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普通秘书学期末复习指导（普专、成人、远程） 责任教师：李柏梁 本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。我们应对教材中的基本概念、基本理论系统地把握，并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的一些问题。考试题型为名词解释、多项选择、简答题、论述题和案例分析题。 第十章 会议组织 本章内容包括会议组织概述，会议组织的程序，会议工作的要求。 基本概念 会议 会议预案 会间调度 1．会议，指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2．会议预案，是会议的筹备方案。 3．会间调度，是指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 基本问题 1．会议成立的基本条件和会议构成的要素 2．会议的类型 3．从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。 会议组织的作用是： (1)会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。 (2)会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。 4．良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： (1)决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。 (2)执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令．可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。 (3)沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 (4)协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 (5)监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议．如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。 5．大中剩会议的工作机构通常有： 一般说来，大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有： （1）秘书组（处）；（2）资料组；（3）组织组；（4）宣传组；（5）后勤组；（6）保卫组。 6．大中型会议，需要提前准备的会议文件有： (1)开幕词；(2)闭幕词；(3)工作报告；(4)交流材料；(5)领导讲话；(6)会议须知或会议手册。 7．发送会议通知的一般要求是： 会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。 会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成； 正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证，接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。 8．会中工作的主要内容有 (1)签到； (2)接待； (3)会议记录； (4)编写会议简报； (5)会间调度； (6)组织选举工作； (7)安排会间生活。 9．会后工作包括的内容： 在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有： (1)清理会议文件； (2)离会与送别； (3)撰写会议纪要； (4)会议工作总结 第十一章 商务谈判 基本概念 谈判 广义的谈判 狭义的谈判 商务 商务谈判 文献调查法 直接调查法 购买法 谈判方案 谈判主题 谈判目的 谈判议程 基本问题 1．商务谈判的基本要素：商务谈判的主体，即参与谈判的当事人；商务谈判的客体：谈判的内容和议题；商务谈判的目的：达到预期的效果；商务谈判的结果：提高工作效?á??勰???橢橢????
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