山东泓阳文化创意传播发展股份有限公司会议管理制度.doc

山东泓阳文化创意传播发展股份有限公司上海分公司 编号：HY-SH-HR-006 名称：会议管理制度 版本号：01 共页 生效日期： 2012年 月 日 制定人：人力行政部 审核人： 日期： 2012年 月 日 日期： 年 月 日 批准人： 日 期： 　　　　　　　　　　　 年 月 日 会议管理制度 目的 为规范企业会议管理，缩短会议时间，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 二、 会议类别 第2条 总经理办公会 （1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。 （2）参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人。 （3）时间根据总经理行程和需要另行安排。 （4）例会由人力行政部转发通知，并做好会议的相关准备工作。 （5）会议纪要由人行政部负责整理，并于次周周____呈总经理审阅后发放至各有关部门。 第3条 部门例会 （1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。 （2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。 （3）会议纪要由各部门负责记录、整理、归档。部门的会议记录需在会议结束后次日交总经办审核。 第4条 部门联席会议 （1）部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议、每日晨会。 （2）会议由人力行政部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要可根据情况指定专人记录，经总经办审核后交人力行政部整理归档。现每日晨会由各部门负责人轮流记录。 第5条 其他会议管理 （1）人力行政部每周____应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员。 （2）凡人力行政部已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前____天报请人力行政部整《会议计划》。 （3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，人力行政部有权安排合并召开。 三、 会议的准备 第6条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。 第7条 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。 第8条 参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。 第9条 会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。 第10条 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。 四、 会议记录 第11条 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 第12条 集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。 第13条 会议记录员应遵守的规定 （1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。 （2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 （3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 五、 会议室管理 第14条 会议室由人力行政部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向人力行政部申请，由人力行政部统筹安排。 第15条 会议室卫生由人力行政部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁；参会人员在会议结束后需主动将桌椅归位，资料及相关物品清走，最后离开会议室人员需关好门窗、关闭电源及各电器设备。 第16条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。 六、 附则 第17条 本制度由人力行政部负责解释。 第18条 本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。 第19条 附件《会议记录表》 会议主题 会议时间 年 月 日 会议地点 主持人 记录人 参会人员 签到栏 姓名 部门及职务 签到时间 姓名 部门及职务 签到时间 会议纪要 发言人 报告内容 进展情况 解决方案和措施 完成目标、进度和计划 负责部门及人员 其他事项