XZ03办公通讯工具规定.doc

北京三斯泰克石油科技开发有限公司  通讯工具规定 起 草：李良涛 批 准 本2011－ 2011－ 北京三斯泰克石油科技开发有限公司发布 目的 为了加强公司内部沟通和信息的传递，提高组织管理效率，建立流程化的管理体系，特制定办公通讯工具管理规定。 适用范围 公司全体员工。 具体规定 一、OA管理系统使用规定 ㈠ 总则 OA管理网络系统是公司管理信息传递的有效平台，它集合了公司方方面面信息，也是公司实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具，公司全体员工都要关心、维护该平台。 ㈡职责 部是OA系统运行的归口管理部门，负责OA系统的运行、管理与协调。 负责OA系统的软硬件的日常维护、数据备份及故障处理。 各职能部门负责OA系统在部门内部的运行、管理与协调。 各分（子）公司负责OA系统在本单位内部的运行、管理与协调。 所有员工在到岗后须立即开启电脑并打开OA，保持信息沟通的顺畅。 考虑到网络环境原因，员工必须保证每天至少五个时间点（8:30、10:30、13:30、 15:30、17:30）OA在线，总在线时间保持六小时以上。如出现网络问题而不能保证OA运行通畅，须及时向行政部说明。 如有员工请假，外出情况，须将OA权限转交给部门内其他人员，同时通知上级领导并向综合管理部报备。如无报备，按没有上OA处理。代管OA权限人要同时负责转交人的OA使用，并遵从1、2条规定。 综合管理部会按以上三条每周不定期抽查两次员工使用OA情况，如发现员工没有遵守以上三条规定，每次处以警告处分。 ㈣信息发布 信息发布按相关栏目和权限进行。 1、 按职责和权限及要求，发布相关信息和参加讨论及沟通、交流； 2、 栏目发起人有责任对版块栏目进行管理，牵头组织对公司行政管理，技术管理和其他管理进行交流，讨论、沟通； ㈤网络维护 为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务； 1、 公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人； 2、 禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；　　　　　　 3、 未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容； 4、 不得对网络运行进行人为设限。 ㈥信息回复 为实现信息的畅通，实现“知情”管理 1、相关人员对所接收到的信息，应在当天给予回复，如有规定时间内完成的事情，应在规定时间内回复。 2、 公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的， 每个员工必须在三天内给予回复。 3、 急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在收到信息半天内给予回复； 4、 论坛、新闻等栏目 ，员工可自由参与，不强求回复。 5、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评并通知其直接上级，第二次OA管理员发布警告并通知其直接上级；第三次OA管理员直接通报综合管理经理，核实后，给予记过处分。 6、凡是涉及到“审批”职责的OA流程，所有审批人不得使用“已阅”，必须使用“同意”或者“不同意”来处理流程中的事项。 7、如果在流程中遇到不符合规定操作的事项，审批人不得使用“终止”来中断流程，必须使用“回退”，将事项回退到发起人。因使用“终止”中断流程，导致事项无法完成，该审批人必须对此承担全部责任。 ㈦应急措施 　 应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。 1、 对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失； 2、 需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份； 3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。应当每月将数据备份并刻盘保存。 ㈧责任制与授权 1、公司OA管理员负责统一管理进行检查监督；如发现违规现象，按上述公司处罚措施进行处罚。 2、行政部为OA管理的授权部门，凡需变更权限的员工应给予以合理变更理由向其部门经理提出申请，由部门经理向行政部负责人申请给予变更权限。 3、随公司员工调动、离职或违反公司纪律的，OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。OA管理员工作由行政部经理监督。 4、OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限。 5. OA管理员的管理职责将纳入绩效考核。 二、QQ使用管理规定 所有员工在到岗后须立即开启电脑并打开工作QQ，保持信息沟通的顺畅。 所有人员必须保证上班时间工作QQ在线，不得隐身，原则上与工作无关的QQ不得登陆使用。 公司QQ群内禁止发送与工作无关内容，除需要发布一人对多人的消息以外，群内禁止出现一对一的信息交流，以免耽误其他人工作。若员工违反以上规定，每次将处以警告处分。如影响公司整体利益，情节严重者将给予记过处分。