[高等教育]第一章涉外秘书概述.ppt

第一章 涉外秘书概述 关于秘书角色的社会认知 对秘书的角色定位 秘书网通过网络对学生、个体户、公司职员、机关干部、自由职业者、居民等1600人进行了问卷调查，将回收的问卷进行整理后，发现被调查者对秘书的角色定位大体有如下四种认识： 第一，“家奴论”。高达30%的人认为秘书扮演的是事事听命于人、伺候人的角色。这部分人认为，秘书大都圆滑世故，善于察言观色、阿谀奉承。 第二，“花瓶论”。持此观点占被调查者总数的20%，他们把秘书当成了专门陪同上司应酬的公关人员，甚至将其戏称为“酒保”（男秘书）或“花瓶”、“小蜜”（女秘书）。 第三，“二首长论”。22%的被调查者认为：秘书室领导的代言人，备受宠信。 第四，“助手论”。28%的被调查者认为：秘书应是领导人的事务与信息助手。 第一节 秘书界定 一、秘书的界定 （一）欧美国家对秘书的界定： “秘书”一词源于拉丁文“secretarias”，意思为“可靠的职员”。在西方国家，秘书一般指政府、各组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。英文演变为“Secretary” 国际职业秘书协会（Professional Secretaries International,简称PSI）对秘书的定义: 秘书应是主管人员的一位特殊助手,她(他)掌握办公室工作技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感,并以实际行动显示出主动性和正确判断的能力,并且在所给予的权力范围内作出决定。 秘书（Secretary）可以指：1政党之内的要职，最高者称为总书记。2写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3香港决策局的最高级公务员职位。美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书，如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army，平时称为部长先生Mr.Secretary。 （二）我国对秘书的界定 1、我国古代对秘书的界定 秦始皇统一中国后，建立了比较完整的秘书工作体制，形成了从中央到地方的多层次的秘书队伍，主要有： 尚书：主管文书起草、呈阅、拟办，是皇帝身边的文字秘书。 博士：掌管史书典籍，提供咨询，是皇帝的顾问和专业秘书。 长史：丞相府及汉代诸侯王的秘书长。 主簿：郡守、县令的文字秘书。 记室令史：郡县地方官的文书人员。 最早的秘书一词，出现在东汉时期，指宫中秘藏之书。 “诏（刘）向领校五经秘书”（《汉书·刘向传》），“班游博学有俊材……与刘向校秘书。”（《汉书·叙传》） 东汉后期秘书一词也指谶讳之书。 郑玄“遂博稽六艺……时睹秘书纬术之奥。”（《后汉书·郑玄传》） 东汉后期，秘书一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的人的官职。 “后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人。”（《文献通考》） 三国时魏国设秘书令，负责处理机要与文书工作。 此后历代均设“秘书”官职，主要负责文件与典籍工作。 总的来说，我国古代认为秘书是掌管文书、辅助国君或地方长官处理政事的、在行政长官身边工作的人员。 2、我国现代对秘书的界定： 秘书，是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。秘书工作的根本性质是辅助管理。 秘书人员的杂称： 打字员 文书 文员 前台接待员 内勤 主管 助理 办公室主任 二、秘书的分类 （一）从服务对象和经济支取分类： 公务秘书： 私人秘书： （二）从业务范围宽窄分： 通用秘书： 专业秘书： （三）按智能特长分类： 参谋型秘书： 办事型秘书： 公关型秘书： 技术型秘书： 秀才型秘书： 综合型秘书： （四）从组织内部分工来分： 行政秘书： 一般具有较强的协调能力和组织能力； 能协助领导处理各种行政事务。 文字秘书： 撰写文稿； 能协助领导处理公文事务。 机要秘书： 从事机密文电处理、保管、传递工作； 负责领导办公室的保密工作； 承办领导交办的各项机密工作。 通讯秘书： 负责整个单位和领导的通讯工作。 事务秘书： 负责单位的日常事务性工作，如接待、值班、印信管理、车辆调度等。 生活秘书：为高级别的领导提供生活帮助和服务的秘书。 会务秘书：专门组织会议的秘书。 （五）从秘书所从事的行业来分： 企业秘书：是指在工商企业里辅助领导经营、管理的秘书，具有一定的经济管理知识和法律知识。 法律秘书：是指在各类司法机关协助领导处理法律事务的秘书。 教学秘书：是各类院校中辅助领导做好教学