关于毕业生学籍、成绩归档的通知-重庆交通大学.doc

2012年各类综合档案的归档要求 校内有关单位： 为了更好地完成档案归档工作，档案馆按照《高等学校档案工作规范》，对各类综合档案的归档要求作出以下说明，请各有关单位按照归档要求，按时做好档案材料的准备和归档工作。 按照《高等学校档案工作规范》，现将党群与行政档案归档要求说明如下： 1.进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档文件目录”并按照要求填写，，填好后请先发送归档文件目录电子文档到档案馆进行初审。 2.根据返回的归档文件目录，对归档目录和文件进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，对文件的电子文档要同步进行整理。 3.打印归档文件目录一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉），部门领导签字后办理移交，同时需移交文件的电子文档。 联系人：刘艺 联系电话：62652 电子邮箱： 归档时间2013年6月30日前 按照《高等学校档案工作规范》，现将出版档案归档要求说明如下： 1.进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档文件目录”并按照要求填写，交纸质文件的同时必须交电子文档，填好后请先发送归档文件目录电子文档到档案馆进行初审。 2.根据返回的归档文件目录，对归档目录和文件进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，对文件的电子文档要同步进行整理。 3.打印归档文件目录一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉），部门领导签字后办理移交，同时需移交文件的电子文档。 联系人：刘艺 联系电话电子邮箱： 归档时间2013年6月30日前 按照《高等学校档案工作规范》，现将外事档案归档要求说明如下： 1.进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档文件目录”并按照要求填写，交纸质文件的同时必须交电子文档，填好后请先发送归档文件目录电子文档到档案馆进行初审。 2.根据返回的归档文件目录，对归档目录和文件进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，对文件的电子文档要同步进行整理。 3.打印归档文件目录一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉），部门领导签字后办理移交，同时需移交文件的电子文档。 联系人：刘艺 联系电话电子邮箱： 归档时间2013年6月30日前 《照片档案管理规范》和《高等学校档案工作规范》，对声像档案归档要求说明如下： 1.照片档案一般由纸质照片、文字说明、底片三部分组成。由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，定时向档案馆归档。2.照片文字说明为word文档形式，以张为单位，逐个说明，著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点等项目。（见举例） 3.使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，并标示文字说明，与数码底片一并归档；反映一般内容的，可只归档数码底片和文字说明。 纸质照片文字说明式样： 文字说明：长：4厘米 宽：5厘米 照片号/底片号： 题名： 时间： 地点： 人物： 摄影者： 参见号： 4.数码照片收集时应统一使用JPEG格式。5.用数码相机直接拍摄的数码照片，其像素数应在1000万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于500dpi。 举例如下： 先建一个以本单位名称命名的文件夹。 如： 打开外事处文件夹，创建一年来外事活动的文件夹，以时间、事由简要命名。 如： 每个文件夹下是对应其时间、地点和事件的数码照片文件，以时间和顺序号命名。如打开《11.17英领事来访》这个文件夹的内容为： 其中照片说明内容如下: 2007年11月17日下午，英国驻重庆总领事馆XXX总领事到我校访问，校长XXX、常务副校长XXX等亲切会见了XXX领事一行。随后，XXX总领事应邀为我校200余名师生做了题为“英国与欧盟”的演讲，并与师生们进行了热烈而深入的交流。 XXXXXXXX活动照片的说明： 11-17-1.JPG　英国驻重庆总领事馆XXX总领事携夫人及翻译一行与国际合作交流处XXX处长、XXX科长在我校校园内合影留恋（左起：国际处交流科科长XXX、总领事夫人XXX、XXX总领事、XX处长、英国驻重庆总领事馆翻译XXX） 11-17-2.JPG　XXX总领事一行在美术学院副院长XXX的陪同下参观校美术馆。 11-17-3.JPG　校长XXX、常务副校长XXX与XXX总领事亲切会谈 11-17-4.JPG　会谈结束，大家合影留恋。（左起：校办主任XXX、XXX校长、XXX总领事及夫人、XXX常务副校长、XX处长、英国驻重庆总领事馆翻译XXX） 11-17-5.JPG　XXX校长致欢迎辞。 以上程序完成后，在中的下载专区栏下载并填写声像档案保管（移交）表、相片档案册内目录，请先将声像档案保管（移交）表发送到档案馆邮箱，经初审后再将整理好的相片档案册和数码相片底片刻成