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 国家职业资格培训四级秘书教程 之 办公室事务管理 主讲：校长办公室 赵立兵 谢谢大家！ 图2：开放式办公室布局 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息收集的范围 （二） 包括：自身信息；国内外市场信息、法律政策 信息、客户信息、交际活动信息等。 信息收集的要求 （三） 价值性 时效性 层次性 全面性 针对性 信息收集工作的程序 （四） 明确信息收集范围 选择信息收集方法 熟悉信息来源 熟悉信息来源 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息的筛选 三 信息筛选的定义 （一） 即对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去伪 存真、去粗存精，提取真实、有价值信息。 办公室常备信息资料 （二） 参考书（包括工作用参考书、手册、百科全书、 字典与词典、年鉴等），报纸期刊、内部文献等。 信息资料筛选方法 （三） 信息筛选要求 （四） 对工作有指导意义与业务有密切联系；带有倾向性动向 性或突发性；有预见性，前瞻性；去伪存真、去粗存精 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息的分类 四 信息分类的定义 （一） 即根据信息所反映的内容的异同，分门别类地 组织起来的一种科学方法。 信息分类的方法 （二） 字母分类法 地区分类法 主题分类法 数字分类法 时间分类法 信息分类的要求 （三） 讲究科学、系统、有逻辑性和实用性；分类标准明确， 分类层次清晰；准确归类，子类界限清晰，无交叉。 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息的校核 五 信息校核的定义 （一） 即对初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析 其可靠性和准确性，对信息真实性进行确认。 信息校核的范围 （二） 信息中的观点、事实、数据、图表、符号及时间、地点、 人物等；有关政策、计划、典型事例的信息等；要查对 出处、核实原件、地名、人名、时间等。 信息校核的要求 （三） 积极主动，千方百计 1 既要符合政策，又要灵活变通 2 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息的传递（传播） 六 传播的概念 （一） 是人类的活动；是信息的交流；离不开符号和 媒介；目的是希望发生相应的变化。 信息传递的方向 （二） 内向传递——自身各系统间传递。 1 外向传递——自身与外界环境间传递。 2 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息传递的要素 （三） 信息传递的要求 （四） 信源：即信息来源，分为原生源、再生源。 1 信道：即信息通道，包括传递和运行方式。 2 信宿：即信息终点，也就是信息接受者。 3 按不同需要把握信息传递对象、方式、时间。 1 主动、适时传递接受者。 2 保密信息按照保密规范进行传递。 3 在传递过程中保证不失真。 4 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 信息的存储 七 相关知识 （一） 信息存储的载体。 1 信息存储的装备和设备。 2 信息存储管理系统。 3 纸质载体 磁性载体（软盘、硬盘、磁带等） 文件夹、文件袋、文件柜、文件架等。 信息集中管理系统 信息分散管理系统 计算机辅助管理系统 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 工作程序 （二） 登记 编码 排列 保存 保管 信息储存相关要求 （三） 选择有价值的信息储存。 1 按内容确定存储期，对过期及时调整清理。 2 分类储存信息。 3 防止存储信息收到损坏、失密。 4 信息的存储要便于查询利用。 5 国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理 图1：现代办公环境实景图 国家职业资格四