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采购应付管理培训资料  目录 1．基础设置 3 1．1采购___应付款设置 3 1．2 供应商过帐组 4 1．3 物料收费-物料费用 5 1．4 付款条件 5 1．5 付款方法 5 1．6 报告选择 5 1．7 申请工作表模板 5 1．8 供应商卡片 5 1．9 练习新建一个供应商 9 2．采购业务 10 2．1采购报价和采购订单 10 2．2 创建一个新的采购报价 10 2．3 转换采购报价成采购订单 11 2．4 给采购订单开发票 13 2．5 练习采购报价和订单 15 3 采购发票 16 4 采购过帐程序 18 5 贷项通知单 18 5.1 创建并过帐贷项通知单 20 6 付款日记帐和支票书写 20  1．基础设置 1．1采购___应付款设置 在使用采购_应付款项前，您需要定制系统怎样管理您的采购和应付款项。例如，您必须定义基本的采购和开发票的基本原则和设定用于供应商、采购单据的编号号码串。您也必须设置其它选项，例如如何计算过帐折扣，您是否想对发票进行精度取舍。 用采购和应付款项窗口来设置系统管理这些采购和应付款的形式。 打开采购_应付款项菜单中的采购_应付款设置窗口，点击设置-采购_应付款设置。 采购_应付款设置窗口如下： 在采购_应付款窗口的常规栏，您可以设置选项如您想如何计算和过帐帐目您是否想对发票进行精度取舍。该栏包含如下编辑框： · 折扣过帐-这里，您可以设置系统要单独过帐的采购折扣类型。 · 发票收据-可设置让系统结合采购发票自动生成收据。系统在您过帐一个采购发票时将自动过帐发票。 · 发票舍入-选中此项时说明系统将自动取舍采购发票。您可以在总帐帐目中为本币和在货币表中为外币设置舍入精度。 · 必须的外部单据编号-在此设置如下情况下输入外部单据编号是否有必要： 在采购标题的供应商发票编码或供应商贷项通知单编码中。 在普通日记帐行中的扩展单据编号中，也就是单据类型的内容为发票贷项通知单或财务收费或单据类型的内容是供应商。 · 允许VAT差额-如果您允许采购单据的VAT帐目手动调整，可以选中此选项。您必须在总帐设置中设置最大VAT允许差额。 · 计算发票折扣-如果您想让系统结合采购单据自动计算发票折扣额，可以选中该选项。 · 按VAT ID的计算发票折扣-如果您选中此项，发票折扣会按每个VAT ID来计算。如果不选中此项，发票折扣将会在采购单据总计中计算。 · 货币之间分配-在此您可设置在采购和应付款项应用区中分录应用区允许使用不同的货币的范围。 · 从总订单将注释复制到订单中-如果选中此项，您在一个总订单中输入的注释将被复制到由总订单创建的采购订单中。 · 将注释从订单复制到发票中-如果您选中此项，您在采购订单中输入的注释将被复制到由订单创建的采购发票中。 · 复制注释订单至收据-如果您选中此项，您在采购订单中输入的注释将被复制到由订单创建的收据中。 · 将注释从退货单复制到贷项通知单中-如果您选中此项，系统将从贷项通知单中复制注释到已过帐退货中。 点击编号 在编号栏，您必须设置用于供应商、采购单据等的编号号码串。 设置里的其它选项 现在我们查看设置中的其它选项 1．2 供应商过帐组 您用供应商过帐组窗口来创建一个或多个供应商过帐组。对于每一个您创建的过帐组，您必须创建其与相关总帐科目的连接。您可以让每个过帐组使用相同或不同的帐目编号。在建立过帐组后，您可以把它们分配给相关的供应商帐目。当您过帐给一个供应商帐目时，系统将过帐给和供应商相关的并由供应商过帐组设置的总帐帐目中。我们将在本章后面再涉及过帐程序。 1．3 物料收费-物料费用 窗口用于设置物料费用编号。如果您想学习更多关于物料费用的内容，请查看第三章，销售和应收款项。 1．4 付款条件 您用付款条件窗口为每个付款条件设置代码-也就是开发票的到期日期计算。我们将在本节后面更详细地查看付款条件。 1．5 付款方法 将允许您创建一个默认平衡帐目给每一个付款方式。换句话说，就是关闭每张发票。当您在付款方法中您处理平衡帐目时请小心，通过过帐，这会立刻核销发票。这项功能是为现金采购者而设，而不是用于一般帐目付款处理。 1．6 报告选择 分配一个报告编号给一个采购单据。 1．7 申请工作表模板 您可以在此处为工作表申请创建模板和批处理工作。 1．8 供应商卡片 在采购和应付款项菜单，点击供应商。供应商卡片窗口如下： 从供应商卡片中我们可以看到供应商所有的有效信息。注意供应商卡片有六栏。这样，就允许无需打乱主屏幕就可以把相似的信息组合到同一张卡中。系统用此信息用来打印采购单据标题的供应商信息。 因此您必须为每个供应商设置一张卡片，用于输入一些基本信息如有效名称、地址和帐目类别。您可以按F3并按回车在编号号码串中获得下一个编号以创建一