[理学]电子文秘课件1概述.ppt

现代文秘概述 * * 本课程以实用性与可操作性为原则。同学们通过本课程学习，可以了解企、事业单位管理知识，掌握现代文秘工作的基础知识和基本技能，提高计算机操作能力与操作技巧。 文秘人员是各级党政机关、企事业单位不可缺少的工作岗位。如，中央机关秘书局，大专院校校长办公室秘书、企事业单位的经理秘书等。 现代文秘是社会主义市场经济建设和社会发展需要的、从事文秘、公关工作的复合型专业人才。 现代文秘是“集决策辅助、事务处理、技术支持”于一体的特殊职业，具有“办公无纸化、信息电子化和数据集成化”3大特点。 信息时代给文秘带来了更大的发展机遇。由于秘书人员与领导有更多的接触机会，更容易接触到丰富的业务知识，更容易获得纵向、横向的发展机会！ 现代文秘相对于传统文秘，不仅强调个人素质，更强调团队合作与包容素质；不仅具备写作、办事和组织能力，更应具备沟通、执行和创新能力。同时社会对文秘的信息素养有了更高的要求。 信息素养：是一种通过教育培育的，在信息社会中获取信息、利用信息、开发信息的修养与能力。 具备较高的品德修养、智力才能、身心健康等素质，具备应知应会的阳光、聪颖形象。 具备较强的文字与语言表达能力﹑部门协调与合作能力，事件分析与处理能力等综合素质。 具备清新的仪表美、气质美，在具备一种大智慧的同时还需要有一点周到与细心。 秘书应具备的形象 一个人的成功，需要处理好三种关系：私密关系、职场关系，自我与世界的关系。 私密关系 涉及的人包括：父母、恋人、孩子、挚友等。我们与他们相互依存。 职场关系 涉及那些与我们合作的人。我们与他们有着共同的工作目标。 自我与世界的关系 我们和这个地球上的所有生命体之间建立的关系。当你为整个世界付出的同时，你的事业、你的人生、你的健康、以及你与他人的关系都会得到应有的改善。 秘书要懂得维护个人形象，就更有机会获得好职位；懂得维护企业形象，就更容易得到上司的赏识，更容易获得发展的机会！ 职业形象好比是一座摩天大厦，外部形象是大厦外表漂亮的马赛克，知识结构是大厦坚固的地基，品德修养是大厦的钢筋骨架，沟通能力是大厦内外的通道。 ㈠基本素质 ⑴身体素质：健康的身体。 ⑵心理素质：平和、阳光、诚信、坦然的心态，良好的心理调节与控制能力。 ⑶思想素质：爱岗敬业、实事求是、社会责任感。 秘书应具备的素质 ㈡业务素质 ⑴理论知识：掌握一点法律、外语、计算机、公共关系学、心理学、社会学、经济学等基础知识。 ⑵实践经验：具有社交礼仪、协调沟通能力，文书与信息处理能力，办公室管理与安全防范能力。 ⑶办事能力：较强的办事能力与紧急情况现场处理的能力。 ㈢文化素质 ⑴社会科学：懂一点文史哲法教，对文学艺术作品有一定的鉴赏能力。 ⑵自然科学：积累一些自然科学知识，如机械设备，建筑工程，医疗卫生等。⑶外语：对外交往中，在书面上、口头上成为懂业务、懂外语的高级人才。 ⑷特有素质：驾车技能、熟悉体育项目等。 熟练使用计算机，熟练运用办公软件，熟练利用网络获取信息资料是现代文秘工作基本技能。 一个人的脑子不可能记住方方面面的事情，一个优秀的秘书手边常常准备点工具书或手册备查是工作敬业的表现。 秘书手边的备查工具 常用网址、网站域名、常用办公软件、查杀毒软件等。 新华字典或辞海，身边有个不说话的老师，可以使你省很多事。 常用政策法规、条令、规章制度，特别是与本职工作密切相关信息。 有关单位或所属单位的通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱，QQ号等。 国内外交通时刻表，节令、气象等知识手册。 中国地图、世界地图以及有关地理、旅游、风土人情等知识手册。 中外历史年表、国内外重要人物、重大事件、重大纪念日等资料。 …… 我国秘书实行职业准入制度，拥有秘书职业资格证书是进入秘书行业的必要条件。 各类秘书证已成为谋求好职位的敲门砖。 目前现代文秘职业资格考试主要有5大类。 文秘证书考试简介 5类秘书职业资格证书考试： 国家秘书职业证书 全国商务秘书(CBSC)资格证书 伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书 剑桥办公室管理国际证书(剑桥秘书) IAAP(国际职业秘书协会)秘书资格证书 国家秘书职业证书考试是1997年劳动和社会保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。 一般公司和企事业单位文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。 国家秘书职业证书 适用人群：各类在校大学生，正在或准备从事办公室秘书工作者均可报考此秘书证考试。 权威性：该证书是含金量较高的秘书资格认证。由国家社会和劳动保障部颁发，是在国内从事秘书职业的资格准入证明。 证书等级：国家秘书职业标准考试内容分秘书(涉外)和秘书(普通)两个种类。每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。 其中，秘书(涉外)专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种。报考