[计算机软件及应用]Excel使用技巧.ppt

Excel使用技巧 Excel 内容目录 一、Excel概述 二、创建和编辑工作表 三、格式化工作表 四、公式和函数的使用 五、创建图表 六、数据管理和分析 七、工作薄管理及打印工作表 一、Excel概述 　　Excel是Windows环境下的电子表格软件，是Office成员之一。它具有强有力的数据库管理功能、丰富的宏命令和函数，强有力的决策支持工具。 1、简介 （1）分析能力 Excel除了可以做一些一般的计算工作外，还有若干个函数，用来做财务、数学、字符串等操作以及各种工程上的分析和计算。 （2）操作简便 Windows平台下软件的共同特点。 （3）图表功能 在Excel中，系统大约有100种不同格式的图表可供选用。用户可以通过图表指南一步步的引导，得到所需的图表。 （4）数据库管理能力 在Excel中提供了的数据库管理功能使Excel具备了能组织和管理大量数据的能力，因而使它的用途更广泛。 2、特点 5）宏语言能力 使用VB进行宏命令的开发。 6、样式功能 在Excel中，用户利用各种文字格式化的工具和制图能力制作出精美的报表，并可以将之存储成样式，用于以后的读取。 7、对象的连接与嵌入（OLE）功能 用户利用OLE可以将其它软件制作的图插入到工作表中。 8、连接和合并功能 Excel利用此功能可以很容易地将多个工作表连接起来，并进行汇总。 3、Excel界面及基本操作 编辑栏 工具栏 菜单栏 地址栏 （名称栏） （1）编辑栏 给用户提供活动单元格的信息。 在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。 由名字栏和公式栏组成。 取消按钮 确认按钮 函数指南按钮 （2）工作薄（BOOK）窗口 （3）工作表（SHEET） 一个工作薄最多可由255个工作表组成。工 作薄窗口中默认有3个工作表，只有一个为当前 工作表。 工作表是一个由行和列组成的表格。行号和 列号分别用字母和数字区别。行号为1—65536， 列标采用字母A—IV。因此每张表为256列65536 行。每个单元格都有固定的行号和列标。 系统默认的工作表的标签名称为“Sheet1”、 “Sheet2”……等，用户可以根据需要自己重新命 名工作表。 （3）工作表（SHEET） 一、工作表删除、插入和重命名 1、选取工作表 2、插入（删除）工作表 选标签，右击——插入——空工作表。 选标签，右击——删除工作表；或选标签，[编辑]—[删除工作表]。 3、重命名工作表 双击标签 二、复制或移动工作表 1、使用菜单：[右击标签]——选择复制（移动） 2、使用鼠标：复制按CTRL，移动不需要。 （4）选定操作 选取单元格：单击该单元格。 编辑单元格：双击该单元格。 选取整行：单击行号、SHIFT+SPACE 选取整列：单击列标签 选取整个工作表：单击“全选”按钮、CTRL+A、CTRL+SHIFT+SPACE 选取连续的区域： 拖动鼠标；或单击起始单元格后按下 Shift单击最后一个单元格。 选取不连续的区域： 按下Ctrl键，然后单击所要选取的 单元格即可。 （4）选定操作 键盘操作： （1）一个单元格区域使用光标键+SHIFT （2）多个不连续区域的选择： ①先选择第一个单元格区域 ②同时按下SHIFT+F8，状态栏出现ADD(EXCEL97)或添加数字(EXCEL2000/2003) ③移动光标到第二单元格区域的开始单元格 ④按下SHIFT，移动光标选择第二个区域 如果还需要选择，可重复上面的操作。 二、 创建、打开和保存文件 ⑴ 创建空白工作簿 方法一: 启动 Excel- “Book1”。 方法二：“文件”/“新建”/“常用”－“工作簿”。 方法三： 、Ctrl+N。 (2)创建基于模板的工作簿 “文件”/“新建”/“电子表格模板”标签中的模板。 1、工作薄的新建 2、保存工作簿 (2)为已有工作簿保存副本 “文件”/“另存为” (1) 新工作簿的保存 ①“文件”/“保存”。 ③Ctrl+s。 作用:便于查找操作。 “文件”/“属性”/“摘要信息” (3) 保存摘要信息 3、工作薄的打开 ⑴ 在Excel窗口中: “文件”菜单/“另存为” /“选项” （2）实现方法: （1）保护方法有两种: 4、保护工作簿文件 三、编辑工作表 （1）字符的输入 在一个单元格中最多可放32000个字符。输入多行字符：按[Alt]+回车键； 默认单元格宽度为8个字符宽度。 输入由数字