CX01文件控制程序(定稿).docVIP

国网智能电网研究院 文件控制程序 编 号： CX01 修订状态： 1.0 页 数： 共 6 页 1. 目的 对文件的编写、审批、发放、更改、作废进行规定，确保文件的适用性，防止使用无效文件。 2. 适用范围 适用于院级质量/安全/环境管理体系所要求的文件的控制。记录是一种特殊文件，按记录控制程序执行。各研究所（分公司）编制的管理体系文件的控制，可参照本程序执行。 3. 职责 3.1 发展计划部 负责组织院级管理体系文件(包括管理手册、程序文件以及相应的作业文件)编制、修改，对本程序执行情况进行监督检查。 3.2 综合管理部： 负责院级文件的发布、发放、回收和销毁；院行政公文的编制、发放；政府、上级和兄弟单位来文的拆封、登记、分办、传递和催办。 3.3院其他职能部门负责本部门职责范围内文件的编制、发放、修改、回收和销毁。 3.4 院属各单位负责本单位管理及技术文件的编制、发放、修改、回收和销毁。 4. 工作程序.（流程图见附录） 4.1文件控制的范围 QHSE 管理体系所需控制的文件包括：内部管理体系文件和外部与质量、职业健康安全、环境管理有关的文件。 4.1.1 内部管理体系文件 综合管理手册（简称《综合管理手册》：是概括描述质量/安全/环境管理体系的纲领性文件。 程序文件：是规定进行某项活动或过程流程的文件 作业文件（又称作业指导书），是详细描述有关任务如何实施的文件，包括管理的规章制度、工艺文件，检验规程、项目质量计划、安全技术措施、管理方案等。 记录表格：用于记载管理体系所要求数据的文件，当表格填写了数据就成了记录。 4.1.2外来有关文件 与本院产品质量、健康安全和环境管理有关的法律法规、行业标准以及国家电网有关规章制度和其他要求等。 顾客和供方提供的对产品要求的招标书、产品说明书、图样和产品规范等文件。 4.2文件的编写、审批和发放 4.2.1文件的编写 院综合管理体系文件由发展计划部组织编写，各有关部门参加。文件格式和编号方法，按《管理体系文件编写规定》执行。 各所、公司的管理分手册、程序文件和作业文件由各单位的质量安全管理部门组织编写。 4.2.2文件的审批 综合管理手册由管理者代表审核，院长批准；程序文件由发展计划部审核，管理者代表批准； 二级单位（公司、所）的管理分手册、程序文件由各单位主要负责人审批。 院和各单位的其他管理文件（包括管理规定、管理办法、技术操作规程、等作业文件，按照规定的职责权限，分别由院/单位主管部门审核，院/单位主管领导批准。 二级单位管理体系文件需在发展计划部备案。 4.2.3文件的发布和发放 院管理体系文件（包括综合管理手册、程序文件、作业文件）经授权人批准后，以院红头文件形式发布，发文编号按院《院总部公文处理暂行办法》规定执行。 综合管理部文件管理人员按照规定的文件发放范围发放，每份受控的纸质文件均应注明发放编号（受控号），同时办理签收手续。 对电子文件，发放部门可以利用院/公司、所内部局域网或专用软件进行发放。此时，发展计划部需在网上公布《管理体系有效文件清单》及其包含的电子版有效文件，再通过电话或软件功能跟踪接收人的收文信息。 4.3文件的保管和使用 4.3.1文件持有者收到纸质文件后，应及时进行登记，并妥善保管，防止文件丢失或损坏，不得对文件随意涂改，保持文件清晰，易于识别和查找。 4.3.2当文件破损严重需更换时，应办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，破损文件销毁。 4.3.3当文件丢失后，应办理补发手续，但必须在领用申请中做出说明。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 4.3.4受控文件不得随意复制。如工作需要复制时，应向文件发放部门申请，并办理发放登记手续。 4.3.5文件编制部门保存电子文件应进行备份，并注意其安全性，防病毒侵害，具体执行《计算机信息安全与保密管理规定》。 4.3.5保密文件应注明文件保密级别，并按《保密工作管理办法》做好有关的保密工作。 4.3.6借阅文件需经文件保管部门负责人批准，并办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》。借阅者应在约定期限内归还，逾期不还由文件管理员追回。文件原稿一律不准外借。 4.4文件的评审和更改 4.4.1文件的主编部门对已发布的文件的适宜性负责，每年管理体系内审之前应进行一次文件评审，必要时可随时进行，发现需修改和不适用的应及时进行修改和更新。 4.4.2文件修改时，由文件主编部门填写《文件更改申请表》，经发展计划部同意后，再按4.2.2款规定的审批权限重新审批，如果原审批人不在，改由其他人员审批时，提出文件更改的部门应向审批人提供有关文件变化的背景资料。 4.4.3文件更改经批准后