[企业管理]合同电子档案室建设QC小组1.ppt

提高合同档案借阅效率 申报单位：销售商务QC小组 目 录 一、选题理由 三、确定目标 五、要因确定 四、原因分析 八、效果检查 六、制定对策 七、对策实施 十、今后打算 九、巩固措施 二、现状调查 企业名称 注册时间 小组名称 销售商务QC小组 完成时间 活动类型 管理型QC小组 QC课题 提高合同档案借阅效率 Q C 小 组 成 员 名 单 姓名 性别 学历 职务、职称 小组分工 组长、组织策划 组员, 调查统计 组员，计划实施 组员，效果验证 组员，监督评价 QC小组简介 现状：合同资料包括自1998年以来的中标通知 书、合同、出货单、发货回执单、产品运 行报告、开票资料、催款记录等，均以纸 质版形式存档。仅2010年签订合同474份， 其他相关档案1016份。而销售内勤中2名 兼职档案管理，工作量大，责任重大。 目标：希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式， 找到“提高合同档案借阅效率”的方法。 解决问题与达到目标 一、选题理由 确 定 课 题 提 高 合 同 档 案 借 阅 效 率 1、资料越来越多， 借阅反复，经常出现需要时资料不齐、资料破损等现象； 2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，借阅时间长、不方便； 综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、效率低。???? 公 司 要 求 商务组需提升管理水平，系统地建设合同资料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原则开展工作。 借阅现状 确 定 课 题 活 动 计 划 表 计划 实际 项目内容 实施进度(日期) 5.1-5.31 6.1-6.30 7.1-7.31 8.1-8.31 9.1-9.30 10.1-11.30 12.1-12.15 12.16-至今 选 题 现状调查 确定目标 原因分析 要因确认 制定对策 对策实施 效果检查 巩固措施 今后打算 为了让本次活动有步骤、有计划的开展，小组结合公司实际情况，制定了活动计划的进度表： 档案借阅情况统计表 二、现状调查 序号 名称类型 存档数量 1-5月借阅次数 借阅率 1 中标通知书 54 24 44% 2 合同 147 430 293% 3 技术协议 151 152 101% 4 运行报告 56 28 50% 5 其他资料 99 70 71% 累计 　 507 704 139% 22% 技术协议 3% 中标通知书 档案资料借阅率饼分图 62% 合同纸质版 9% 其他资料 4% 运行报告 3% 明确要求及编号，70+12=82秒 办理借阅或记录所需内容，50秒 到档案室找到合同，50秒 完成查阅工作，共需222秒 确定目标要求 查阅结果 举例1：销售部发货管理员办理合同发货，其查看或借阅合同所需步骤： 查阅调查 查找原件 查看合同内容 确定目标是否在 到档案室核实是否在档，40秒 7 2 1 销售内勤查找原件 乐清开车20分钟到工业区销售部办理借阅手续 3 4 5 6 资料要求，如合同名称、合同编号等 向销售内勤核实 是否符合要求 确定资料编号 排除已被借阅可能， 确认合同在档 借阅成功 举例2：市场部借“陕西省局”合同投标用，其办理借阅合同所需步骤 借阅调查 12秒 50秒 50秒 20秒 40秒 50秒 查找原件需222秒，车程20分钟，故单份借阅需1422秒，折合23.7分钟。 如一次找6份合同，则需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分钟。 举例3：内部人员核对合同WORD版，相互间查阅合同所需步骤： 查阅电子资料调查 在相关人员电脑内搜索 40秒 查询所需合同WORD版在谁的电脑内 30秒 查阅或复制所需资料 30秒 共需100秒 序号 1-5月借查内容 每份效率 折合时间 1 财务部借阅中标通知书24份 222秒/份 1.48小时 2 销售部其他组借阅合同、运行报告428份 222秒/份 26.52小时 3 市场部借阅合同、运行报告30份（五次） 2754秒/次 3.52小时 4 商务组内部查看借阅技术协议等152份 222秒/份 9.37小时 5 其他资料60次 100秒/次 1.94小时 合计 共704份 平均222秒 42.83小时 所需时间 5328秒 95460秒 12660秒 33744秒 7000秒 154192秒 为了调查合同借阅效率，我们于5月中下旬对1-5月借阅704份合同档案， 将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表： 档 案 借 阅 调 查