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XZ03办公通讯工具规定
北京三斯泰克石油科技开发有限公司
通讯工具规定
起 草:李良涛
批 准 本2011- 2011-
北京三斯泰克石油科技开发有限公司发布
目的
为了加强公司内部沟通和信息的传递,提高组织管理效率,建立流程化的管理体系,特制定办公通讯工具管理规定。
适用范围
公司全体员工。
具体规定
一、OA管理系统使用规定
㈠ 总则
OA管理网络系统是公司管理信息传递的有效平台,它集合了公司方方面面信息,也是公司实施企业管理、技术管理,质量管理和其他管理的重要工具,公司全体员工都要关心、维护该平台。
㈡职责
部是OA系统运行的归口管理部门,负责OA系统的运行、管理与协调。 负责OA系统的软硬件的日常维护、数据备份及故障处理。 各职能部门负责OA系统在部门内部的运行、管理与协调。 各分(子)公司负责OA系统在本单位内部的运行、管理与协调。
所有员工在到岗后须立即开启电脑并打开OA,保持信息沟通的顺畅。
考虑到网络环境原因,员工必须保证每天至少五个时间点(8:30、10:30、13:30、 15:30、17:30)OA在线,总在线时间保持六小时以上。如出现网络问题而不能保证OA运行通畅,须及时向行政部说明。
如有员工请假,外出情况,须将OA权限转交给部门内其他人员,同时通知上级领导并向综合管理部报备。如无报备,按没有上OA处理。代管OA权限人要同时负责转交人的OA使用,并遵从1、2条规定。
综合管理部会按以上三条每周不定期抽查两次员工使用OA情况,如发现员工没有遵守以上三条规定,每次处以警告处分。
㈣信息发布
信息发布按相关栏目和权限进行。
1、 按职责和权限及要求,发布相关信息和参加讨论及沟通、交流;
2、 栏目发起人有责任对版块栏目进行管理,牵头组织对公司行政管理,技术管理和其他管理进行交流,讨论、沟通;
㈤网络维护
为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务;
1、 公司OA管理员是公司OA系统栏目,版面变更唯一的指定人;
2、 禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;
3、 未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;
4、 不得对网络运行进行人为设限。
㈥信息回复
为实现信息的畅通,实现“知情”管理
1、相关人员对所接收到的信息,应在当天给予回复,如有规定时间内完成的事情,应在规定时间内回复。
2、 公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的, 每个员工必须在三天内给予回复。
3、 急办的内容发布,内容上应注明“急办”,对急办的内容,相关人员必须在收到信息半天内给予回复;
4、 论坛、新闻等栏目 ,员工可自由参与,不强求回复。
5、相关人员按职责对相关信息,必须及时给予回复;如若未能按照回复的规定进行相应的回复,则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评并通知其直接上级,第二次OA管理员发布警告并通知其直接上级;第三次OA管理员直接通报综合管理经理,核实后,给予记过处分。
6、凡是涉及到“审批”职责的OA流程,所有审批人不得使用“已阅”,必须使用“同意”或者“不同意”来处理流程中的事项。
7、如果在流程中遇到不符合规定操作的事项,审批人不得使用“终止”来中断流程,必须使用“回退”,将事项回退到发起人。因使用“终止”中断流程,导致事项无法完成,该审批人必须对此承担全部责任。
㈦应急措施
应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。
1、 对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失;
2、 需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份;
3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理,防止发生系统失效。应当每月将数据备份并刻盘保存。
㈧责任制与授权
1、公司OA管理员负责统一管理进行检查监督;如发现违规现象,按上述公司处罚措施进行处罚。
2、行政部为OA管理的授权部门,凡需变更权限的员工应给予以合理变更理由向其部门经理提出申请,由部门经理向行政部负责人申请给予变更权限。
3、随公司员工调动、离职或违反公司纪律的,OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。OA管理员工作由行政部经理监督。
4、OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限。
5. OA管理员的管理职责将纳入绩效考核。
二、QQ使用管理规定
所有员工在到岗后须立即开启电脑并打开工作QQ,保持信息沟通的顺畅。
所有人员必须保证上班时间工作QQ在线,不得隐身,原则上与工作无关的QQ不得登陆使用。
公司QQ群内禁止发送与工作无关内容,除需要发布一人对多人的消息以外,群内禁止出现一对一的信息交流,以免耽误其他人工作。若员工违反以上规定,每次将处以警告处分。如影响公司整体利益,情节严重者将给予记过处分。
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