文秘基础课件第十一章日常事务.ppt

* 第一节 来客接待 第二节 拨打电话 第三节 信件处理 第四节 印信处理 第五节 合理安排领导公务活动 一、内宾接待工作 内宾指国内来宾，即国内其他地方来本单位参观、学习、访问的人员。内宾的接待工作应做到热情、周到；文明、礼貌；互相尊重，互相学习；注重实际，注重效果；不搞形式主义，不铺张浪费。 二、外宾接待工作 主要指上级外事部门交办的外宾接待工作。外事接待工作要做到热情友好，互相尊重，文明礼貌，不卑不亢。要内外有别，坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，严格按照党和国家的政策办事，严守国家机密。与外宾往来，要加强组织纪律性，如实反映情况，严格执行请示报告制度，不许背着组织和外国机构及人员私自交往。 秘书人员应协助本单位领导做好对上级领导干部的接待工作。要严格执行中央关于简化各级领导外出活动接待工作的有关规定。迎送和陪同人员不能过多，招待标准不能过高，警卫工作不能影响群众的正常活动。 三、领导接待工作 四、群众接待工作 1．礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是否熟悉等情况。 2．负责 秘书在接待来客时要对本单位负责，对工作负责，也要对来客负责。 3．方便 秘书应尽可能地给来客提供方便。 4．时效 秘书接待来访要讲时效。既要节省对方的时间，又要节省自己的时间，更要节省领导的时间。 1．机关工作中电话的独特优点 （1）方便 （2）迅速 2．机关工作中的电话事务 （1）承办领导交办的属于事务的电话 （2）秘书部门的工作电话 一、电话与机关工作 1．态度和蔼 2．头脑敏捷 3．语言简练 4．办事准确 二、打电话的基本原则 1．应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码。 2．通话时，不论发话或接听，必先问清对方所属部门和姓名，然后再谈话。 3．发话应当事先明确发话意图（办什么事），收话应当听清来话意图。 4．发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可。 5．一方提出问题，另一方回答时不得越权。 6．重要通话除做电话记录外，还要做记事登记，以便汇报、查考。 7．通话时要遵守保密规则，不得泄密。 三、打电话注意事项 1．分 拣 2．拆 封 3．分 送 4．阅 看 5．登 记 6．复 信 7．查 对 8．寄 发 1．印章的内涵 印章是印和章的合称，我国古代叫印信，现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。 一、印章及其管理 2．印章的样式与种类 印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的质料构成。我国党政机关、企事业单位通行的印章为圆形，其尺寸、图案有具体要求，不得随意改变或设计。 印章的种类很多，按质料分，有钢印、铜印、木印、塑料印、胶皮印、万次印（又分原子印和渗透印）等；按性质分，有单位印章、领导签名章、业务专用章等。 一、印章及其管理 一、印章及其管理 3．印章的作用 （1）标志作用 （2）权威作用 （3）法律作用 （4）凭证作用 *