会务管理规定-修订.docVIP

编号：HK-GB-01 三 级,第1次修改 会务管理规定 下发日期：2010-04-01 执行日期：2010-04-01 1.目的 为了规范公司会务管理，统筹、高效使用会务场所，充分发挥其作用，保证公司各种会务和接待工作，避免部门间使用冲突，特制订本规定。 2.适用范围 凡使用接待室、会议室、电教室和职工之家（以下统称会务场所）的各类会议、接待和培训均适用本规定。 3.会务安排与管理 3.1接待室、会议室、职工之家和电教室是公司各级领导和中层单位召开会议、接待来宾和组织培训的场所，由办公室统一协调安排使用。 3.2各部门在使用会务场所上、时间上、参会人员上发生冲突时，由办公室统一协调。应遵循以下优先原则： 3.2.1内宾礼让外宾，外事接待工作优先； 3.2.2例行会议（周一9：30调度会、周五9：00协调会、经济效益分析会等）优先； 3.2.3先公司、再部门级原则，若各部门预定的会务与公司临时性重要会议所用发生冲突时，公司性会议优先。 3.3除例行会议(每周调度会、协调会等)外，各级管理者、中层单位凡需组织会议、承担外事接待、培训，必须到办公室进行登记，以方便办公室统筹协调会务场所、时间、参会领导及人员。 3.3.1预约申请时间要求：大型会议、外事接待提前三天，一般会议、外事接待提前一天登记并经批准后方可安排使用会务场所。双休日或节假日使用会议室 、接待室须在工作日预约申请。 3.3.2因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议、外事接待等后果，由联系部门负责。 3.3.3会务预约应注明：召集人（或部门）、主持人、会议主题、参加人员（或参会人数）、时间、会务场所准备要求、会务准备（如是否需其它部门配合安排投影仪、会议用水、水果等）。 3.4经理层召集的会议、需出席的外事接待由办公室负责安排。 3.5本公司工作人员进入会议室、接待室时，通讯设备应调至静音状态。 3.6公司级会议、外事接待，会务服务由办公室负责；集团级培训会务服务由集团人力资源部负责；海科公司级培训会务服务由海科公司人力资源部负责；各部门安排的会议、外事接待、培训没有特殊说明，会务工作由使用部门负责。会务工作包括： 3.6.1会前准备、通知 3.6.2会议场所预约，会场布置准备； 3.6.3会议中服务 3.6.4会议纪要书写、发布； 3.7会议纪要：所有会议均需有会议纪要留存档案。会议纪要应于会议后次日完成书写、发布，发布范围由会议组织方确定。 4.会务场所物品及卫生管理 4.1会议室内物品由办公室负责管理和维护。饮用水、茶杯、茶叶、纸巾等物品由办公室统一采购，并做好使用台帐。 4.2使用者应爱护室内环境，保持室内环境卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸等，未经办公室同意，不得改变会议室、接待室设备、家具的位置。 4.3在会议室、接待室悬挂、张贴物品等，必须征得办公室管理人员同意,不得损坏原有装修。 4.4使用者应爱护室内公用设施及环境，小心使用，不得将物品携出室外，如有损坏、丢失、照原价赔偿。 4.5 会议组织部门负责向外单位参会人员告知本公司相关的规定，并进行监督，参会人员若有违反，按公司相关制度对会议组织单位进行处罚。 4.6及时交接。会议室使用完毕后，使用单位应立即按以下程序进行会场交接： 4.6.1撤除横幅、悬挂张贴物、现场布置或其他摆放物品、设施； 4.6.2关闭投影、空调、电风扇等电器电源，归还设施； 4.6.3进行清洁 4.6.4通知办公室管理人员验收,合格方可收回； 4.6.5由办公室管理人员补充必需物品，达到再次使用效果； 4.6.6关闭门窗 4.7办公室管理人员验收前,由于使用部门未关电器电源、未关门等原因，造成电费浪费以及设备和物品损坏或丢失的，由会议承办部门承担责任，其余时间由办公室负责。 5.对于不按规定进行会务预约管理、安排或正确使用会务场所的单位，将通报批评，并处以50元/次/项以上扣款。 6.本规定由办公室制订、监督实施并负责解释; 7.本规定自下发之日起执行。 山东海科化工集团有限公司 二○一○年四月一日 会务管理规定第 3 页 共 3 页