赢在境界、输在细节——谈秘书工作中几种基本关系的处置.doc

赢在境界 输在细节 ——谈作中几种基本关系的处置 马 春 笋 秘书工作通常被概括为“两个三”：一是“三办”——办文、办会、办事；二是“三服务”——为领导服务、为地方和部门服务、为人民群众服务。“三办”、“三服务”涉及多方关系，从工作目标来看，要处理好质量与效率的关系；从工作主体来看，要处理好领导与下属的关系；从工作方式来看，要处理好主动与被动的关系。 一、质量与效率 秘书工作，既有质量的标准，也有效率的要求。要实现优质高效，必须坚持“三个标准”，做到“三讲”。 “三个标准”，一是“不满意的不出手”。自己不满意的，领导往往也不会满意。任何一个件，在时间允许的情况下，都要自己满意了才能出手。二是“出手的件问不倒”。对报出的件，自己应当没有疑惑之处，做到情况清、政策清、法规清，让领导问不倒。换句话说，要把文、把事办明白，不能糊里糊涂向上报。三是“出手的件无硬伤”。该走的程序要到位，该把的关要把住，确保每个件不犯逻辑不清、错别字等低级错误。在报出每一个件的时候，都要问自己，这个件自己是否满意，还有什么疑问，有什么地方不放心、不踏实，然后回头仔细查找。 “三讲”，一是讲程序。只有程序到位，审核把关才能不缺位；程序一旦有疏漏，就可能做成“夹生饭”，给我们的工作带来麻烦甚至问题。讲程序，就是要按程序办事，对内坚持一级对一级负责，确保各项工作有序运转；对外注意发挥部门（业务单位）的作用，不能越俎代庖。特别是征求意见不能漏，任何一个件，都要做到“四涉及四征求”——涉及其他部门职责的，一定要征求相关部门意见；涉及法制的，一定要征求法制部门意见；涉及机构编制的，一定要征求编制部门意见；涉及经费的，一定要征求财政部门意见。二是讲规则。“接球不发球、打球不持球”，是办公厅（室）工作的基本原则。办公厅（室）的工作要么来自领导交办，要么来自部门或者地方的请示。工作中，不是我们想干什么，而是领导、部门或地方需要我们干什么，我们的任务是来什么干什么，而不能想什么做什么。换句话说，要接球、打球但不发球。对于接到的球，要马上处理，也就是不持球。不持球，就是不压件、不落件，任何一个球，上“踢”也好，下“踢”也罢，就是不能不“踢”。当然，“踢”球要按规则，规则的具体体现就是制度。一个部门、一个单位，工作要正常运转，必须健全各项制度，实行规范化管理，做到人人责任分明，处处有章可循。如，为确保“三办”质量，应明确办文时限、规范工作流程，为防止丢件、落件，应建立待办事项台帐制度、文电全程跟踪办理制度等。三是讲时效。办公厅（室）地处中枢，效率高低关系全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念，对普通文电，做到当天处理不过夜；对于复杂文电，要有时限要求，难以处理的，要及时请示，尽早解决问题。 二、领导与下属 秘书是为领导服务的，有参谋之职，无决策之权，在决策体系中处于被动地位，不能擅自行动、乱作为。做好秘书工作，既要做思想上的“巨大”，敢于、善于从领导的角度思考问题、提出意见，又要做行动上的“矮子”，按规矩办事，服从命令、听从指挥。具体来说，要强化“三个意识”、把握“一个关系”。 “三个意识”，一是政治意识。没有政治上的坚定性就没有思想和行动上的统一性。秘书工作无小事，作为秘书工作人员，要有高度的政治敏锐性和政治鉴别力，不仅要善于从政治上观察、分析问题，而且要把讲政治贯彻到每一项具体工作中，踏踏实实地办好每一个文、每一个会、每一件事。二是大局意识。一切服从于大局，一切服务于大局，是对作人员的基本要求。要时刻想着大局，牢牢把握大局，善于站在大局的高度认识问题、分析问题，提出解决问题的方案，并坚持在大局下行动。大局意识如果不强，就容易陷入本位主义和小团体主义，很难做好工作。三是服务意识。服务是秘书工作的根本。做好秘书工作，必须牢固树立服务意识，把服务贯穿于为领导、为部门、为地方乃至为人民服务的保个方面，贯穿于决策、执行的各个环节。 把握“一个关系”，即谋事与做事的关系。要坚持“以领导的思维谋事，以下属的身份做事”，谋事时要“做领导”，确保不缺位；做事时要“做下属”，确保不越位。首先，要以领导的思维谋事。在决策环节，必须树立领导意识，当好参谋、出好主意。要“不在其位谋其政”，无论办文、办会还是办事，要有领导的境界，多想想领导对这个事怎么看、领导需要我们做什么，要把自己当作领导，以领导的思维看问题，从领导高度、角度想问题，从而提出解决问题的意见和建议。 其次，要以下属的身份做事。在落实环节，必须树立下属意识，抓落实、求实效。工作中不能把自己当领导、做甩手掌柜，更不能做局外人，“事不关己、高高挂起”。要从思维和行动上，落实好领导的决策和意图，确保工作的顺利实施。如办会，要养成“查三遍”的习惯——制定 - 4 -