某公司会议管理制度办法.doc

公司会议管理办法 第一章 总则 第一条 为加强会议管理、避免会议冲突、提高会议效率、保证会议质量、规范会议流程，建立标准化的会议管理体系，特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团及所辖各分公司组织的会议。 分则 会议管理 第三条 会议分类、分级与组织 根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类。由集团总部组织的，需所辖各分公司人员参加的会议，称为集团会议；集团总部组织召开的称为总部会议；所辖各分公司组织召开的均称为公司会议。详见附件2《鑫业集团会议分类一览表》。 第四条 会议申请 一、集团总部各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写《会议登记表》（一会一表）报集团人事行政部登记；所属公司各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写《会议登记表》（一会一表）报所在公司人事行政部登记。 二、所辖各分公司应于每周四前对下周需集团总部人员参加的会议（包括拟邀请集团领导参加的会议）进行汇总，并填写《会议登记表》（一会一表）报集团总部人事行政部登记备案。 第五条 会议计划、报批 一、集团总部、所辖各分公司人事行政部门对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。集团总部会议计划制定原则为各系统（部门）、所辖各分公司同一主要领导每周参会不超过两次。 二、集团会议计划需集团人事行政部统筹协调，各系统会议不得相互冲突，报集团常务副总裁审批，由集团人事行政部于周一前下发。所辖各分公司会议计划需报公司总经理审批，由公司人事行政部门于周一前下发。 三、各系统每季度召开的系统沟通协调会，应实行审批制。走网上流程先报经集团人事行政部审核，集团常务副总裁审签后方可执行。每年会议不得超过四次，且到异地举办不得超过两次。 第六条 会议计划执行 一、会议严格按计划进行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开。 二、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知人事行政部门取消会议。 第七条 会议通知 一、会议通知责任 集团会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到需参加会议的各系统（部门）、所辖各分公司人事行政部（综合部），集团各系统（部门）和所属公司人事行政部（综合部）负责通知到各自参会人员。 总部会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到集团各系统（部门），集团各系统（部门）负责通知到参会人员。 公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门直接通知参会人。 公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门负责控制，尽量精简会议，能合并召开的会议尽量合并召开，可开可不开的会议尽量不开，讲究会议效率，缩短会议时间。 二、会议通知方式 书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统（部门）和所辖各分公司。 网上通知：直接在办公信息平台通知公告栏目中发布的集团正式会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。 电话通知：以电话形式直接通知。 所辖各分公司人事行政部在会议召开的前2天，以工作联系函方式通知到主席台就坐的领导，并电话予以核查确认。 会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时清点人数，及时催请未到者，会前半小时加催与会领导。 以上几种方式，都具有相同的效力。 三、会议通知时间 会议通知应至少提前一天进行发布。 第八条 重要会议实行标准化管理，详见附件三“重要会议管理标准化一览表”。 第九条 会议资料和会务准备 一、会议资料准备 会议资料由会议发起方提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。 二、会议资源和会议服务协调 会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。 会议服务指会议所需的茶水供应、设备操控、节目表演等。 会议承办部门对《会议登记表》所需的会议资源和服务进行确认，如需集团内部会议资源和服务，则向集团或各公司人事行政部门申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门自行联系解决。 第十条 会议进程管理 一、会议签到 正式会议必须进行会议签到，集团会议签到由各公司人事行政部派专人提前到会场负责本公司签到工作，由会议承办部门收集整理《会议签到表》。 二、会议主持 各种会议原则上应按本制度相关规定或会议承办部门预先定好的议程进行，会议主持人应控制好会议主题和议程。 三、会议纪律 各类大型重要会议、活动，会场秩序及座位安排由各公司董事长、总经理及人事行政负责人牵头安排。 参会人员不得无故缺席、迟到、早退，违者按照本会议管理办法进行处罚。 会议请假，由会议发起单位负责人或指定专人负责受理和审批，并在会议通知中明确。 会议进行中，参会人员不得在会场内使用通讯工具，其通讯工具必须保持静音、震动或关闭状态。 会议进行中，参会人员不得进行任何与会议无关的活动。 第