东莞君雄精密五金制造有限公司对外接待管理办法30.docVIP

1 总则 1.1 目的 规范对外接待管理，落实接待任务，控制接待费用，提升公司形象。 1.2 适用范围 适用于东莞君雄精密五金制造有限公司对外接待工作。 1.3 接待原则 1.3.1对等原则：按来宾职务高低，平等对待。 1.3.2对口原则：对口部门负责牵头，相关部门协助。 1.3.3节约原则：力行节俭、不铺张浪费。 1.3.4周到原则：各接待部门需全程接待，时间安排应衔接周密，接待方式应合情合理，以礼相待。 1.3.5保密原则：保守公司机密。 1.4 职责 1.4.1行政管理部负责公司综合性的接待工作，负责公司级对外接待的具体策划与安排。 1.4.2对口接待部门负责一般对外接待工作，按要求执行公司级接待任务。 2 接待分工 2.1 公司级接待：来访人员为政府机关人员，主要客户、重要人员及总经理特别要求的公务接待由行政管理部负责前牵头办理，相关部门按行政管理部要求协助办理，公司领导根据来宾级别视情况参加相应活动，参见《重要人员接待流程》。 2.2 部门级接待：来访人员为一般客户、技术协助与工程安装人员及其他业务人员，由承担该业务的主管部门牵头办理，行政管理部协助办理，参见《一般人员接待流程》。 3 接待准备 3.1 公司级接待 3.1.1接到公司级接待任务后，行政管理部根据来访规格和来访目的，制定接待方案，包括接待人员名单、接待日程和议程、食宿安排、费用预算、纪念品准备及其他准备工作等，报公司领导审批； 3.1.2各部门根据接待方案，合理安排接待分工，包括接待、服务、保卫、宣传、后勤等，提前预定食宿、分配房间、安排车辆接送、制作行程计划、横幅标语、准备所需资料等，提前通知各位需参加接待工作人员。 3.2 部门级接待 3.2.1获取来访信息后，对口接待部门应及时填写《来访审批电子流》，有用车需要的，应提前向行政管理部申请。 3.2.2在客人到来之前，接待人员应熟悉了解客人相关信息，并根据客人性别、年龄、来访目的等备好各类接待物品和文件资料，接待人员应熟练掌握公司相关情况或与到访客人对口业务。 4 接待实施 4.1 重要客人应安排身份相符的接待人员到机场、车站或公司大门口迎接客人； 4.2 接待人员接到客人后，应先作自我介绍，对客人致以亲切问候，表示欢迎，并适当寒暄； 4.3 在客人带有行李、重物的情况下，接待人员应主动帮客人拿取行李，但不可主动去拿客人的公文包或手提包； 4.4 客人至目的地途中，接待人员应主动与客人寒暄天气、风俗、特产、名胜以及沿途的景观等，介绍公司概况，但不得谈论涉及到个人隐私、公司秘密等内容； 4.5 应及时告知客人食宿地点、行程安排； 4.6 若客人旅途劳顿，先将客人引领至下榻酒店，整顿行装并稍作休息； 4.7 客人回房休息前，应提醒其下一项行程安排的时间地点； 4.8 提前订餐，审定菜单、酒水，组织就餐程序； 4.9 接待过程中应关注细节，及时发现并解决问题；适时根据突然变化，做好适应性调整。 5 接待标准 5.1 就餐规定 5.1.1各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上到公司食堂就餐。 5.1.2凡因工作需要，确需在外进行业务招待的，由招待部门填写申请单经公司领导批准后方可在外就餐。填写申请单时应注明招待事由，来客姓名、职务及陪客人员等。 5.1.3餐费标准 5.1.3.1公司级接待餐费：原则上早餐不超过30（元/人）；午餐、晚餐不超过100（元/人）； 5.1.3.2部门级接待餐费：原则上早餐不超过15（元/人）；午餐、晚餐不超过50（元/人）； 5.1.3.3特殊情况超过标准的，须经总经理或总经理授权人批准； 5.1.4来客人数不超过5人，公司陪同人数不得多于3人；来客人数多于5人，公司陪同人数不得多于4人；来客超过10人，陪同人数酌情而定； 5.1.5实行先申请后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续，无申请单的，财务部不予报销，费用由签单人自理。 5.2 住宿规定 5.2.1原则上安排在公司客房住宿，凡因工作需要，确需在外住宿的，应由招待部门填写申请单经总经理批准后安排住宿。 5.2.2住宿一般安排两人住宿一标房。 5.2.2.1公司级接待住宿标准200－400元/间以下； 5.2.2.2部门级接待住宿标准100－200元/间以下； 6 附则 6.1 本制度解释权归行政管理部。 6.2 本制度经总经理批准，自下发之日起执行。 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：C0 页 码：第1页共3页 文件标题 对外接待管理办法 ※ ※ 本文件之著作权