网站大量收购独家精品文档,联系QQ:2885784924

[工作范文]关于文件管理要求及流程类表单操作办法.ppt

[工作范文]关于文件管理要求及流程类表单操作办法.ppt

  1. 1、本文档共32页,可阅读全部内容。
  2. 2、原创力文档(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
  3. 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载
  4. 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
查看更多
[工作范文]关于文件管理要求及流程类表单操作办法

恒禾物业(厦门)管理有限公司 文件、合同、档案管理及 流程类表单具体操作办法 行政人事部 2012.2.1 ADD:厦门市思明区观音山国际商务营运中心 TEL:0592-2537777 一、文件控制管理 (一)目的 为加强对管理中心所有文件的管理,根据公司质量管理体系要求,结合管理中心实际情况,制定相关管理规定。 (二)适用范围 适用于公司所有运行文件的管理。 (三)职责 文件审核小组负责对所有编写或修订的运行文件进行审核。建议由专人负责审核 行政人事部/总经办负责对管理中心所有文件进行统一标识、复制、发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。 管理中心负责文件的拟定、修改和审核,公司职能部门负责对管理中心文件进行审查,报公司分管领导/总经理/董事长批准后执行。 各部门负责对本部门领用的文件进行日常管理。 (四)工作程序 1.文件分类(即分程序文件、作业文件、外来文件三大类) 2.文件编码规定 3.文件编写格式 4.文件编写与审批 5.文件编码与标识 6.文件复制与发放 7.文件更改 1.文件分类 程序文件 作业文件 外来文件 2.文件编码规定-编码 A.公司/项目代码: XMHJ/XMHIC-厦门汇金国际中心 B.文件类别代码: PF — 程序文件 WF — 作业文件,包括制度、规定、办法、规程、方案等 TB — 程序文件/作业文件附表 C.部门代码: XR — 行政人事部 KF — 客户服务部 HG — 环境管理部 GC — 工程部 AB — 安保部 ZS — 招商部 QH — 企划部 CW — 财务部 2.文件编码规定-编码 A.文件编码格式 说明:PF为文件类别,XX为项目名称, □ □部门代码, □ □ □文件编号,比如WF-XMHJ/XR-001(A/0)即为公司作业文件-厦门汇金项目-行政人事001号文件,其中A/0为第一版,A/1为第一版第一次修改,B/0第二版,以此类推 3.文件编写格式 文件编写参照标准: 范本: 4.文件编写及审批 5.文件标识 管理中心受控文件应在首页加盖“受控文件”专用章;非受控文件在首页加盖“非受控文件”专用章。 未用“受控文件”专用章或“非受控文件”专用章标识的文件在管理中心内禁止使用,一旦发现,行政人事部负责收回销毁。 6.文件复制与发放 A.管理中心文件的复制由行政人事部统一进行,并做好记录。 B.文件的发放: a.管理中心文件正本由行政人事部统一保管,副本由各部门自行保管。 b.行政人事部应将文件副本报公司办公室备案。 c.文件应妥善保管,防止毁坏或遗失。文件破损影响使用或不慎遗失时,应由使用部门提出申请,由行政人事部进行复制、补发,并做好记录; d.非受控文件的发放由需要的部门提出申请,经管理中心负责人批准后,由行政人事部进行复制,做好登记。 7.文件修改 (1) 各部门在工作中,发现有必要对文件进行修改,需填写《文件修改建议书》报原文件编写部门。 (2) 文件修改按文件编写和批准程序进行修改。 (3) 文件修改后,原文件编写部门须将《文件修改建议》交行政人事部备案。 (4) 文件的更改由原文件编写部门负责执行,必要时附有更改说明。 (5) 更改后的文件按条款审核、批准并注明生效日期。 (6) 更改后的文件按本程序条款标识、编码后,按条款复制和发放,同时收回旧版文件销毁,要求旧版文件原稿在每页加盖“作废文件”专用章,留存以便追溯。 (7) 文件版本与修改状态:版本用英文大写字母A、B、C、……表示;版次用0、1、2、……9表示,文件每修改10次或修改内容超一半时,需要更换版本。 (8) 旧版及废止文件回收时,任何部门均不得保留旧版文件副本,行政人事部则须对历次版本制订及修订的原稿加盖“作废文件”专用章后予以保存,并与有效文件分开;从各部门回收的所有旧版及废止需销毁的文件,须由行政人事部填写申请,经管理中心负责人批准后由行政人事部统一销毁,而行政人事部仅保留各版本/版次的原版文件。 (五)文件 报告 请示 文件 内部文件 中心内部发文(下行文) 向上级或相关方制发(上行文) 外来文件 1.上级公司;2.相关方;3.中心相关方 决定、决议 通知、通告 签报 会议纪要 (六)大事记 1.内容: 上级领导参加中心活动的情况、照片、指示精神和讲话记录稿。 新闻媒体对中心活动和与大厦物业管理相关的新闻报道。 上级公司、政府相关部门颁发的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等荣誉的情况记录和相关奖励证明的照片及复印件。 上报公司的工作总结和工作计划等重要文件。 中心的员工大会、专题会的会议简况记录。 中心领导班子成员参加上级公司重要活动的情况记录和发言稿。 中心领导班子和各部门经理的调整情况。 中心组织的客户活动的记录和相关照片。

文档评论(0)

ipbohn97 + 关注
实名认证
内容提供者

该用户很懒,什么也没介绍

1亿VIP精品文档

相关文档