sps-04-zd05-0 文件和档案管理方案.docVIP

文件编号:SPS-04-ZD05 版 本：1.0 文件和档案管理制度 编　制： 审　核： 批　准： 2012. 发布 2012. 实施 公司名称 文件和档案管理制度 1目的 为了规范公司的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在本公司生产经营活动中的指导作用，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。 3引用标准 3.1《中华人民共和国安全生产法》(中华人民共和国主席令第70号) 3.2《中华人民共和国档案法中华人民共和国主席令—2010 3.4《辽宁省档案条例》 4职责 4.1总经办负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。 4.2各部门、车间，要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交总经办统一销毁，不得乱丢乱放。 5内容与要求 5.1文件管理 5.1.1文件的分类 （1）企业的红头文件（既企业级文件，是企业的行政公文性的最高级文件）； （2）外来文件（上级部门的发文、获取的法律法规和技术标准等）； （3）企业内部的基础性管理文件（部门级文件），简称：基础文件（规章制度、操作规程等），这类文件必须以红头文件的形式发布，才会对整个企业发挥效力。否则，只对某个部门内部有效力。 5.1.2文件的使用范围 5.1.2.1红头文件 （1）对外： 以公司的名誉，向上级领导部门请示、汇报、报告处理决定等。 （2）对内： A.转发上级文件或根据上级文件精神制定的本公司文件； B.发布公司各类规章制度、操作规程、会议纪要等，既企业内部的基础性管理文件； C.公布公司机构设置、机构变动、干部任免事项； D.公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； E.公布有关奖惩决定和通报； F.其他有关公司的重大事项。 5.1.2.2外来文件 （1）上级有关部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真的贯彻落实。 （2）获取的法律法规和技术标准，要做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。 5.1.2.3基础文件 企业依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等，结合企业的实际情况，编制的各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。 5.1.3文件的拟定与签发 5.1.3.1文件的拟定 各类文件由各部门负责起草拟定，部门领导审核后，送总经办。 5.1.3.2文件的签发 （1）对外发文：由公司主管领导核准、总经理签发，总经办统一编号、打印、盖章、发文、归档。 （2）对内发文：由公司主管领导签发，总经办统一编号、打印、盖章、发文、归档。 5.1.4文件编号 （1）红头文件（企业级文件）编号由总经办统一掌控，编号的形式为：xxxx发【20xx】第xxx号。其中：xxxx为公司汉子名称的缩写，【20xx】为年度号，如【2012】，xxx为文件的序号。 （2）基础文件（规章制度等）编号由起草拟定部门掌控，编号形式为： XX-XX-XX-XX 文件顺序号，按01、02等依次编号区分。 部门汉语拼音名称缩写。 代表公司管理文件类型缩写。 代表公司内部文件,为公司名称汉语拼音的缩写。 A．部门汉语拼音名称缩写为： 综合办公室ZH，财务部CW，安全处AQ，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB等。 B．公司管理文件类型缩写： 规章制度ZD， 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，通知TZ等 C．代表公司内部文件缩写： 谷瑞安全信息技术有限公司GR 专为创建安全生产标准化所制定的基础文件也可采用以下编号（供参考）： 5.1.5文件的格式与结构 (1)红头文件 XXXXXXXXXXXX公司文件 xxx发[20xx]xx号 ————————————————————— 关于+文件名称 主送单位名称（如各部门）： … … … 文件正文 … … … … … … … … … … … … .. 附件： 1、 2、 . XXXXXXXXXXXX公司 年 月 日 主题词： ————————