Ｏｆｆｉｃｅ界面巧打磨.docVIP

Ｏｆｆｉｃｅ界面巧打磨 　　某人请客，见有些人没来，说道:“该来的没来。”已经来了的一些人自感不受欢迎，拂袖而去。于是请客者又说:“不该走的却走了。”作为行政人员，我每天都与Office 2003亲密接触。用久了，越来越感觉默认的菜单和工具栏用起来不顺手，真是“该有的没有，不常用的却白占空间”。为什么不动手“打磨”一下，让它们更符合我的使用习惯？ 　　 　　一、菜单大变脸 　　 　　首先从最常用的菜单开始。这里的任何一个元素都像一枚棋子，要摆出一个合理的阵局得好好动一番脑筋。 　　 　　1．现有命令按需排 　　“打磨”的第一步，首先进入“工具→自定义”，单击“命令”选项卡中的“重排命令”按钮，就可以开始了（如图1）。 　　比如我要给“文件”菜单增加“全部保存”命令。选中“菜单栏”，在右边的下拉菜单中选择“文件”，接着单击“添加”打开如图2所示对话框，选中“类别”下的“文件”，在右边的“命令”下找到“全部保存”，确定即可。 　　为了加快操作速度，我还把“另存为”等命令移到了“文件”菜单的顶部。只要打开如图1所示对话框，选中“另存为”，单击“上移”按钮即可。对不常用的菜单就让它们“下移”吧。 　　至于派不上用场的“共享工作区”命令，只要打开图1对话框中的下拉列表选择“工具”，就可以看到菜单中的所有命令了。选中“共享工作区”单击“删除”，就从“工具”菜单中灰溜溜地消失了。以后一旦需要，再按上面介绍的方法“添加”即可。 　　 　　所有Office 2003组件的菜单都可以这样修改。如果对修改不满意，单击“重新设置”按钮，就可以使菜单恢复原状。 　　 　　2．重要命令加图标 　　我是一个追求平等的人，为什么“保存”命令有图标而使用率很高的“另存为”就没有？马上动手。打开如图1所示对话框，选中需要添加图标的菜单命令“另存为”，单击“更改所选内容”，在“更改按钮图像”子菜单中选择喜欢的图标就可以了。用这个方法，所有Office 2003组件的菜单都可以添加或更换命令图标了！ 　　 　　3．添加菜单新成员 　　我需要经常打开“规章制度汇编”等几个文件，但每次都得到存放地“我的文档”里翻，非常浪费时间。让我添加一个放置常用文档的“工作”菜单！单击“工具→自定义”命令，选中“命令”选项卡“类别”下的“内置菜单”，把“命令”下的“工作”拖至菜单栏就OK了。 　　接着我把经常使用的文档放入“工作”菜单：打开需要放入“工作”菜单的文档，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”。若要删除，同时按Ctrl＋Alt＋－（减号）键，使光标变成一个粗体“-”。打开“工作”菜单后，用“-”单击需要删除的文档名称即可。我还可以添加了一个“字体”菜单，选择字体再也不用频繁滚动“字体”下拉列表了。 　　 　　4．安全保存文件 　　还是关于“我的文档”，这个并不安全的“家”存放着我所有的工作文件，一旦使用Ghost恢复系统可就惨了，还是把它们放到非系统分区保险些。右击“开始”菜单中的“我的文档”，选择“属性”打开如图3所示对话框，将“目标”框中文件夹路径修改为e:\My Documents（也可以使用“查找目标”选择已有的某个文件夹），单击“确定”，以后“保存”时文件就会放到修改后的位置了。 　　 　　“用户模板”、“自动恢复文件”等Office专用文件夹的位置还可以这样修改：单击“工具→选项”命令，打开对话框的“文件位置”选项卡，选中需要修改的文件夹位置单击“修改”就可以了。 　　 　　二、工具栏大改造 　　 　　1．增减工具栏成员 　　观察一下，Office组件工具栏中有些项目“该来的没来”，把它们的按钮添上。单击“常用→工具栏选项”，选中“添加或删除按钮”菜单下的“常用”或“格式”等命令，就可以看到如图4所示的菜单，被选中的按钮就会出现在工具栏中。 　　 　　2．移动工具栏按钮 　　该来的来了，现有的也要好好安排座次。我经常使用“样式”，可惜“格式”工具栏左端的黄金位置被“格式窗格”按钮占了。于是我设法让后者挪动了一下：进入“工具→自定义”，用鼠标按住要移动的“格式窗格”按钮，拖动它插入“I”指示的任意位置。 　　当然，移动工具栏按钮也可以在图1的“重排命令”对话框中进行。首先选中“工具栏”，然后打开右边的下拉列表选择要移动按钮的工具栏名称，选中要移动的按钮单击“上移”或“下移”就可以了。 　　 　　以上两种方法适用于所有Office 2003组件。比如常用的Excel中的“合并单元格”，赶紧请到工具栏上。 　　 　　3．工具栏按钮“变脸” 　　尽管Word 2003的界面很漂亮，但是看的时间长了也会“审美疲劳”，可以变脸新鲜一下。单击“工具→自定义”，右击需要修改的工具栏按钮。在如图5所