会议接待策划资料.doc

商务技能训练 项目三 会议接待策划方案 酒管011 组号：第八组 小组成员： 自评 互评 师评 总分 长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会 背景: 长江中下游五省一市和世界自然基金会的代表将齐聚姜堰溱湖国家湿地公园，召开“保护湿地·应对全球气候变化”高层研讨会。 一、会前准备工作： （一）会议主题: 保护湿地、应对全球气候变化 （二）会议名称 ：长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会 （三）会议的主办单位： 江苏省林业局、泰州市人民政府 承办单位：姜堰市人民政府 协办单位：黄河大酒店 赞助单位：世界自然基金会 （四）会议的规模与规格 规模：中型 规格：高等 （五）会议的时间和地点 时间：2010-4-5——2010-4-8 地点：姜堰市黄河大酒店会议室 （六）与会人员范围与人数：国家林业局湿地保护管理中心湿地专家、 WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书、江苏省林业局正副局长、姜堰市与泰州市正副市长、姜堰市与泰州市各人民政府代表、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长、上海市人民政府代表。（人员名单见附件一） （七）会议议题： 议题一：讨论气候变化对湿地生物多样性的影响 议题二：研究湿地对全球气候变化的影响 议题三：商议如何建设长江中下游湿地保护网络 （八）会议日程（会议日程表见附件二） （九）会议邀请: 1、2010-3-1致电江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长国家林业局湿地保护管理中心专家、WWF（世界自然基金会）的董事长及秘书，希望对方相关人员来访，进行长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会。 2、2010-3-15正式发出邀请（邀请函见附件三）。 3、2010-3-25再次电话确认来访者信息。 （十）会议组织结构 1、接待组：负责接待与会人员的到来及安排他们住宿； 2、宣传组：负责湿地研讨会主题的宣传； 3、秘书组：负责发放及处理会议相关的文件；； 4、服务组：负责陪同参观景点，和各项活动的前期预订； 5、餐饮组：负责餐前、中、后的一条龙服务； 6、应急组：负责突发事件的处理； 7、医务组：负责来访者身体健康情况。 （十一）预订膳宿和交通工作 1、预订膳宿 （1）餐饮预订 时间 地点 用餐类型 数量 4月5日晚餐 黄河大酒店 工作餐 6桌 4月6日午餐 自助餐 4月6日晚餐 商务餐 10桌 4月7日午餐 自助餐 4月7日晚餐 工作餐 6桌 4月8日午餐 工作餐 10桌 （2）住宿预订 房间标准 入住天数 房间数量 总统套间 3 11 双人豪华标准间 3 28 豪华单人间 3 3 备注：WWF（世界自然基金会）董事长、江苏省林业局正副局长、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长分别住总统套房、上海市人民政府代表与董事长秘书住豪华单人间；其余湿地专家住双人豪华标准间。 2、交通工作：泰州市政府派4辆轿车，专供来访者使用。 （十二）费用预算（费用预算表见附件四） 二、会中组织工作 报到日工作 1、接站工作：14:30:00-15:30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接来宾。 2、报到工作：16:00-17:30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。 3、签到工作：17:30-18:00安排报到人员到签到地点签到（签到台布置在黄河大酒店大堂）。 4、发放资料工作： 秘书组发放：（1）会议日程安排表； （2）住宿房间相关信息表； （3）长江中下游湿地保护网络起草案。 （二）会议第一天工作（2010-4-6） 开幕式 时间:2010-4-6上午9:00-11:00 地点：泰州市政府大礼堂 （3）参加人员和主持人：国家林业局湿地保护管理中心湿地专家、 WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书、江苏省林业局正副局长、姜堰市与泰州市正副市长、姜堰市与泰州市各人民政府代表、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长、上海市人民政府代表。 主持人：泰州市市长和姜堰市市长。 （4）议程 ①9:00-9:10主持人读开场白； ②9:10-10:00泰州市长发言； ③10:00-11:00湿地专家代表及其他代表发言。 （5）开幕式会场布置 ①开幕式会场布置格局设计 ②开幕式会场装饰 会议室会标展板：带有绿色森林的背景并写有主题的会标展板 ①花摆装饰：在主席台、主持人发言桌前放置鲜花，以营造优美的环境氛围。·另外，会议室门两侧放两个花篮。 ②其他装饰：在会议室墙壁上可适当的挂几幅湿地景点画，以突