供应商更户流程(G03.040 定).docVIP

供应商更户流程 范围 本标准规定了供应商更户的具体操作程序。 本标准适用于九州连锁超市公司供应商更户的操作。 职责 2.1 采购部负责对供应商更户申请进行整理、审查。 2.2 信息管理部负责对供应商合同信息进行建档及变更、原商品信息进行维护。 2.3 集团财务中心负责供应商合同信息建档及变更的审核。 3 内容与要求 3.1 供应商更户流程 3.1.1 供应商向采购部出具工商、税务部门的变更证明，并提出书面更户申请，经采购部审查，采购经理签字同意后，报采购副总经理审批。 3.1.2 采购副总经理签批后，由相关采购部填写供应商更户报批表，供应商资料录入单、原供应商商品信息表、一式三份的文本合同及供货销售协议书。经采购部逐级签字后报采购副总经理、总经理签批。 3.1.3 采购副总经理、总经理签批后，采购部将签批的供应商更户报批表交给供应商到信息管理部收款处交纳更户费用，收款员在收取现金后向供应商出具收据联，并在收据的收费项目一栏注明XX采购部XX供应商的费；将 3.1.4 信息管理部录入员将供应商更户报批表与供应商资料录入单、商品信息进入系统 3.2 直达门店商品库存更户 3.2.1 采购部登录连锁业务中心系统，进入采购管理子系统下的退货作业模块，根据门店原供应商商品库存录入退货审批单，然后电话通知财务结算员做退货审批单财务审核。 3.2.2 采购部主管录入并打印新供应商商品订单，在备注栏内注明“更户”字样，电话通知供应商领取。 3.2.4 门店主管将更户验收单与退货记账单红联交供应商；将更户验收单与退货记账单白联捏对，按日期先后、单号先后的顺序进行整理装订成册，每月可根据单据多少装订一册或多册，每册的第一页为本册的汇总单。装订好的单据应保存好，并于年终结账后10日内送交集团财务中心存档。 3.2.5 采购部查看原供应商在各门店及配送中心仓库的库存，如库存全部为零，采购部通知信息管理部将原供应商下的商品信息进行暂停订货维护，否则执行以上流程。 3.2.6 信息管理部录入员做默认供应商维护单，把商品信息由原供应商维护到新供应商。单据执行日期以采购部通知信息管理部将原供应商下的商品信息进行暂停订货维护日期为准。 3.2.7 原供应商货款结清后，相关采购部出具停用合同信息通知，负责将原供应商合同信息停用。 3.3.6 采购部主管在原供应商的配送/返配入库单上签字，根据数量， 3.3.7 门店录入员在采购管理子系统的配送作业下调出配送/返配入库单，保存审核。 3.3.8 采购部查看原供应商在各门店及配送中心仓库的库存，如库存全部为零，采购部通知信息管理部将原供应商下的商品信息进行暂停订货维护，否则执行以上流程。 3.3.9 信息管理部录入员做默认供应商维护单，把商品信息由原供应商维护到新供应商。单据执行日期以采购部通知信息管理部将原供应商下的商品信息进行暂停订货维护日期为准。 3.3.10 原供应商货款结清后，相关采购部出具停用合同信息通知，负责将原供应商合同信息停用。 Q/JZCS G03.040-2011 代替标准号Q/JZCS G03.024-2009 Q/JZCS G03.040-2011 代替标准号Q/JZCS G03.024-2009