审核工作内容及审核技巧学习.docVIP

1、审核计划与准备 Audit planning and preparantion ——定义与含义 1.审核为获得证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程 审核准则 ------与收集的审核证据相比较的一组方针、程序或要求 审核证据 ------经验证的事实陈述或与审核有关的其他信息的记录 审核发现 ------将收集的审核证据与审核准则相比较的评价结果 审核结论 ------在考虑了所有审核发现以后，由审核组所决定的审核结果——审核 1.审核的提出 ----据内部审核计划----顾客要求的审核 ----认证或复查 2.审核频次 (通常为一年） ,有特殊情况可随时进行 -----组织机构改革 -----发生质量问题 -----领导认为必要时 4 审核的实施 介绍审核组长及审核员 重申审核目的和范围 介绍审核采用的方法和程序 确立审核路线及接待部门人员 明确审核纪律 确认末次会议时间及内审报告时间 澄清审核计划中不明确的内容 检查 收集证据，“问、听、察” --不符合事项的描述及结论 --不符合的类型 --被审核部门负责人确认 --纠正措施计划及完成期限 --采取的纠正措施及验证记录 重申审核目的和范围 宣读不符合项报告 提出纠正措施要求 宣读审核意见 受审核方领导表态，并纠正作出承诺 会议结束，审核方表示谢意 内部审核——审核的实施 a 严重不符合项 ——造成系统性或区域性严重失效的不符合 ——可能造成严重后果的不符合事项 b 一般不符合项 ——文件偶尔未被遵守，造成后果不太严重 ——对系统不会造成重要影响 c 观察项或建议项 ——已经发现问题，尚不构成不符合，但发展下去有可能成为不符合 ——其他需要提醒被审核方注意的事项 4、审核执行技巧 Gathering evidence-audit techniques ——审核技巧 2 掌握谈话内容 3 寻找问题：少讲、多看、多听 4 封闭式与开启式提问 5 创造良好的审核气氛 6 不要做裁判 7 不要使自己处于解决问题的角色 时间管理 一般认为审核员面对的最大问题是抓住一个部门的工作要点并发现区域内存在的问题。当然这是一个问题，但更重要的是时间的管理，特别是对那些没有经验的审核员。例如“我怎样才能在所分配的两小时之内对这个区域所有活动进行评审，对另外两个我应在今天上午访问的部门该怎么办？”一个有用的方法就是将可用的时间在受审的不同活动之间进行分配。这可以采取用于编制检验表的“作战计划”的方法来做。审核员也要试着决定他们应采用哪些其他技巧来取得最大的效益，并应了解什么样的抽样方法最合适。? 检验表的使用 前面讨论审核准备时，非常强调编制审核表。在整个审核过程中审核表都应放在手边。最好不要盲目遵从，而将它作为备忘录用于查看与审核有关的所有要点是否都已检查到。 内部审核程序经常会要求将检查表以及审核当中记录的信息保存好，作为体系有效运行的客观证据，所以应当考虑检查表的格式和作记录用的空白。 不要忘记，检验表的使用可确保在有限的时间内覆盖所有的要点，一个设计很好的审核再结合这样一个检查表就可以给受审核区域留下很好的印象。这将有利于今后对此区域审核的顺利进行！ 重视面谈 收集信息时，审核员使用的主要技巧是面谈。询问工作人员他们做些什么，收到哪些信息，以及他们送出什么。缺少经验的审核员经常花很长时间阅读文件，而与执行该项任务的人员却很少或没有交谈。 问题的选择非常重要。不要将谈话对象引导到与审核无关的话题上。检验表经常会帮助审核员很快开始深询问题。它们包括： 1）封闭式提问：使被访问以“是”或“否”来回答问题。例如，是你负责签署通知单吗？你把这份表单交回经理吗？ 2）开启式提问：要求被问方自动提供信息。例如，对于通知单你负什么责任？当你完成这个表单将交给什么人？这份表单完成后还做什么？开启式问题经常以下列词语开始：怎么，谁，为什么，什么，哪里和什么时候。虽然一些封闭式提问是不可避免的，但审核员应当记住这样的问题要尽量避免，因为从这些问题里几乎得不到什么信息。理想的面谈方式应遵循信息和材料的流动路线。当受审方说明和解释输入、过程处理和输出时，审核员应以这样的词句接续对方的回答：让我看一下，接下去做什么？如果……那么、记住，这可不是审问！被审核方越是放松，审核员越可能获得所需的信息。 当审核员要求“让我看一下”时，应考虑取哪个种类的多少份文件/记录加以检查。对此没有现成的结论，即抽样应是随机的或按统计方法？应当根据常识来决定，两种方法都是可接受的。无论如何，如果知道哪些领域可能发生问题将有助于作出决定，因为这样可以有针对性地决定抽