ABC电厂EXP软件实施重点 - 第2部分.pdfVIP

5. 采购合同管理 5.1 采购合同的录入与费用分摊 虽然在 EXP 中不能进行完整的物资管理，但是可以做到合同管理（包括 支付与变更）、到货管理及简单的领出与库存管理。 在 EXP 中工程合同与采购合同的权限是不分的。如果不考虑与工程合同 的权限区分的话，则可直接在同一工程中的采购合同模块中进行管理；而如 果需要考虑权限方面的问题的话，则可另建一工程专门进行采购方面的管理 （询价、合同、支付、到货、领出、库存、图纸等）。 直接在采购合同模块中进行合同的录入，合同的类型为单价合同，费用分 摊的类别为 Commitment 。分摊的科目为最明细层的科目。这样在进行基于紧 明细的费用科目的费用对比报表时才可以实现（合同费用与概算费用的基于 明细科目的对比）。需要建立物资编码用于单价项的录入与物资到货、领出与 库存的管理。 如果要管理物资的询价单的话，则可像正常合同一样录入，在合同明细项 中考虑一自定义数据项（询价单价），在单价项的输入过程中，单价不用输入 而输入询价单价。这样合同的总金额为 0，而且一旦正式确定供应商的话，则 可将原询价单复制为正式的采购合同并在单价中输入正式的合同单价。（询价 单价与合同单价均有）。另外在合同编号、合同类别（考虑一自定义数据项来 区分正式合同与询价单）有所区别即可。 5.2 采购合同的支付管理 对于采购合同的支付有两个方式：使用支付申请与发票模块。 使用支付申请模块：在生成支付申请时选择基于单价项，将每一单价 项的分摊到相应的费用科目上去。在实际支付时，单击获取，可将在 支付周期范围内的物资到货记录中的实际数量获取到支付申请的单 价项中来。而采购合同的预付款与保留金的处理与工程合同相同。 1 2 使用发票模块：在空白的发票中输入支付金额，将本次费用分摊到相 应的科目上去。（分摊的费用科目可粗可细，具体由用户根据管理要 求来决定）。而预付款与保留金不另外再作处理，比如：合同签订后 10％为预付款，到货验收后付到 90 ％，剩余的 10％为保留金。使用 发票模块进行管理时，过程较为简单，但没有批准与变更款支付方面 的流程。 5.3 物资到货管理 在录入完采购合同后，立即生成空白的物资到货记录（不要在物资到了后， 才由原采购合同来生成物资到货记录），便于今后的物资到货跟踪、领出管理。 在物资到货窗口中做相应的管理视图：未到货的物资、已部分到货的物资 与已全部到货的物资等视图。 3 5.4 物资领出与库存管理 在 EXP 中本身是没有领出管理的，但要做简单的领出与库存管理是可以 的。可以通过 3 个自定义数据项来实现：领出日期、领用数量和领用单位。 4 5.5 报表输出 采购合同台帐 5 采购合同到货台帐 采购合同领用与库存表 6 6. 其他无合同的费用管理（未签订合同与协议） 对于项目有些发生的费用，例如：管理费用支出及无法形成合同与协议的 费用，有两种方式来处理： 使用虚拟合同模块：为这些费用建立多个虚拟合同，与正式合同一样 进行费用分摊、款项支付等流程。 使用费用调整模块：为这些费用建立多个费用调整，如果既要保留原 始费用，费用分摊类别为 Commitment Original，又要有其实际支付的 话，需再建立费用调整，其费用分摊类别为 Actuals Received 。如果 只是跟踪其实际费用，则可直接将费用分摊类别设为 Actual