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[工作范文]关于文件管理要求及流程类表单操作办法
恒禾物业(厦门)管理有限公司
文件、合同、档案管理及
流程类表单具体操作办法
行政人事部
2012.2.1
ADD:厦门市思明区观音山国际商务营运中心 TEL:0592-2537777
一、文件控制管理
(一)目的
为加强对管理中心所有文件的管理,根据公司质量管理体系要求,结合管理中心实际情况,制定相关管理规定。
(二)适用范围
适用于公司所有运行文件的管理。
(三)职责
文件审核小组负责对所有编写或修订的运行文件进行审核。建议由专人负责审核
行政人事部/总经办负责对管理中心所有文件进行统一标识、复制、发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。
管理中心负责文件的拟定、修改和审核,公司职能部门负责对管理中心文件进行审查,报公司分管领导/总经理/董事长批准后执行。
各部门负责对本部门领用的文件进行日常管理。
(四)工作程序
1.文件分类(即分程序文件、作业文件、外来文件三大类)
2.文件编码规定
3.文件编写格式
4.文件编写与审批
5.文件编码与标识
6.文件复制与发放
7.文件更改
1.文件分类
程序文件
作业文件
外来文件
2.文件编码规定-编码
A.公司/项目代码:
XMHJ/XMHIC-厦门汇金国际中心
B.文件类别代码:
PF — 程序文件
WF — 作业文件,包括制度、规定、办法、规程、方案等
TB — 程序文件/作业文件附表
C.部门代码:
XR — 行政人事部
KF — 客户服务部
HG — 环境管理部
GC — 工程部
AB — 安保部
ZS — 招商部
QH — 企划部
CW — 财务部
2.文件编码规定-编码
A.文件编码格式
说明:PF为文件类别,XX为项目名称, □ □部门代码, □ □ □文件编号,比如WF-XMHJ/XR-001(A/0)即为公司作业文件-厦门汇金项目-行政人事001号文件,其中A/0为第一版,A/1为第一版第一次修改,B/0第二版,以此类推
3.文件编写格式
文件编写参照标准:
范本:
4.文件编写及审批
5.文件标识
管理中心受控文件应在首页加盖“受控文件”专用章;非受控文件在首页加盖“非受控文件”专用章。
未用“受控文件”专用章或“非受控文件”专用章标识的文件在管理中心内禁止使用,一旦发现,行政人事部负责收回销毁。
6.文件复制与发放
A.管理中心文件的复制由行政人事部统一进行,并做好记录。
B.文件的发放:
a.管理中心文件正本由行政人事部统一保管,副本由各部门自行保管。
b.行政人事部应将文件副本报公司办公室备案。
c.文件应妥善保管,防止毁坏或遗失。文件破损影响使用或不慎遗失时,应由使用部门提出申请,由行政人事部进行复制、补发,并做好记录;
d.非受控文件的发放由需要的部门提出申请,经管理中心负责人批准后,由行政人事部进行复制,做好登记。
7.文件修改
(1) 各部门在工作中,发现有必要对文件进行修改,需填写《文件修改建议书》报原文件编写部门。
(2) 文件修改按文件编写和批准程序进行修改。
(3) 文件修改后,原文件编写部门须将《文件修改建议》交行政人事部备案。
(4) 文件的更改由原文件编写部门负责执行,必要时附有更改说明。
(5) 更改后的文件按条款审核、批准并注明生效日期。
(6) 更改后的文件按本程序条款标识、编码后,按条款复制和发放,同时收回旧版文件销毁,要求旧版文件原稿在每页加盖“作废文件”专用章,留存以便追溯。
(7) 文件版本与修改状态:版本用英文大写字母A、B、C、……表示;版次用0、1、2、……9表示,文件每修改10次或修改内容超一半时,需要更换版本。
(8) 旧版及废止文件回收时,任何部门均不得保留旧版文件副本,行政人事部则须对历次版本制订及修订的原稿加盖“作废文件”专用章后予以保存,并与有效文件分开;从各部门回收的所有旧版及废止需销毁的文件,须由行政人事部填写申请,经管理中心负责人批准后由行政人事部统一销毁,而行政人事部仅保留各版本/版次的原版文件。
(五)文件
报告
请示
文件
内部文件
中心内部发文(下行文)
向上级或相关方制发(上行文)
外来文件
1.上级公司;2.相关方;3.中心相关方
决定、决议
通知、通告
签报
会议纪要
(六)大事记
1.内容:
上级领导参加中心活动的情况、照片、指示精神和讲话记录稿。
新闻媒体对中心活动和与大厦物业管理相关的新闻报道。
上级公司、政府相关部门颁发的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等荣誉的情况记录和相关奖励证明的照片及复印件。
上报公司的工作总结和工作计划等重要文件。
中心的员工大会、专题会的会议简况记录。
中心领导班子成员参加上级公司重要活动的情况记录和发言稿。
中心领导班子和各部门经理的调整情况。
中心组织的客户活动的记录和相关照片。
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