ビジネスレターのチェックポイント.doc

■ビジネスレターのチェックポイント １．横書きが原則２．内容が正確か３．目的が統一され簡潔か４．誤字や脱字がないか５．誠意と礼をつくして書いたか６．トラブル防止のためコピーをとったか ■社外文書の構成  ● 記号?番号 手紙の内容や種類、会社組織や取り引き先などを分類し、記号?番号をつけておけば後で確認や照会をするのに役立つ。 ● 日付 西暦か和暦で。日付は発信日。国内宛は元号が主流。 ● 宛名 略称でなく正確な名称を書く。会社?団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」とする。 　 　 敬称の付け方 × 悪い例 ○ 正しい例 株式会社○○殿 株式会社○○御中 ○○株式会社殿 ○○株式会社御中 ○○課長様 課長○○様 ○○課○○課長様 ○○課長○○様 ○○先生様 ○○先生 ● 発信者名 所在地、社名、所属?肩書き?氏名の順に書く。所在地は略すこともある。 ● 件名 内容や趣旨がわかりやすい簡潔なタイトルをつける。（「お知らせ」「回答」「照会」など） ■１）前文 ● 頭語 頭語と結語は対応した適切な用語を使う。 　 　 頭語と結語の正しい使い方 種　類 頭　語 結　語 普通の場合 拝啓 敬具 丁寧な場合 謹啓 敬白 急ぎの場合 急啓 早々 前文省略の場合 前略 草々 返信の場合 拝復 敬具 ● 時候の挨拶 ○○御中、のような団体にあてたものには省略する。また相手からの来信の場合も省略するのが一般的である。（一般手紙文、時候の挨拶参照） ● 安否?感謝または陳謝の挨拶 時候の挨拶に続けて、相手の健康や繁栄を祝う言葉を書く。さらに続けて、日頃の取り引きなどについての感謝の言葉、または陳謝の言葉を加える。（表1） 表1　前文での感謝や繁栄を祝う言葉 （例）お礼のことば ?先日は種々ご教示にあずかり厚く御礼申しあげます。?過日は何かとお手数をおかけし、恐縮に存じます。?まずは略儀ながら、書中をもって御礼申しあげます。?まずは、とり急ぎ（とりあえず）御礼まで。 ■２）主文 前文と区別するため改行して書き始める。簡潔で正確に書くことが重要であり、そのポイントは、１．まず手紙の用件を書く。（表2）２．できるだけ文章は短く区切り簡潔にまとめる。３．各文、各段階を接続語（さて、なお、ついては）でつなぎ、論理的に展開する。４．内容が複雑な場合は、箇条書きなどを用いる。 表2　主文の書き出し ■３）末文 ● 末文の挨拶 要点を簡潔に繰り返して強調し、主文を締めくくり、頭語に対応した結語を書く。（表3） ● 記 主文の用件、内容が複雑な場合、ポイントを主文から独立させ箇条書きにする。 ● 添付書類 同封した書類などの名称、番号、数量を書いておく。 表3　主文の締めくくり 通知 まずはとりあえずとり急ぎ → ご通知お知らせご一報 → 申しあげますまで 案内 （依頼） まずはご案内まで（まずはご依頼まで）ご案内かたがたお願い申しあげます お願い よろしくご指示のほどお願い申しあげます今後とも倍旧のお引き立てのほどお願い申しあげます書類を送付させていただきますので、ご査収のほどお願い申しあげます 照会 まずはご照会までとり急ぎご照会まで お断り 残念ながら貴意にそいかねますので、あしからずご了承くださいますよう、お願い申しあげます 後便?後日 詳しくはいずれ拝顔のうえ詳細は近いうちにお伺いしてお話し委細は後便にて 申しあげます ■社印?捺印の押し方