公务文书写作基础--精华PPT.ppt

亲爱的先生/女士： 我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装电脑。不管我公司在贵公司业务方面经验有限，曾为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是一个非常热请的人，对于与您洽谈的时间，除非另行通知，我在周一、周二和周五不能拜访您。这是因为…… 应注明联系人 语义含糊 有错别字 提供了无关信息 超过一页 一封失败的信 一封成功的信 尊敬的周女士: 继我们上周的电话交谈之后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传手册. 您曾表示过贵公司对安装新型软件感兴趣,我相信我们的服务定会令您满意. 期待您的回音,并希望在不久的将来能同您会面。 此致 敬礼 签名 清楚的收信人 表明积极 的态度 暗示下一步的行动 信只写一页 报告 定义－－下级单位或个人向上级汇报工作、反映情况、提出建议时应用的公务文体。 分类：专题报告、综合报告；情况报告、工作报告。 写作缘由： 1、正常的定期工作汇报，便于上级了解情况，指导工作。 2、汇报完成上级布置的工作情况或结果。 3、某些工作建议或对执行事项发现问题的反馈。 4、遇到特殊情况或重大问题，需让上级知晓。 报告 写作方法 一、开头。交代起因，即写作根据，为什么写。要概括，提一下重点即可转入主体。、 二、主体。具体写，安排好层次，分题、分条具体表述。 三、结尾。通用格式，“特此报告”、“以上报告，请阅示”、“以上报告，如无不妥，请批转各部门执行”。 注意：上级无需对报告进行答复，故不能夹带请示事项。 第三部分： 公 文 基 础 知 识 什么是公文？ 分公司公文，是分公司在行政、业务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻执行党和国家以及上级公司的方针、政策、任务、决定，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 一、常用公文的种类 （一）正式文件的公文种类 决定：适用于对重大事项或者重大行动作出安排。 通知：适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；要求下级单位办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项。 通报 ：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。  常用公文的种类（续） 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级职能部门的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级单位请示事项。 答复：适用于对人大代表、政协委员所提建议、提案的正式答复。 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等 常用公文的种类（续） （二）、专业文件种类 任免通知：适用于对分公司直接管理的领导者的任免。 业务通知：适用于分公司业务管理部门就某一项具体业务的实施下达任务、进行部署。业务通知一般直接向下属单位下达。 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定的事项。 签报：适用于分公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求、批准。 常用公文的种类（续） 调度单和调度令：调度单主要适用于分公司网络和业务管理部门进行日常的电路、设备和业务的调度。调度单直接向下属单位下达，一般用传真方式传递，属秘密的要采用加密传真。 调度令适用于分公司在紧急、重要的情况下，对限期完成的事项进行指令性调度。调度令下达至分公司下属单位，各单位必须无条件执行。 督办通知单：适用于分公司内部对贯彻落实上级或分公司领导的指示、批示和公司议定事项情况的督查。专用文件按上述分类分别编号和管理。 二、公文的分类 上行文：请示（请求指示、请求审批）、报告（呈报报告、呈转报告、回复报告） 平行文：函（联系函－商洽性、询答性；告知函；请批函） 下行文：通知（发文通知－批转性、转发性、发布性；知照通知；事项通知－布置性、规定性、会议通知）、决定、批复 三、公文的格式 公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机构署名、成文日期、印章、传达范围、主题词、抄报（送）机关等组成 标题：（发文机关）＋关于＋事由＋文种 公文的格式（续） 主送：多主送－－主送顺序为先外后内、先大后小；请示只能单一主送 抄送和抄报：抄报对象为上级。抄送为同级、下级及不相隶属的单位。 附件：对正文具有参考作用或在正文中不便直接表述的文件（正文中括号注明） 四、公文的草拟 （一）、总体要求－在确需行文的前提下： 1、文种使用恰当：选用合适文种，勿自行创造。 2、结构层次明确：一、（二）、3、（4）。 3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，再引发文字号。 公文的草拟（续） 4、对同一所指前后称谓一致。 5、数字除成文时间、部分层次序码、词组、惯用语等外，应使