银光公司档号编制程序.docVIP

银光公司档号编制程序 一、目的 为明确公司档号的编制原则，规范不同类别档案的档号结构、编写方法，促进档案科学管理开发利用1、档号(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。全宗号(室)给定每个全宗的代码。案卷目录号4、项目号5、案卷号6、件号7、代码 六、编制原则 1、档号编制原则唯一性原则(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。合理性原则 （3）稳定性原则 （4）扩充性原则 （5）简单性原则 七、档号的设置 1、一级类目的设置 公司档案15个一级类目，有些档案难以归入上述1个大类时，可根据实际需要增设一级类目。行政管理生产技术管理CAD电子档案字符类号-一级类目代号-项目代号-类别号(二级类目代号*三级类目代号)-案卷号-件号 如：CAD-7-TDI-4５-6-5 表示CAD电子文件基建档案、TDI项目、工程施工、竣工阶段供排水竣工图第6盒碟包内第5件。 CAD电子档案案卷级档号构成：电子公文类字符代号-年度-碟包号－碟片号 如：DGW-2009-TDI-2 表示2009年度TDI项目的第2张碟包。 CAD电子公文案卷级档号标识在碟包侧脊上，电子公文文件级档号标识在机读《归档电子公文移交登记表》中档号一栏。 注意CAD电子档案与纸质档案的档案一一对应，在CAD电子档案案卷级与文件级也要相互对应。 8、档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”(短横)相隔。? ?9、件号和页号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。? 八、档号的编制方法全宗号的编制方法全宗号的格式是：? ×?××× 全宗属类代码?全宗顺序号 （1）全宗属类代码的编制方法在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。全宗顺序号的编制方法全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。案卷目录号的编制方法 （1）案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。类别号的编制方法类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。项目号的编制方法 5、案卷号的编制方法案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。件号的编制方法不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。件号用阿拉伯数字标识。卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。页(张)号的编制方法。页(张)号用阿拉伯数字标识。卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。 第 9 页 共 9 页