02 QEO记录控制程序.docVIP

　TX／QP／EP／OP－02 记录控制程序 现行版本：D　　副本控制： 编制：颜现召　日期：2005.08.03 审核：曾庆刚　日期：2005.08.05 批准：卢安民　日期：2005.08.08 2005-08-08发布　　　　　　　2005-08-08实施 中国·河南　　田庄选煤厂 1　目的 对记录进行控制，为质量/环境/职业健康安全管理体系的有效运行提供依据，并在有要求时达到可追溯的目的。 2　适用范围 适用于本厂使用的与质量/环境/职业健康安全有关的记录的管理。 3　职责 3.1　企管科负责各类记录的归口管理。 3.2　各部门负责本部门记录的标识、收集、编目、查阅、归档、维护、贮存、保管和处置工作。 4　工作程序 4.1　记录的范围 4.1.1　记录是质量/环境/职业健康安全管理体系连续运行的证据。 4.1.2　记录要将重点放在那些为实施与运行质量/环境/职业健康安全管理体系所需的有关质量/环境/职业健康安全方针、目标实现程度的记录上，应包括： 　a)　关于适用的法律法规要求的记录。 　b)　产品或服务的记录，产品和服务的提供过程的记录。 　c)　有关供方与顾客的记录/协商和沟通的记录； 　d)　测量和监视记录； e)　不合格/不符合方面的记录；　 f)　人力资源管理方面的记录； g)　审核与评审记录； h)　纠正和预防措施方面的记录等。 4.2　记录的编制、格式及审核。 4.2.1　记录的编制由各部门根据实际控制需要自行确定。 4.2.2　记录表格的格式由各有关部门根据实际内容的控制需要自行设计，汇总后报企管科，由企管科审核确定，对其进行统一编号、登记，并建立《记录一览表》。 4.2.3　记录的标识 记录的右上角为记录编码（如下） TX／QR／ER／OR—XX—XX 4.3　记录的填写 4.3.1　记录填写人员应做到： a)　认真及时填写记录、表格，字迹清楚，版面整洁，数据翔实、完整，并对填写的数据负责。 b)　记录一律用钢笔或圆珠笔填写（需要时可打印），不得任意涂改，需要涂改时必须由修改人在修改处签章方可有效。 c) 记录如为电子录入，则需明确修改权限，并在设计录入系统时充分考虑控制方式。 4.3.2　各部门负责人负责记录使用的监督管理。 4.4　记录的保存 4.4.1　各部门记录由各部门自行归档管理。 4.4.2　各部门应设置专(兼)职记录保管员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存，当保管员发生变动时应进行记录移交。 4.4.3　各部门应根据实际控制需要提出所使用记录的适宜保存期限，报企管科确定，记录保存期应在《记录一览表》中予以明确。法律、法规或另有其它规定要求的记录按相应规定执行。 4.4.4　各部门应根据实际情况选择适当的编目方法对记录进行编目，并建立《记录编目登记表》。 4.4.5　记录应放在适宜的场所保存、记录保管员应对记录进行日常检查维护，防止记录的损坏，变质、或遗失。 4.5　记录的查阅 4.5.1　记录需经有关人员批准后方可查阅，记录保管人必须做好记录查阅登记及及时完整保存工作。 4.5.2　必要时，记录可提供给相关方或其代表查阅。 4.6　记录的处置 超过规定保存期限和作废回收的记录，经本部门负责人同意，可自行销毁，并在《记录编目登记表》上注销。 相关文件 6　记录 a)　TX/QR/ER/OR－01－07《记录一览表》 b)　TX/QR/ER/OR－01－08《记录编目登记表》 更 改 记 录 更改页 条款号 更改内容摘要 更改通知单编号 更改人 生效日期 田庄选煤厂 文件编号：TX／QP／EP／OP－02 第 2 页 共 6 页 记录控制程序 版次：D/0 发布日期：2005.08.08 2