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第二部分 办公信息处理 第4章 办公信息处理概述 掌握办公信息系统的含义 了解办公信息系统的层次、特点、意义 了解办公信息系统的构成要素和主要功能 了解常用现代办公设备的使用方法和技术指标 了解几种常用的办公信息处理软件 办公信息系统综述 办公信息系统的组成 通用办公应用软件 办公信息系统的含义 办公信息系统的层次 办公信息系统的模式 办公信息系统的特点 实现办公信息系统的意义 办公信息系统的思想、概念、方法、手段和理论还在发展之中，它的名称也叫法不一，如办公自动化、办公自动化系统、办公信息系统、电子办公室、综合办公室、无纸办公室等。 无论从什么角度去定义办公自动化，在表现形式和内容上有多少不一致，它们都有一些共同之处，表现在： （1）强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。 （2）强调办公人员和办公设备构成的人机信息系统。 （3）强调办公自动化的目的是提高办公效率、改进办公质量。 办公信息系统一般可分为3个层次： 1．事务处理 2．管理控制 3．辅助决策 办公活动目前存在两种模式： 1．个人办公信息系统 2．群体办公信息系统 一般来说，办公信息系统具备以下特点： （1）以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为支柱，是综合多种学科和技术的新学科。 （2）实现融合人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。设备是重要条件，但人始终是决定因素。 （3）具有文字、数据、语音、图形、图像等信息的一体化处理功能。它包括信息采集、加工、传递、保存等基本环节，能将基于不同技术的办公设备（如计算机、传真机、电话机、打印机等）组合在一个系统中，使之具有综合信息处理的能力。 （4）以改善办公环境和条件、提高办公效率和质量为目的，是人们产生更高价值信息的一个辅助手段，能优质高效地处理办公信息和事务。 办公信息系统的实现具有以下重要意义： 实现办公活动的高效率、高质量 实现办公信息处理的大容量、高速度 实现办公活动的智能化 办公信息系统的构成要素和主要功能 现代办公设备简介 1．构成要素 （1）办公人员 （2）办公信息 （3）办公流程 （4）办公设备 2．主要功能 （1）事务处理系统的主要功能 ① 文字处理 ② 个人日程安排 ③ 个人文件库处理 ④ 行文办理 ⑤ 邮件处理 ⑥ 文档资料处理 ⑦ 快速印刷 ⑧ 编辑排版 ⑨ 电子报表 ⑩ 其他数据处理 （2）管理信息系统的主要功能 ① 对基础数据进行严格的管理，使信息流通渠道顺畅，保证信息的准确性、一致性。 ② 确定信息处理过程的标准，统一数据和报表的标准格式，以便建立一个集中统一的数据库。 ③ 高效低耗地完成日常事务处理业务，优化分配各种资源，包括人力、物力、财力等。 ④ 充分利用已有的资源，包括现在和历史的数据等，运用各种管理模型，对数据进行加工处理，支持管理和决策工作，以便实现管理目标。 （3）决策支持系统主要功能 打印机 复印机 速印机 传真机 扫描仪 刻录机 视频会议系统 WPS（Word Process System）Office是我国金山公司推出的办公自动化软件，是一套功能强大的综合办公系统。WPS Office符合中国人的使用习惯，在功能上可以与微软的Office相媲美。 1．WPS Office的功能 2．WPS Office的特点 3．WPS Office的兼容性 4．WPS Office 2005专业版介绍 微软公司的Microsoft Office 2003是目前较流行的办公套件，包含许多具有新增和增强功能的工具，有助于同事间进行协作、更好地使用信息和改进业务流程，从而轻松提高工作效率并获得更好的效果。Microsoft Office 2003套件主