门手册: ZX-M-人力资源-01 →置信-手册-部门名称-手册编号 3)环境/安全手册: ZX-M-环境-01 → 置信-手册-环境/安全部-手册编号 B. 流程(Procedure) 1) 全体职员/支援部流程: ZX-P-全体职员-服务-01 → 置信-流程水-全体职员/支援部-相关手册简称-流程编号 2) 各部门流程: ZX-P-人力资源-招聘-01 → 置信-流程-部门名称-相关手册简称-流程编号 3) 环境/安全 流程: ZX-P-环境-卫生-01 → 置信-流程-环境/安全部-相关手册简称-流程编号 C. 标准 (Standard) 1) 全体职员/支援部 标准: ZX-S-全体职员-考勤-01 → 置信-标准-全体职员/支援部门-相关手册简称-标准编号 2) 各部门标准: ZX-S-人力资源-面试-01 → 置信-标准-部门名称-相关手册简称-标准编号 3) 环境/安全 标准: ZX-S-环境-个人-01 → 置信-标准-环境/安全部-相关手册简称-标准编号?? D. 其他文件 1) 报告: ZX-报告-人力资源-11-01 → 置信-报告-部门名称—报告编号 2) 申请书: ZX-申请-人力资源-11-01 → 置信-申请书-部门名称-日期-申请书编号 3) 样式: ZX-样-行政-11-01 → 置信-申请书-部门名称-日期-样式编号 4) 图纸: ZX-图-设施-11-01 → 置信-图纸-部门名称-日期-图纸编号 5) 外部文件: ZX-外-行政-11-01 → 置信-外部文件-收文部门名称-收文日期-外部文件编号 6) 参考资料: ZX-参-策划-11-01 → 置信-参考资料-部门名称-保有日期-参考资料编号 4. 文件管理 A. 持有原件的部门负责人可指定文件管理人来管理文件。 B.管理文件人员应定期确认文件的制订、修订以及报废、分发事宜，