[高等教育]高效会议管理技巧-教材.ppt

要開明,不要防衛性太強. 要包容,不要獨斷專橫. 要平等,不要有優越感. 第5講 會議中的溝通與反饋技巧 第六講 主持人的會議管理技巧 傾聽的技巧 1.傾聽的禮節 聽聽別人的故事. 聽聽別人完整的故事. 先聽聽別人完整的故事. 2.傾聽的具體方法 Nod smile(點頭且微笑) Eye contact(眼神接觸) Listening voice(傾聽的“聲音”) 第6講 主持人的會議管理技巧 Lean forward(身體前傾) Repeat/summarize(重復/總結) Make notes(做記錄) 3.傾聽的誤區 別人說話時,你在想自己的事. 邊聽邊與自己的不同觀點對照. 經常打斷別人的談話. 為演講者結束他的演講. 忽略過程隻要結果. 第6講 主持人的會議管理技巧 僅聽自己想聽或願聽的東西. 精力不集中,易被其它東西幹擾. 4.“傾聽”小總結 我也有相同的經歷! 如果我是你的話! 會議中的說話技巧 展示(Presenting) 探詢(Probing) 評論(Commenting) 第6講 主持人的會議管理技巧 建立(Buiding) 測試理解情況(Testing) 總結(Summarizing) 排除(Shutting out) 引進(Brining in) 就程序提出建議(Proposing) 第七講 如何對待會議中的意外情況 與“Cicada蟬”相遇 與“Shark鯊魚”相遇 “蟬”癥狀: 講故事(和討論的主題無關) 講了很長才進入主題 講得太模糊,沒有具體事例 拒絕傾聽別人的主要觀點 主持人對策:面對這樣的發言者, 要--- 非語言性暗示 探詢、總結、測試其理解程度 善意提醒關於程序及時間限制 帶入別人發言 “鯊魚”癥狀： 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見 主持人對策:面對這樣的發言者, 要--- 理解對方的想法或情緒 重申會議中無論什麼意見都可以 提,但正面的建議會更受歡迎 非語言性打斷 第7講 如何對待會議中的意外情況 與“Donkey驢”相遇 與“Rabbit Tracking兔子般 追蹤” “驢”癥狀： 過於敏感 防衛性很強,心中有面“牆” 不能站在別人的立場看問題 主持人對策:面對這樣的發言者, 要--- 突出他的貢獻 重復問題 短暫沉默 “兔子追蹤”癥狀： 質疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 “兔子般追蹤”的人,總是挑踐現有 程序.因此,主持人對策:面對這樣 的發言者,要--- 肯定他的貢獻 重申可以先試用現在的程序,如 不秦效,則馬上按他的方法實施. 第7講 如何對待會議中的意外情況 與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇 螃蟹癥狀: 開會的同時一並做別的工作 私自進入小團體討論 時常接電話 瞌睡 其它:以筆敲桌,背對發言者,故意看別處等 主持人對策: 對開小會者 主持人停止說話或者示意發方者暫停,使會場突然靜下來, 私下談話的人就會警覺. 主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家. 問他們是不是覺得應該分組討論,然後集中討論. 對瞌睡者 休息5分鐘 把會議議程加快. 短暫沉默. 第八講 主持人與參會者的守則與責任 主持人的守則與責任 1.具體的守則與責任 營造和諧氣氛 按照議程進行 正確總結討論內容 引導發言者解釋使人因惑的發言 幫助參會者理清不假思索的想法 尊重別人,避免會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關的爭辨和討論 保持中立態度 第8講 主持人與參會者的守則與責任 2.主持人作為矛盾調停者的失敗表現 听完陳述后,就沒詞了 向雙方之一表示贊同 阻止對方宣泄,建議雙方冷靜下來后再談 認為雙方都有錯誤,指出兩者各自存在的問題 建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議 引導雙方攻擊你 縮小問題的嚴重性 換話題(如要求幫助解決你自已的問題) 當雙方爭執時,表達不愉快的情緒(如暗示這樣會破坏員工的團結) 第8講 主持人與參會者的守則與責任 參會者的守則與責任 1.參會者10大守則 會前充分准備 會中全情投入,貢獻自已的創意與意見 以解決問題這已任 開放的心態,摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆听,尊重他人