北京某某广告公司报销管理制度5.12.docVIP

北京某某某有限责任公司文件 ————————————— ★ —————————————— 报销管理制度 编号： 2006年5月11日发布 一、编制目的：为规范公司的财务运作，特编制此文件。 二、财务原则： 财务部门直接对公司董事会负责，并负责执行董事会规定的各种财务权力，负责公司财务相关的资金安全、现金流、费用管理以及各种财务流程的规定，任何部门和个人不能擅自变更既定的财务章程。 本文件由财务部制定，由董事长批准，解释权归财务部拥有。 三、会计政策 单独制定，和本文件一起生效。《会计政策》 四、资金管理 1、公司的预算管理 1－1、公司的预算分为年度预算和月度预算，总预算由公司总经理、行政财务总监共同负责编制。并对董事会负责。 1－2、部门预算分为年度预算和月度预算，部门预算由主管副总经理或部门总监、经理负责编制，对总经理负责。 1－3、预算项目：预算的项目包含业务量、利润、成本、费用等项目。 1－4、预算的提交： 部门年度预算在提交年度每一年的元月25日前提交，总年度预算在当年年2月底前提交。 部门于每月的28日提交下月预算，公司月度总预算于每月的30日提交下月总预算。 1－5、预算的审核： 部门预算由常务副总经理、行政财务总监负责审核。 总预算由董事长进行审核，所有预算的批准均由董事长签署生效。 2、部门的预算管理 2－1、部门预算的管理责任人为部门主管公司总监或部门总监、经理。预算编制的严肃性和个人绩效薪酬挂钩。 2－2、财务部负责监控部门预算的执行情况。 决算管理 3－1、决算的执行机构为财务部。 3－2、预算内的费用项目由副总经理和行政财务总监签字，财务部执行。 3－3、预算外的开支由发生部门撰写专门性的报告，副总经理、行政财务总监签署意见后交董事长签署，按董事长意见，交财务部执行。 资金的调度管理 4－1、预算内的资金调度由财务部执行。 4－2、预算外的资金调度使用，重新报董事会批准后执行。 合同项目的收付款项 5－1、项目收款：客户部作为第一执行人，实施部门作为第二执行人，负责按照合同约定的收款时间回收应收款项，未收回，按未收款项的数额以同期工商银行短期贷款利率计算日滞留金，从当事责任人薪酬中扣除。当事责任人绩效薪酬扣除不足部分，由其上级领导承担，并逐级上移责任。 5－2、项目付款,每个部门每月应作付款和收款计划,每周请一次款,周末请下周的款. 5- 3、合同投放中发生撤版、改版业务的，经办人应在得到通知后，二日内立刻通知财务负责合同核算的会计，修改立项计划及付款计划，避免因付款有误给公司带来的损失；如因经办人未及时通知和修改立项单的（超过二日），除负担给公司造成损失外，还要考核经办人50元。 5- 4、业务部门应根据合同立项计划，按收付款情况登记备查帐，随时结出实践发生额，合同完成前和次月2日前与财务对帐完成。 5- 5、财务部门次月5日前，编制合同项目运营情况表。 5－6、未尽事宜，制定单独文件，和本文件一起生效。 发票管理 6－1、各部门每人每次开票最高限额为五张，开据的发票应与合同签署单位名称一致。 6－2、发票开出后应在十天内及时回款，到期未回的或月末最后一天未回的，应向财务部书面说明原因，严禁无原因拖欠帐款。 6－3、每次开票前应和客户充分沟通，尽量避免因抬头变动、金额有误等原因频繁更换发票。如遇客户方面临时变动等特殊情况需要换票的，需要对方出具相关证明。 6－4、作废发票，应在以发票登记作废日期为准5日内向客户索取，否则每迟退一天，考核经办人50元，直到退回为止；退换发票时应保持其完整性，不得刮开兑奖区域。 6－5—1、收票管理：公司是先接到发票时,才与供应商付款,经办人要核对好发票的抬头是否齐全、金额、收款方是否与合同相符,如都符合要求后,填写报销单据，按付款审批程序办理付款手续。 6－5—2、收款方与合同签署方不符的，一律不收票及付款。 6－6、对因本人沟通原因，造成发票作废的，每张罚款20元。 6－7、因业务人员没与供应商沟通好，影响公司的广告、活动正常进行的，所造成直接经济损失，由本人和分管领导共同承担。 6－8、有特殊情况要开具多张发票及垫款的要以书面形式说明原因，报副总经理及行政财务总监审批后办理。 五、合同管理 合同管理作为专项管理，单独制定文件和本文件一起生效。 六、资产管理 制定单独文件，和本文件一起生效。 七、工资管理 按公司既定的岗位薪酬，经过绩效评估后，总经理签署，每月10日如期发放。 八、费用管理 1、差旅费用管理 1－1、按出差人员分为总经理、部门总监和其他人员出差，按出差地分为特区、省府和一般地区三个标准执行。 1－2、出差实行事前申请制度。长、短期出差需在外住宿的，出差人员必须填写《因公出差申请单》经领导签字批准。总经理层级出差需由董事长批准