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清空您的收件箱：控制电子邮件的 4 种方法 如果您的电子邮件收件箱变得不受控制，您可能需要再想办法组织电子邮件并清空您的收件箱。开创处理 收件箱的新方法可助您更好地掌控邮件，缩短响应时间，并及时了解关键行动和重要信息。 本文介绍可帮助您在家或在办公室更有效处理电子邮件的四个关键因素。虽然本文中提到的某些生产力工 具特定于Microsoft Outlook （Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web Access ），但多数方法（甚 至本文中说明的机构看法）都能够帮助您更有效地处理电子邮件并清空您的收件箱，即使使用的是 Outlook 以外的电子邮件应用程序。 1. 创建一个简单有效的电子邮件参考系统 拥有井井有条的收件箱的第一步是了解参考信息和操作信息之间的差异。  参考信息是指完成行动非必需、保留以备后用的信息。参考信息可存储在您的参考系统内，例如 电子邮件参考文件夹、“我的文档”文件夹或公司 Intranet 网站。  操作信息是指完成行动所必需 的信息。操作信息与操作一起存储在待办事项列表或“日历”内。 （如果所需操作是详细回复，请尝试使用关于使用 Office 2010 更轻松创建难以置信文档的以下技巧将 信息转换为专业通信。） 大多数人都会通过电子邮件收到大量参考信息。有时，多达三分之一的电子邮件是参考信息。因此，拥有 一个可将收件箱内的邮件轻松转移至电子邮件参考系统的系统至关重要。在参考系统中，参考信息存储在 一系列电子邮件文件夹中，确保日后可轻松访问。 在将参考信息归档之后，您可以采取以下三个步骤来处理必须使用的电子邮件 — 操作信息。 2. 安排不受打扰的时间来处理和整理电子邮件 您每天被打扰多少次？一旦允许来自电话、串门者和即时消息的不断打扰，则您几乎不可能完成任何事情。 因此，预留出不受打扰的时间来处理和整理电子邮件至关重要。 许多电子邮件要求您做出决定。最佳决定要求专注，而专注则要求注意力不受打扰。每天安排固定时间处 理电子邮件，以便清空收件箱。当然，您也可在日间浏览电子邮件，查找紧急邮件或请求。 每天留出一小时来处理电子邮件，并将这段时间标为“忙碌”。在这一小时内，切勿接电话或中断，仅专 心处理收件箱邮件。您也可以关闭每次收到新电子邮件时都会响起的声音报警，它本身可能就是一种干扰。 在 Outlook 中，单击文件选项卡。单击选项。在邮件选项卡中的消息到达下面，清除播放声音复选框。 开始时，保持这些约会需要您自律。但随着时间的推移，自律会变成习惯。清空收件箱之后，您会发现每 天这一小时的价值，继而坚持下去。 Microsoft Outlook 2010 使得保持这种处理电子邮件的时间安排和处理收件箱变得更加容易。Outlook 2010 新增的畅通访问功能意味着您不必在家或在办公室就可以保持您日常的电子邮件管理约会。 Office 2010 中的对话视图使您可以根据日期和对话来组织电子邮件文件夹。当启用对话视图时，主题相同 的邮件以可展开或折叠的对话方式显示，从而帮助您迅速查看和处理邮件或完成对话。 1 / 6 此外，Office 2010 中增强的搜索工具可使用特定标准（如发件人或主题关键字）和其他信息（如附件）进 行搜索，因而更容易缩小搜索范围。搜索工具上下文选项卡包括筛选器集，可高效集中搜索范围，隔离您 希望隔离的项目。有关详细信息，请参阅使用即时搜索功能查找邮件或项目。 Outlook 2010 内的即时搜索工具提供了许多在邮箱内搜索特定邮件的方法。 3. 从最顶端开始，每次处理一项 当您坐下来处理电子邮件时，第一步是依照顺序分类整理电子邮件。例如，可以根据日期、主题甚至发件 人或收件人来筛选电子邮件。在 Outlook 2010 中的视图选项卡内，在“排列”组中单击所需的排列选项。 使用视图选项卡，您可以根据日期、类别、发件人或收件人等等标准筛选电子邮件。 您也可直接从收件箱更改排列选项。要显示选项列表，请在搜索框下面右键单击排列方式: 框。 收件箱中的排列方式: 框可以让您方便地访问更多用于排列邮件的选项。 2 / 6 提示：如果使用 Outlook 2010 时启用阅读窗格（在 Outlook 2007 中称为预览窗格），则无须打开即可 查看邮件。要启用阅读窗格，请在视图选项卡上的“版式”组中单击阅读窗格。要启用 Outlook 2007