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牡丹江市大湾拦河闸工程 施工单位资料立卷归档管理要求 黑龙江省北方水利水电工程监理有限公司 牡丹江市大湾拦河闸工程项目监理部 牡丹江市大湾拦河闸工程施工单位 资料立卷归档管理要求 根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002及水利部水办[2005]480号文件的规定，结合工程实际，制定施工单位工程资料立卷归档管理办法。 一、水利工程资料的立卷基本原则 水利工程档案的立卷基本原则是遵循水利工程材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 施工单位的职责 负责各自形成的文件资料的收集、整理、归档和保管工作。各施工单位的技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责。 施工单位的归档要求 1、各施工单位在完成收集、整理、审核工作后，应及时立卷，及时向项目法人等单位移交归档文件，办理移交手续。 2、施工单位未按要求提交工程档案的，不得通过验收；工程档案达不到规定要求的，项目法人不支付5%的保留金；凡档案内容与质量达不到要求的，不得通过工程档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程项目的竣工验收。 4、施工单位文件材料的收集、整理工作应与项目建设同步进行，使归档的材料达到完整、准确、系统，应采取必要的安全防护措施，确保保存的文件材料的安全。 5、各施工单位应加强与建管处、监理部的联系，相互沟通，互相配合，共同做好档案的归档、验收工作。 四、归档文件的质量要求 牡丹江市大湾拦河闸工程项目归档的文件质量、竣工图、声像资料、保管期限、密级等应符合国家法规要求。 五、工程文件资料编写要求 1、各种文件资料必须打印，但签名必须由当事人亲手签写，原件的签字和加盖的公章不得用复印件。 2、形成的各种文件资料打印的机构名称必须与加盖公章的名称一致。 3、凡是在施工过程中形成的“申请”、“报告”、“请示”等文件均加盖具有法人资格的参建单位在现场派出机构的公章，与审核、批复意见应有时间间隔，不可填写同一时间。 4、各种文件页面的边宽上、下、右侧均不得小于2cm;左侧不小于3cm(即装订的一侧)， 见下页图A。 5、有封面的文件，封面文字见下页图B。无封面的文件，标题采用三号黑体字，落款随正文。正文内容宜采用小3号或4号宋体字，行间距为1倍行距。 6、文件资料时间的书写，必须采用公历年月。使用阿拉伯数字填写，年、月不得用“.”或其他符号代替，例如“2011.1.20”，必须书写“2011年1月20日”。年份：填写4位数字；月份：填写实际月份(1～12)；日：填写实际日期(1～31)。封面或扉页落款时间可使用大写汉字。 图A 图中尺寸单位：mm 图B 图中尺寸单位：mm 7、施工过程中施工单位的管理性文件的签署，必须由本项目经理亲自签署;技术性文件的签署，必须由本项目技术负责人亲自签署。签署意见字迹应工整、清晰。 8、所有签名必须由本人亲自书写，签名必须与本人身份证姓名相同，不得使用别名或曾用名，更不得代签。 9、所有书写的文字和签名必须使用黑色碳素笔(包括所有文件的签字)，不得使用蓝色钢笔、圆珠笔、铅笔等。 10、会议记录编写内容主要包括：时间、地点、参加人员、主持人、记录人、议题、发言内容、通过的决议事项等，记录人要签名，重要的会议要有与会人员签到单；各方组织的重要会议形成会议纪要，会议纪要必须有各方人员签名，按时间顺序编排文号。 11、分部工程、单位工程验收申请报告，要采用《水利水电建设工程验收规程》（SL223-2008）中的“附录D法人验收申请报告”内容要求编写。 12、监理日志、施工日志记录方式按日记格式，记录过程要保持连续和完整；记录内容要真实、准确、全面，记录人要签名。 13、大事记的编写采用纪事的方式按时间先后排序，一个事件为一个段落。记录内容为时间（年月日）和发生事项。纪事要具体，重点要明确，语言要简明扼要。 六、 工程资料表格填写要求 1、表格(包括“工程质量评定表”)必须要采用微机进行填写，除签名、监理复核质量等级、需要签审意见外全部打印。工程质量评定表一律打印，检查项目、检测项目填写用五号宋体字加重，未进行项用全角斜线“／”表示，等级核定栏由监理工程师手签，施工单位、监理单位由当事人亲手签写。 2、所有表格填写的文字必须采用小4号国标楷体（楷体-GB2312）加粗字；所填写的数字必须采用小4号新罗马数字体（Times New Roman）加粗字。在表格填写栏太小时，可视情况缩小，但不得小于6号字。 3、签发表、报验单、通知、回复单等各类文件，一张表中有两个及两个以上参建单位的，意见签收栏除发文和签收单位名称可以打印（全称）外，其他内容皆由签收人员亲自填写。 4、表格内打印文字不允许有错误修改，如发现填写错误，必须重新打印，不得手工修改。手写文字