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红头文件结构 15 登记 筛选 拟办 批办 签收 存档 反馈 承办 催办 收 文 处 理 传阅 1.文秘人员对来文要登记编号填写《收文登记表》，编号按收文时间先后顺序采用流水编号法。 2.登记后的文件及时附上《收文处理单》，交总经办主任签批拟办意见后提交公司相关领导签批。 3.公司外出人员带回的文件及资料应及时交总经办专人并办理登记手续。 收文流转基本流程 登记 筛选 拟办 批办 签收 存档 反馈 承办 催办 收 文 处 理 传阅 拟办与批办 （1）凡正式文件均需由总经办主任提出拟办意见后，由文秘人员分送承办部门（单位）阅办；重要文件呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，最迟不得超过两天，紧急文件即阅即办。 （2）一般函、电、单据、通知及文件资料，由总经办文秘人员直接分转处理。如涉及几个单位、部门会办的文件，应与主办单位、部门联系后再分转处理。 （3）为加速文件运转，文秘人员应在当天或第二天将文件送到有关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅。 收文流转基本流程 登记 筛选 拟办 批办 签收 存档 反馈 承办 催办 收 文 处 理 传阅 传阅 （1）文秘人员在传阅过程及传阅完毕后要负责填好《文件传阅单》和《传阅文件登记表》 （2）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容，对机要文件如有丢失或泄密，将视情况追究责任。 （3）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给办公室文秘人员。阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导批示、“批办意见”，办公室应负责责成有关部门和人员按文件要求和领导指示办理有关事宜。 收文流转基本流程 登记 筛选 拟办 批办 签收 存档 反馈 承办 催办 收 文 处 理 传阅 催办与承办： （1）办公室文秘人员对文件负有催办、检查和督促的责任，以提高办文速度。了解办理情况可采用发函催办单、电话催办、登门催办及请承办部门来人汇报等方式，发函催办要填写《催办单》。 （2）文秘人员对需要催办的文件应填写《催办单》，并保留存根以便于催办和查考。 （3）承办部门接到文件后要按批示要求立即指定专人办理，不得将文件积压分散。承办中，如接到《催办单》，应将办理情况和结果填写在《催办单》上，并及时退还办公室文秘人员。 收文流转基本流程 登记 筛选 拟办 批办 签收 存档 反馈 承办 催办 收 文 处 理 传阅 文件存档： （1）各单位、各部门要设专门存放资料柜，并用文件夹或档案盒对文件分门别类，妥善保存。 （2）文件发出后，要将文件底稿连同正式文件单独保存，放入待存档文件盒内。 （3）每年根据档案管理制度有关规定，将各类文件分类整理，装订成册，向档案管理部门移交归档。 收文流转基本流程 审核 会签 签发 印制 拟稿 存档 反馈 跟催 发放 发 文 处 理 2、发文流转基本流程 审核 会签 签发 印制 拟稿 存档 反馈 跟催 发放 发 文 处 理 1、公文拟定： （1）公文拟订者根据公文用途与性质正确选用公文类别。 （2）公文内容须情况真实、观点明确、结构严谨、条理清楚、语法规范、语言凝练。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。 发文流转基本流程 审核 会签 签发 印制 拟稿 存档 反馈 跟催 发放 发 文 处 理 申请与审核： （1）各部室和项目组需以公司名义行文的,应事先提出申请。申请时应将文件草稿与经本部门和主管领导签批的《发文批审单》一并交总经办秘书人员审核。 （2）《发文批审单》应详细填写文件标题，发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人等,并签名、盖章，标明日期和密级。 （3）对涂改不清、文字错漏严重，内容不妥，格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。 （4）审批 经文秘人员审核后的文稿，交送总经办主任审核。