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* 第一节 来客接待 第二节 拨打电话 第三节 信件处理 第四节 印信处理 第五节 合理安排领导公务活动 一、内宾接待工作 内宾指国内来宾,即国内其他地方来本单位参观、学习、访问的人员。内宾的接待工作应做到热情、周到;文明、礼貌;互相尊重,互相学习;注重实际,注重效果;不搞形式主义,不铺张浪费。 二、外宾接待工作 主要指上级外事部门交办的外宾接待工作。外事接待工作要做到热情友好,互相尊重,文明礼貌,不卑不亢。要内外有别,坚决维护国家的主权和利益,维护民族尊严,严格按照党和国家的政策办事,严守国家机密。与外宾往来,要加强组织纪律性,如实反映情况,严格执行请示报告制度,不许背着组织和外国机构及人员私自交往。 秘书人员应协助本单位领导做好对上级领导干部的接待工作。要严格执行中央关于简化各级领导外出活动接待工作的有关规定。迎送和陪同人员不能过多,招待标准不能过高,警卫工作不能影响群众的正常活动。 三、领导接待工作 四、群众接待工作 1.礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁,做到以礼相待,而不问其职位高低或是否熟悉等情况。 2.负责 秘书在接待来客时要对本单位负责,对工作负责,也要对来客负责。 3.方便 秘书应尽可能地给来客提供方便。 4.时效 秘书接待来访要讲时效。既要节省对方的时间,又要节省自己的时间,更要节省领导的时间。 1.机关工作中电话的独特优点 (1)方便 (2)迅速 2.机关工作中的电话事务 (1)承办领导交办的属于事务的电话 (2)秘书部门的工作电话 一、电话与机关工作 1.态度和蔼 2.头脑敏捷 3.语言简练 4.办事准确 二、打电话的基本原则 1.应当熟悉通话知识,熟记有关部门的电话号码。 2.通话时,不论发话或接听,必先问清对方所属部门和姓名,然后再谈话。 3.发话应当事先明确发话意图(办什么事),收话应当听清来话意图。 4.发话应当准确,不得含糊其辞、模棱两可。 5.一方提出问题,另一方回答时不得越权。 6.重要通话除做电话记录外,还要做记事登记,以便汇报、查考。 7.通话时要遵守保密规则,不得泄密。 三、打电话注意事项 1.分 拣 2.拆 封 3.分 送 4.阅 看 5.登 记 6.复 信 7.查 对 8.寄 发 1.印章的内涵 印章是印和章的合称,我国古代叫印信,现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。 一、印章及其管理 2.印章的样式与种类 印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的质料构成。我国党政机关、企事业单位通行的印章为圆形,其尺寸、图案有具体要求,不得随意改变或设计。 印章的种类很多,按质料分,有钢印、铜印、木印、塑料印、胶皮印、万次印(又分原子印和渗透印)等;按性质分,有单位印章、领导签名章、业务专用章等。 一、印章及其管理 一、印章及其管理 3.印章的作用 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)法律作用 (4)凭证作用 *
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