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总账管理系统 主讲：戴春 目录 总账管理系统概述 总账管理系统基础设置 选项设置 期初余额设置 日常业务管理 期末业务管理 总账管理系统概述 地位 会计信息系统的最基本子系统又是最核心子系统 功能 总账系统基础管理 凭证管理 出纳管理 账簿管理 期末业务管理 总账管理系统概述 总账管理系统的应用流程（一） 总账管理系统概述 总账管理系统的应用流程（二） 总账管理系统概述 总账管理系统的应用流程（三） 总账管理系统概述 总账管理系统与其他系统的数据关系 总账管理系统基础设置 一、选项设置 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 准备期初数据 为什么？ 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。 总账管理系统基础设置 总账期初余额准备 准备总账各科目的期初数据 年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2007年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2007年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。 总账管理系统基础设置 总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。 如何准备？ 应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理 总账管理系统基础设置 总账期初余额录入 末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额，辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。 如果余额方向与科目余额方向相反，录入余额时录入负数。 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 总账管理系统基础设置 期初试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。 凭证一经记账，期初数据便不能再录入、修改，也不能执行“结转上年余额”的功能。 日常业务管理 凭证管理 填制凭证 凭证复核 查询凭证 记账 修改、删除凭证 汇总及打印 账簿管理 科目帐 辅助账 账簿打印 日常业务管理 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 记账凭证是账务系统处理的起点，也是所有查询数据最主要的一个来源，单位的日常业务处理首先从填制凭证开始。 表头 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号，最大编号为32767 凭证不止一页时自动在凭证号后标上几分之一 凭证日期：默认登录系统时的业务日期，可修改，不能超过业务日 期以及总账启用日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要：每个记录行都要有摘要，可以相同也可以不相同 会计科目：必须选择末级科目 金额：不能为“零”，保持借贷平衡，红字金额输入负数。可用空格 键调整金额方向，按“=”键将自动计算汇总金额。 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 业务特征：一般凭证 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行帐 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-外币 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-数量 日常业务管理 凭证管理-填制凭证 业务