XZ004文书档案管理制度.doc

1、目的： 为加强公司文书档案管理工作，确保公司具有保存价值的文件材料及时完整归档，以备各项工作查考利用，特制订本办法。 2、职责: 2.1人事行政部负责公司档案业务的具体规定，制定档案的分类、存档、保管和借阅等制度并积极推行；负责对各部门档案材料的收集整理、归档的监督和指导；负责对档案的安全保卫和查（借）阅利用工作，为公司各项工作服务。 2.2各部门负责本部门在工作中形成的有保存价值的档案材料的收集、整理、保管工作；负责将完整、准确、系统的本部门档案材料按时移交档案室。 3、分类、范围、归档时间及密级 序号 分类 二级类目 保存 期限 密级 归档 时间 1 党群工作类 1)党务工作、 2)组织工作 、 3)宣传工作、 4)纪检工作 5)工会工作、 6)协会工作、 三年 一般 次年三月 2 行政管理类 1)行政事务、 含公司章程、董（监）事会、各类证照、各级批文、印鉴的管理 2)安全保卫 3)人事管理 、 4)公关接待、 5）职工安全教育 永久 永久 永久 三年 三年 机密 一般 机密 一般 一般 次年三月（证照、印鉴即时） 3 经营管理类 1)经营决策 企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针目标管理等。 2)计划工作 企业中、长期计划、年(季)度计划、各项专企业中、长期计划,年(季)度计划、各项专业发展计划、全面计划管理工作等。 3)统计工作 各种统计报表、企业综合性统计分析工作等。 4)财务管理 资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等。 5)物资管理 物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废等。 6)产品销售 市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务工作等。 7)企业管理 企业普查、企业整顿和企业升级、经济责任制管理、企业管理现代化工作等。 永久 永久 永久 永久 三年 永久 永久 永久 绝密 绝密 机密 机密 机密 机密 机密 次年三月 4 生产技术管理类 1)生产调度 生产组织、调度指挥工作等。 2)质量管理 企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制工作等。 3)劳动管理 劳动定额、定员，劳动调配、劳动保护等。 4)能源管理 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。 5)安全管理 安全生产、工伤事故处理 6)环境保护 环境保护检测与控制、污染治理等。 7)计量工作 各种计量检测工作。 8)标准化工作 D8 企业标准化管理工作、各种标准档案。 三年 三年 三年 三年 三年 永久 永久 永久 永久 一般 一般 一般 一般 一般 机密 一般 一般 一般 次年三月 5 产品类 产品档案二级类目按产品种类或型号设置（同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、商标广告和产品评优的全过程。） 永久 机密 产品投入生产后 6 科学技术研究类 科研档案二级类目按课题设置（同一科研项目内， 包含课题立项、 研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。） 永久 机密 项目结束时 7 基本建设类； 本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置（同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。） 永久 一般 该工程项目投入使用后 8 设备仪器类 设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置（同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程） 永久 一般 设备投入使用后 9 会计档案类 1)凭证 各种会计凭证。 2)帐薄 各种财务帐薄。 3)报表 各种财务报表。 4)其他 十年 机密 年终自行立卷 10 员工档案类 员工档案资料 三年 机密 次年三月 11 电子、影音档案 各类数据管理、电子计算机系统、情报工作、图片资料工作等。 永久 机密 在每项工作活动完毕后 4、归档要求 4.1 应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出公司工作活动的真实情况，便于保管和利用。 4.2 归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。 4.3 凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 4.4 案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写《卷内文件目录》和《备考表》。 4.5 归文书档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。 4.6归档手续，各部门将文件材料和案卷向文书档案室移交时，应编制《移交清单》一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。 5??、 文书