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千年舟投资集团有限公司 文 件 编 号 文件主控部门 版 本 号 发布日期：2011年06月05日 实施日期： 2011年06月05日通讯管理制度 目的 为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。 范围 本制度适用于千年舟集团公司所有职能部门、各经营总部。本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机、移动电话。 原则 公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。 固定电话管理 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。 员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。 固定电话一般不开通长途直拨功能。部门经理级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审，报公司总裁批准后方可开通。 对已开通长途功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费，并按公司奖惩条例给予相应的处分。 未经公司或电话所有人的同意，拨打私人长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分。 禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发现证实，给予记过以上的处分，直至开除。 电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。 总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要，申请配置直线电话，如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申请。 申请配备直线电话，一律报公司总裁批准。 传真的管理 公司传真机由使用部门指定人员负责管理。需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写《发送传真登记表》后方可使用传真机。 负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。 发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。 传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人，对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时予以清理，保证传真机桌面的整洁有序。 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。 对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。 移动电话的管理 公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的报销限额标准。 原则上，集团主管级及下属公司部门经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的需要进行特别审批后方可报销。 公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：集团公司主管级以上的管理人员根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的移动话费报销限额参考标准，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。 移动话费申请报销流程： 移动话费报销限额参考标准如下： 性质 职务 经营类 管理类 （质量技术、人力行政、财务） 品牌运营部 市场企划部 采购部 总监 700元 400元 400元 400元 部门经理 400元 200元 200元 200元 主管 （大区经理） 400元 200元 400元 100元 业务员 （特殊岗位） 300元 100元 100元 50元 对已核定报销限额的员工，如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应填写《移动话费申请调整单》，提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和人力行政部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。 人力行政部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。 凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三