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第二章 办公室环境管理 教学目的：1、办公室环境的含义；2、办公室环境的类别；3、办公室环境的优化办法；4、制约办公室环境的自然因素和社会因素；5、如何防范和处理应急事件；6、开放式办公室布局与封闭式办公室布局的优点和缺点。重点：目的2、3、5、6、难点：目的3、4 一、办公室环境 广义：是指一定的组织机构的所有成员所处的大环境。包括社会和组织环境。 狭义：是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境和自然环境。 （人文环境包括：文化、教育、人际关系等；自然环境包括：办公场地、建筑设计、空气、光线、颜色、设备、布局等） 二、办公室环境管理的目的 环境的好坏直接影响到人的身心健康和工作效率，办公室环境管理的目的是优化办公室环境，使在其中工作的人员能尽量免除外界有害因素的影响，不断提高工作效率。 三、办公室环境的分类 社会环境：包括一个国家和地区的政治、经济、文化、法律、体制以及人口、民俗、民族、历史等因素。它是研究办公环境的出发点。 职能环境（组织内部环境）：指一个社会组织内部的机构设置、目标划分、运行情况、制度建设以及人际关系和工作方法等。它是办公室环境的核心。 工作环境：指具体的办公活动的场所、使用的设备和从业人员的状况。它是办公室环境的基础。 四、制约办公室环境的自然因素 绿化环境 空气环境 光线环境 颜色环境 声音环境 设备环境 安全环境 五、制约办公室环境的社会条件 影响办公室工作人员的行为不只是硬环境，在某些时候，软环境对人的影响更大，因此，应提高工作人员的素质，加强软环境建设。主要有： 人际环境 气氛环境 工作作风环境 总之，第一、要注意培养工作人员的宽容开朗的性格。第二、要形成彼此间的合作精神和团队精神。第三、要有意识地保持办公室健康文明清新脱俗的氛围。 六、办公室工作环境的优化 （一）办公室的筹建（见教材18—19页） 1、确定办公用房的产权形式 2、合理地选择办公地点 3、设计适宜的内部结构 注：人类工程学（教材18页） （二）办公室布局 宏观布局（组织内部）：要本着便于各项公务沟通协调的原则，关系密切的办公室要相互接近。 凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门应设在办公楼的中心地点；文印、计算机房、财务等办公室应设在办公楼一端；要与领导和其他职能部门相毗连。 微观布局（办公室内部）：开放式和封闭式（见教材（19页） （三）办公室布置 尽量避免人员和文件过多地往返流动; 地面无堆积物和障碍物; 保证基本的工作空间; 噪声过大或昂贵的设备机器,开辟单独房间放置； 考虑到易于清扫、易于疏散； 根据部门工作人员工作关系，决定办公位置； 物品摆放有序（21—22页）； 保持办公室的清洁卫生（20—21页）； 接待室与工作室分开； 消除各种安全隐患（23—24页）； 过于生活化的物件，如：玩具、手纸、饭盒、肥皂、护手霜、洗涤剂、正在织的毛线等，不能出现在外人目所能及的地方 七、正确处理突发事件 1、制定各种突发事件的应急预案； 2、对所有员工进行相关培训，实行演练，了解突发事件处理办法； 3、加强管理，健全制度，明确责任； 4、定期督察，分析信息，提前预判，消除各种隐患； 5、遇事冷静，处理及时、得当； 6、及时做好各种记录，为事后处理提供证据。 绿化环境 外部环境应绿树成荫、芳草铺地、花木繁茂。它不仅能点缀环境，还能调节小气候，有利于提高工作效率。 内部只能放置花草，且所占空间不能太大，要考虑到安全因素。 空气环境 空气环境是以空气温度、湿度、清洁度、流动速度四个参数来衡量的，简称“四度” 温度：冬天在20—22度，夏天23—25度。 湿度：正常温度下在40%—60% 清洁度：包括新鲜程度和洁净程度，要保持空气新鲜。 流动速度：在22度情况下，流速在0.25米/秒为宜。通风标准每人每小时约2000立方米。 光线环境 长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，不但影响工作效率，长久还会使视力下降，影响身体健康。但是亮度也不能太高，不然会带来眩光，使视觉效能下降。  以自然光为主，以人造光补充，日光灯最适宜办公。 颜色环境 颜色具有很强的感染力和吸引力，可直接影响人的心理活动和行为。办