某大型集团企业员工内部档案管理实施规定.pdfVIP

员工内部档案管理实施规定 MP集人2000-11-1.0 1. 范围 本制度规定了对员工集团内部档案的建立与管理. 本制度适用于复星集团 （以下简称公司）各部门.各产业集团、以及下属各独 立核算单位可参照执行。 2. 目的 完善公司员工内部档案的建立与管理,真实记载和反映员工在集团工作的情况. 3. 职责 集团人力资源部在公司行政总部的领导下,负责对本规定的实施与管理. 4. 定义 内部档案是公司为每一位员工建立与记载其在公司工作期间的内部资料和经 历。 5. 内容 5.1 内部档案分为A类档案和B类档案. 5.1.1 A类档案:新员工在报到时,应向公司人力资源部提供(填写)下列证明与附件 (1) 员工履历表 (2)身份证、户口簿复印件 (3)最高学历证明（正本） (4)最高职称证明（正本） (5)体检表（集团指定医院） (6) 劳动手册或与原单位劳动关系的证明文件 5.1.2 B类档案:公司人力资源部与相关部门为员工提供如下记录 (1) 应聘资料及面试记录 (2) 劳动合同(包括聘用合同) (3) 试用（实习）期员工带教（辅助）工作手册 (4) 员工考评表 (5) 奖惩记录 第 1 页 员工内部档案管理实施规定 MP集人2000-11-1.0 (6) 岗位登记表 (7) 培训记录. (8) 其它记录 5.2 内部档案的形成、积累和列卷 5.2.1新员工在报到时,提交的A 类档案资料应齐全,尚能签订合同,并由公司人 力资源部将A类档案附件及B类档案中的部分附件一并存档. 5.2.2 最高学历证书、最高职称证书须提供原件，由公司人力资源部验证并留存 原件。待员工的人事档案转入集团后，原件退还本人，留存复印件。 5.2.3对A类档案附件不齐全的人员,公司不与其签订合同. 5.2.4 员工考评表、劳动合同(聘用合同)、奖惩记录、岗位登记表、培训记录等 一系列在人事日常管理工作中生成的、能反映员工在集团工作历程的文件、 资料，由公司人力资源部登记后归档。 5.2.5各产业集团、各级人力资源部门应及时提供员工的个人档案资料。个人档 案不齐全的员工，公司人力资源部按无该记录来进行相应的人事管理。 5.2.6 员工的个人档案资料,由公司人力资源部落实专人保管.做到归档、列卷及 时和管理无差错. 5.2.7聘用的劳务人员的档案,由所在的产业集团人力资源部负责建档与管理, 并报集团人力资源部备案 5.3 员工档案管理 新员工到职后,公司人力资源部及时将员工基本情况输入电脑,并随员工状 况的变动及时变更,便于人事的管理、统计及查询。 5.4档案的借阅及查阅 5.4.1 员工因故需借出本人由公司人力资源部保管的学历、职称证明的原件,应 填写”集团档案借阅申请单”,经部门主管批准后，方可借出。 5.4.2因公需查阅或借阅他人由公司人力资源部保管的员工档案资料,应填写”集 团档案借阅申请单 ,由借阅人所在部门经理签字同意后,报公司人力资源” 部经理批准后，方可查阅或借阅. 5.4.3档案借阅的期限不超过一个月.因故不能如期归还的,期满前三天至公司 人力资源部办理续借手续,续借手续只限定一次.逾期不还的,按逾期天数 对借阅人予以相应的罚款。 第 2 页 员工内部档案管理实施规定 MP集人2000-11-1.0 5.5 离职员工档案的处理 5.5.1 员工离职。公司按国家人事档案规定的要求，将相关内容、文字资料,归 入其人事档案内,并办理转出手续;电脑数据库内人事资料,归入离职员工数 据库内保存. 6 附录 附录