人力资源专业系列培训一：制度制定模块2如何制定及修订公司管理制度.doc

如何制定及修订公司管理制度 一、制定之前要明确的几个问题1、什么事务需要管理一般在已经发生或容易发生的问题时需要制定。制度制订和规定的制订是根据管理过程中的需要来确定的是管理实践的需要而不是人的主观想象。例如汽车产生以前在农村只要规定靠右边行走便可有汽车以后才需要分道行驶而现在随着车辆的增多和车速的增加交通规则越来越复杂。2、什么范围范围是指什么事项什么区域什么人在什么时间内需要管理。例如三环以内在7:0020:00不许通过除公共汽车以外的大型机动车就规定了行车的范围。又如上班时间所有工作人员在办公区内必须穿制服也规定了范围。3、什么程度任何事物都有个“度”管理亦然。有的人认为管理越严越好越细越好这是错误的。因为制度过死、过细必然降低工作效率甚至为了执行制度、检查执行制度情况要花费一定的精力和金钱。满足需要恰如其分的管理是适度的、正确的。例如在国外的市场中对贵重商品的管理和一般商品的管理是不同的对贵重商品像珠宝首饰、手表不仅上锁还有严格的登记制度。如果你想买一枚3克拉以上的钻戒你不仅能查到钻石的产地、加工的工厂、进货的价格你甚至可以查到它的设计者和加工者的姓名而对一般商品均采取开架售货按你的喜好去挑选、去试穿、试戴选中后自己拿到收银台结账即可。4、什么目的目的必须事先确定制度实行以后是否达到目的是可以衡量的。另外要考虑对工作效率的影响有多大。如果我们制定的制度太细比如规定复印文件都必须经部门经理、办公室主任、总经理签字批准那么买复印机的意义就没有了因为这个时间完全可以去大街上的打字社去复印了。制度和管理都是要付出代价的关键在于值不值。以上这些问题解决以后我们才可以正式开始制定。二正式制定1、立案立案解决了上面所列问题我们就可以决定开始某项规章制度的制订。一般需要提请上级指派专门人员或由上级指派主管职能部门来完成。2、调查调查主管职能部门或专业小组要对制度所设计的事物范围环境及已发生的和将要发生的问题做出调查。3、拟定条文拟定条文根据情况和目的制订出详细的条文这些条文包括事物的含义、范围、时间、区域、程序、标准、惩罚手段以及批准权限、修改权限、解释权限和执行人。4、讨论设想此条款实行以后的正面效果和负面影响。讨论如何做到取得正面效果同时减少负面影响。5、试行试行通过试行检验其正面效果的好坏和负面影响的大小并根据试行结果修订规章制度不适之处。6、报上级批准报上级批准需报上级的文件规章制度条文草案讨论中对正、负面影响的对策试行情况的原始记录修订结果上级必须全面考虑这些情况并衡量利弊才能批准。7、主要职能部门颁布颁布时要考虑其实现手段并要让每个与此规定有关的人特别是执行人知道。8、主管部门监督执行在企业中负责颁布的部门与主管部门一般不是同一部门但也可以是同一部门。例如由行政办公室颁布财务部监督执行也可由行政办公室颁布行政办公室监督执行。9、修正或废止颁布后根据客观情况或执行情况的变化可提出修正案或废止案。三制订规章制度的几个原则1、系统性任何制度都不能独立存在它只存在于企业管理系统的框架之内。企业最好先定出框架然后再分部分、分层次来完成具体事务的有关制度做出之后还要放到一起进行拼接试验、试行经过一段时间的磨合在执行的力度、尺度等方面互不矛盾时才能正式颁布。2、权威性权威性的含义有二一是规章制度的批准者和颁布者必须是被授权的人换句话说他必须是有权决定这件事的人。二是规章制度一经确定必须执行。3、强制性任何规章制度都必须包括对违反者的惩罚条款和授予执行部门强制执行的手段及权力。对违反者不强制惩罚规章制度将失去作用。4、平等性任何规章制度都无例外原则有人违法而不受惩罚是对于执行者的不平等与不公正。5、稳定性规章制度颁布执行后应有一段稳定期。在此期间制度的尺度、标准应该相同如在执行过程中发现尺度和标准已不符合实际情况应明文修改或废止颁布新的规定然后再保持稳定。6、可行性任何条文都必须是可以执行的不能执行的条文和法规应立即废止否则将破坏规章制度的权威性。7、可监督性任何规章制度在制定时都必须确定监测手段以保证规章制度的执行否则制度如同虚设。8、可衡量性规章制度必须是可衡量的即必须有明确的尺度和标准来判断是否违犯而且这些制度和标准应尽可能量化。例如有些单位规定“上班时间严肃”这样的规定几乎无法衡量。9、弹性因为没有任何一条规定可以精确限定一件事物所以任何规章制度也都有一定的可调节程度称之为弹性。这种弹性是有限的积极的。积极的含义是设定弹性是为了提高效率增加解决问题的可能性而不是为了与制定规章制度的目的相对抗。例如某贵公司规定超过上班时间5分钟为迟到5分钟是弹性尺度而不是叫每一个都可以晚到5分钟。10、新规定代替旧原则凡与新规定相矛盾的旧规定一律废止而且要申明否则新旧混杂的制度将使管理失去统一的标准造成混乱。