统一财务软件会计档案整理办法.DOC

西城区会计档案整理操作手册 会计档案是整个国家档案的重要组成部分，是各单位经济活动的原始记录。为了配合本区财政管理改革，创新和规范会计档案管理模式，便于档案的完整收集、安全保管和有效利用，特制定本手册。 1 范围 本手册规定了会计档案的整理程序和使用的装具。 本手册主要适用于区属党政群机关、街道、企事业单位。 2定义 本手册采用下列定义： 2．1 会计档案 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 2．2 会计核算材料的整理 将归档的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他核算材料，按照操作程序，以卷为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒的过程。 2．3 件 归档会计核算材料的整理单位。一般以经过装订的每册（卷）为一件。 3 整理原则 会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律，坚持由会计部门负责整理的制度，区分不同保管期限，便于保管和利用。 4 质量要求 4．1 归档的会计核算材料要真实、准确、齐全、完整。 4．2 会计账簿要做密封装订。 4．3 整理时，应使用统一要求的纸张、装订材料、档案保管装具等。 5 整理方法 5．1分类 会计核算材料应采用类别——会计年度——保管期限的方法进行分类。分类方法不能随意改变。 5．1．1 类别 将全部会计核算材料按会计凭证、会计账簿、财务报告、会计其他核算材料四类分开。 5．1．2 年度 每类之下的会计核算材料再按会计年度分开。 5．1．3 保管期限 每一年度内的会计核算材料根据保管期限依次分开。 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年四类。（参见《行政单位、事业单位会计档案保管期限表》、《企业和其他组织会计档案保管期限表》）。 5．2装订方法及质量要求 归档的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料应进行装订，会计核算材料的装订，首先要按类别分开，即会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料等不要混杂，每一类别的材料按照形成的时间顺序，结合数量多少，根据不同价值，组成若干个保管单位，一卷为一件。 5．2．1 会计凭证装订方法及要求 会计凭证按月分别装订成卷，一卷为一件。每月可装订成一件或若干件。 5．2．1．1 按记账凭证的编号顺序排列，防止漏号、颠倒。 5．2．1．2 记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。 5．2．1．3 使用财务软件的记账凭证采用统一规格打印，页号由财务软件自动生成。手工填写的记账凭证按要求编写页号。 5．2．1．4记账凭证用线绳在左上角装订，厚度一般在1-2厘米。装订后要在凭证左上角包斜角，并在正面包角接缝处加盖单位财务专用章，背面加盖经手人员印章。 5．2．1．5 凭证封面填写要项目齐全、规范清楚。 5、2．2 会计账簿装订方法与要求 会计账簿要按照账簿形成的特点，在同一年度中，将不同保管期限和不同种类的会计账簿分别装订成卷，一卷为一件。 5．2．2．1 会计账簿要有连续页号，页号填写在账簿右上角，使用钢笔或签字笔填写。 5．2．2．2 使用财务软件的会计账簿统一用A4纸打印，采用规范的会计账簿封面进行热融密封。 5．2．2．3 手工记账的订本账应保留原有面目，账簿封面要加贴不干胶标签，并填写规范；活页账要将空白页撤除，采用上装订方法进行装订。 5．2．2．4 封面、备考表填写规范。 5．2．3 财务报告装订方法及要求 财务报告由会计报表、编制说明等相关材料组成。将同一年度形成的财务报告，按价值分开，永久保存的年度财务报告组卷后，随当年文书档案一同编目；月、季财务报告按月季分别组卷，一卷为一件。 5．2．3．1 财务报告要有连续页号，页号填写在财务报告右上角，使用钢笔或签字笔填写。 5．2．3．2 使用财务软件的财务决算报告用A3纸打印，采用三孔一线左装订方法；财务月季报告使用B4纸打印，采用三孔一线上装订方法。手工制作的财务报告，采用三孔一线左装订方法。5．2．3．3 财务报告的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章。 5．2．3．4 封面、备考表填写规范。 5．2．4 会计其他核算材料的装订方法及要求 会计其他核算材料包括银行余额调节表和银行对账单等。 5．2．4．1 将同一年度的银行余额调节表和银行对账单，按形成的时间顺序分别排列，可适其材料多少，按名称分别组卷或一起组卷，一卷为一件。 5．2．4．2卷内材料要有连续页号，页号填写在其他核算材料的右上角，使用钢笔或签字笔填写。 5．2．4．3 会计其他核算材料应按A4规格进行托裱，采用三孔一线左装订方法。 5．2．4．4 封面、备考表填写规范。 5．3 封面填写要求 会计核算材料封面内容要逐项填写，字迹应符合归档要求，便于档案的保管