[工作范文]关于文件管理要求及流程类表单操作办法.ppt

恒禾物业（厦门）管理有限公司 文件、合同、档案管理及 流程类表单具体操作办法 行政人事部 2012.2.1 ADD：厦门市思明区观音山国际商务营运中心 TEL:0592-2537777 一、文件控制管理 （一）目的 为加强对管理中心所有文件的管理，根据公司质量管理体系要求，结合管理中心实际情况，制定相关管理规定。 （二）适用范围 适用于公司所有运行文件的管理。 （三）职责 文件审核小组负责对所有编写或修订的运行文件进行审核。建议由专人负责审核 行政人事部/总经办负责对管理中心所有文件进行统一标识、复制、发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。 管理中心负责文件的拟定、修改和审核，公司职能部门负责对管理中心文件进行审查，报公司分管领导/总经理/董事长批准后执行。 各部门负责对本部门领用的文件进行日常管理。 （四）工作程序 1.文件分类(即分程序文件、作业文件、外来文件三大类) 2.文件编码规定 3.文件编写格式 4.文件编写与审批 5.文件编码与标识 6.文件复制与发放 7.文件更改 1.文件分类 程序文件 作业文件 外来文件 2.文件编码规定-编码 A.公司/项目代码： XMHJ/XMHIC-厦门汇金国际中心 B.文件类别代码： PF — 程序文件 WF — 作业文件，包括制度、规定、办法、规程、方案等 TB — 程序文件/作业文件附表 C.部门代码： XR — 行政人事部 KF — 客户服务部 HG — 环境管理部 GC — 工程部 AB — 安保部 ZS — 招商部 QH — 企划部 CW — 财务部 2.文件编码规定-编码 A.文件编码格式 说明：PF为文件类别，XX为项目名称， □ □部门代码， □ □ □文件编号，比如WF-XMHJ/XR-001(A/0)即为公司作业文件-厦门汇金项目-行政人事001号文件，其中A/0为第一版，A/1为第一版第一次修改，B/0第二版，以此类推 3.文件编写格式 文件编写参照标准： 范本： 4.文件编写及审批 5.文件标识 管理中心受控文件应在首页加盖“受控文件”专用章；非受控文件在首页加盖“非受控文件”专用章。 未用“受控文件”专用章或“非受控文件”专用章标识的文件在管理中心内禁止使用，一旦发现，行政人事部负责收回销毁。 6.文件复制与发放 A.管理中心文件的复制由行政人事部统一进行，并做好记录。 B.文件的发放： a.管理中心文件正本由行政人事部统一保管，副本由各部门自行保管。 b.行政人事部应将文件副本报公司办公室备案。 c.文件应妥善保管，防止毁坏或遗失。文件破损影响使用或不慎遗失时，应由使用部门提出申请，由行政人事部进行复制、补发，并做好记录； d.非受控文件的发放由需要的部门提出申请，经管理中心负责人批准后，由行政人事部进行复制，做好登记。 7.文件修改 (1) 各部门在工作中，发现有必要对文件进行修改，需填写《文件修改建议书》报原文件编写部门。 (2) 文件修改按文件编写和批准程序进行修改。 (3) 文件修改后，原文件编写部门须将《文件修改建议》交行政人事部备案。 (4) 文件的更改由原文件编写部门负责执行，必要时附有更改说明。 (5) 更改后的文件按条款审核、批准并注明生效日期。 (6) 更改后的文件按本程序条款标识、编码后，按条款复制和发放，同时收回旧版文件销毁，要求旧版文件原稿在每页加盖“作废文件”专用章，留存以便追溯。 (7) 文件版本与修改状态：版本用英文大写字母A、B、C、……表示；版次用0、1、2、……9表示，文件每修改10次或修改内容超一半时，需要更换版本。 (8) 旧版及废止文件回收时，任何部门均不得保留旧版文件副本，行政人事部则须对历次版本制订及修订的原稿加盖“作废文件”专用章后予以保存，并与有效文件分开；从各部门回收的所有旧版及废止需销毁的文件，须由行政人事部填写申请，经管理中心负责人批准后由行政人事部统一销毁，而行政人事部仅保留各版本／版次的原版文件。 （五）文件 报告 请示 文件 内部文件 中心内部发文（下行文） 向上级或相关方制发（上行文） 外来文件 1.上级公司；2.相关方；3.中心相关方 决定、决议 通知、通告 签报 会议纪要 （六）大事记 1.内容： 上级领导参加中心活动的情况、照片、指示精神和讲话记录稿。 新闻媒体对中心活动和与大厦物业管理相关的新闻报道。 上级公司、政府相关部门颁发的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等荣誉的情况记录和相关奖励证明的照片及复印件。 上报公司的工作总结和工作计划等重要文件。 中心的员工大会、专题会的会议简况记录。 中心领导班子成员参加上级公司重要活动的情况记录和发言稿。 中心领导班子和各部门经理的调整情况。 中心组织的客户活动的记录和相关照片。