业务费用支出管理制度.doc

1目的 为了加强公司内部管理，规范费用支出行为, 明确审批职责，提高工作效率，合理控制相关支出，根据部门实际情况，特制定本办法。 2适用范围 本办法适用于XXXXXXXX全体员工。 3职责 部门经理：对单笔2000元、月度总借款额10000元人民币范围内的金额进行借款支出审批，规范部门报销填写的相应表单，审核报销单据是否真实、合法、完整，对费用支出的真实性、合规性及合理性负责； 财务经理：对费用支出金额及标准是否合规，相关的依据是否充分，审批手续是否齐全，票据是否真实、合理、合法、完整进行核准，严格执行预算管理。 总经理：对费用报销的合理性进行最终审批。 4定义 费用支出，是指部门在销售过程中发生的营销费用，包括所有差旅费用、业务招待费用及其他费用的支出，按类型分为日常借款、费用报销。 5内容 5.1费用支出原则 5.1.1所有费用报销均在预算范围内，超预算的不予支出。当月预算未使用完的下月作废，如需支出，需重新预算； 5.1.2为确保资金安全，2000元以上（含）的现金支出需提前一个工作日通报财务管理部备款； 5.1.3 费用支出在1000元以下的可现金支出，2000元以上则需转入借款人银行账户。 5.1.4借款人在费用使用完毕后5个工作日需报销结清借款，保证做到前款不清后款不借；每年年终12月31日前，除12月下旬借支外，其余所有个人借支的借款都必须结清归还。借款金额要适度。部门经理可以申请3000元的备用金，每季度归还清零，重新申请备用金。 5.1.5委托付款原则：凡属非收款人本人领取款项的，需出具收款人亲笔签署的《授权委托书》，授予被授权人代理领取款项后方可支出，如收款人长期委托同一人领款的，只需第一次委托时提供委托书，并注明为其长期代理人。 5.1.6审核签字原则：所有用款或报销单据审核采取签字方式，“签字”除签注签审人姓名及其它说明外，应明确“同意”或“不同意”字样。 5.1.7凡在费用报销中弄虚作假的，除拒报相应报销单的金额外，还视情节轻重处以违规金额1至5倍的罚款。 5.1.8当月费用应当月报销，凡不按规定时间及时报销或审核未通过被退回等因自身主观原因延迟报销的，超过费用发生日期45天的按报销款的95%报销，超过费用发生日期60天的按报销款的90%报销，超过费用发生日期90天的费用一律不予报销。 5.2费用支出标准 5.2.1、餐饮费用按照客户等级分类，普通级别客户按50元/人的标准，部门主管按80元/人的标准，副总/总经理级别按120元/人的标准。 5.2.2、餐饮费用按照标准定额乘以参加人数，参加人数为招待客户和我司部门陪同人员总数。 5.2.3、特殊情况须超过标准时，可向部门负责人申请，由总经理批准（附情况说明）。 5.2.4、此费用标准仅为餐饮，不包括餐后娱乐等其它费用。 5.2.5、凡未经总经理批准，烟酒费、礼品费、娱乐费一律不准报销。 5.2.6、出差拜访客户时按此餐标执行。 5.2.7、结合目前部门现状，深圳地区以外城市出差，住宿与餐饮标准统一按照150元/天执行。 5.2.8、特殊情况须超过标准时，可向部门负责人申请，总经理批准后执行。 5.2.9 外出拜访客户需要使用公司车辆的，须提前一个工作日写好用车申请单，经工厂批准后，方可使用。费用按工厂既定标准执行。 5.2.10 外出拜访客户使用自备车辆的，须提前一个工作日写好用车申请单，由部门经理批准后，按实际所驾驶里程一元/公里的标准进行燃油补助报销。过路过桥费按实际所产生费用报销。 5.3费用支出单据及填写要求 5.3.1费用支出单填写： 5.3.1.1费用报销须填写《费用报销单》，后附发票、和其他相关请示等附件。 5.3.1.3借款须填写《借款单》，注明借款用途、归还或报销时间、出差借款还需附出差申请单。 5.3.1.4填写时要求字迹工整、数字清晰、计算准确、内容完整（填写日期、填写部门、填写人姓名、报销内容、大小写金额、票据张数等）。 5.3.2票据粘帖： 附件及原始单据的粘帖必须符合财务审核及装订的需求，粘帖时使用胶水，不得使用订书针、大头针或别针等，粘帖要做到整洁、整齐、规范，可参见附件《票据粘贴操作指引》。 5.3.3票据规范： 费用报销必须提供真实合法有效的发票，加盖财务专用章或发票专用章，发票内容与报销性质相符，且抬头与支付的对公账户名称一致。白条、非行政事业类收据、假发票等不得报销。特殊情况需经办人写明原因，经总经理审批。 5.3.4附件要求： 附件要求能够证实事务真实发生，有请示、收据、发票、POS小票的，需一并提供原件。 5.4审批流程及说明见附件一 5.5 费用分类及支出说明见附件二 6 相关表单及附件 附件一 《审批流程及说明》 附件二 《费用分类及支出说明》 附件三 《票据粘贴及填写规范》 附件四