[工作计划]办公事务管理.doc

第一章 办公事务管理 办公室卫生及日常行为准则 为维护办公环境整洁，提升公司形象，特制订本准则 凡本公司与昂均应本着“公司是我家，爱护靠大家”的原则，共同维护公司办公环境整洁干净，共同营造一个良好的工作环境，树立公司形象，不得作出有损公司形象的事情。 凡公司员工之间应互相尊重，以礼、以诚相待，工作互助，不得拉帮结派，互相攻击。 洽谈室须保持整洁。办公室各部门在与客户洽谈结束后，各部门经理有责任和义务进行监督。 各员工须保持办公桌面整洁，隔间玻璃面上严禁粘贴各类纸张物品，私人物品除水杯外应收纳在办公桌内，不得占用办公台面影响工作。 业务部门的样品等应有序摆放公司提供的储藏柜内，不得随意堆放，并应定期对储物柜进行清理保持整齐。 洗手间、排水道等卫生设施，尽量避免大量水渍溅出，并且不得将易赌赛水槽的茶叶、其它残余物等倒入洗手盆中，主动维护其清洁畅通。 公司将不定时抽查上述规定执行情况，发现有违反者，予以警告，警告三次（含）或以上仍违反者，视情节轻重处以罚款100—300元。 第二节 电话使用准则 为进一步规范公司电话处理程序，塑造公司良好形象，保证公司信息畅通，特制订本准则。 电话铃声响后，应尽快拿起话筒接听。 电话用语应尽量礼貌、热情，给对方留下较好的印象。标准用语“你好，三顺公司”。 在接到客户投诉电话时，应委婉解说，不可与客户争吵，甚至发生语言冲突。 应备好电话记录本，做好通话记录，确保相关工作的进行。 为提高工作效率，营造良好的工作氛围，不提倡在公司工作时间内拨打私人电话。 禁止因私拨打长途电话。 办公设备管理制度 总则 为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。 本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。 本制度适用于公司全体员工。 电脑使用管理 专人专管 每台电脑由使用的员工负责日常操作及维护。 电脑及储存的信息视为公司财产，电脑使用人员自设密码管理，行政部对所 有电脑设置的密码进行登记备案，以便必要时接受公司对任一电脑使用的检查，行政部负责对密码资料的保管。 所有员工必须确保电脑内公司商业信息不外泄。 操作规定 严禁使用电脑上网玩游戏、聊QQ、看电影、看小说等与工作无益的事情，一但被发现记大过一次罚款1000元处理，屡次再犯者一律罚款1000元开除处理。 使用外接存储设备时，应先做病毒扫描，防止电脑病毒入侵。 严谨私自拷贝、泄露涉及公司商业机密的文件资料。 硬件维护 除负责硬件维护的网管之外，员工不得随意拆卸所使用的电脑设备。 电脑使用人员应做好设备保养，确保电脑外设始终处于整洁和良好的状态。 打印机、复印机使用管理 为确保复印机的安全运转，每天下班后应及时关闭电源。 注意打印、复原内容的保密性。 其他事项 办公设备要定期进行养护，确保安全运转，提高办公效率。 文件档案管理制度 为使公司文件处理准确、及时，提高文件处理的工作效率和质量，特制定本制度。 公司的通用文件种类 请示 向董事长或总经理请求、请示、批准的事项。 报告 向董事长或总经理汇报工作、制订计划、提出建议的事项。 决定 公司对重要事项做出的安排。 决议 公司经过会议讨论或决定，要求贯彻执行的事项。 通告 在公司范围内公布要求员工应当遵守或周知的事项。 通知 传达董事长或总经理要求全体员工周知或共同执行的事项。 函 对公司下属企业或不相属单位间的商洽、询问、催办等。 会议记录 记载会议议定事项 文件的保密等级划分 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件 机密。指次重要并且所涉及的内容不能向无关人员透露的文件 秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件 普通。指非机密文件 文件的整理与保存 文件的保存年限 ● 永久保存的文件包括：公司章程、股东大会及董事会会议纪要、重要的制度性规定；重要的协议、合同、登记注册文件；股权关系文件；政府许可文件；有关公司历史的文件等。 ● 存10年的文件包括：请求政府审批的文件；人事任命文件；薪酬体系文件；财务会计账簿、会计报表等。 ● 保存5年的文件，即不需要保存10年的文件。 ● 保存1年的文件，即不重要的或临时性的文件。 第二节 员工出差管理办法 一、员工出差前应填写《员工出差申请表》。出差期限根据具体事项视情况需要而定。 二、员工将填写好的《出差申请表》，交行政部留存便于考勤管理。 三、差旅费报销 1、员工因公出差的差旅费实行实报实销制度； 2、员工因公出差期间因办理私人事务发生的各项费用自负。 第三节 会议管理办法 为了使公司的会议管理规范化、有序化，提高会议效率，特制定本办法。 一、会议组织 1、公司级会议，主要指公司员工大会