专业学术会议的组织与管理市场部培训资料.ppt

如何开好学术会议？？？ 什么是学术推广？ 学术推广活动是以学术会议为主要平台传播产品和企业信息，建立和强化专家认知的一种有效的营销方式，是现阶段制药企业长远发展的必由之路。 成功的学术推广会议兼有速效（快速传递医药信息），高效（同时将信息传递给所有到会者），多效（即作为重点区域的用药起步，又是在目标扩大用药的途径）的特点。 为一种事倍功半的推广形式。 学术会议分类 国家级学术会议 省级学术会议 地市级学术会议 院内推广会 国家级学术会议 国家级学术会议主要指由中华中医药学会、中华 医学会、中西医结合学会的风湿、骨伤、骨科等分会 召开的与公司主导产品相关的、全国专家参与的学术 活动。此类会议重在宣传主导产品，提升企业形象， 属于学术会议的最高级别。由公司总体组织和参与， 所在地办事处负责配合工作。 省级学术会议 省级学术会议是指由学会或者公司自主 举办的省内或者省间的与主导产品相关的学 术交流活动。省级学术会议是介于国家级和 地市级会议之间的类型。 地市级学术会议 地市级学术会议是指由地市学术组织举办的学 术会议或公司自主举办的地市级学术会议。对于此级 会议原则上由所在地经理全权负责会议的组织和细 节，区域总监督导具体工作，公司派员参加。 院内推广会 院内推广会，主要在开发医院的过程中或者以促销上量为目的举办。邀请医院目标科室负责人和相关科室人员参加，以产品介绍为主要宣传目的，增进了解的学术会议。此级别会议由办事处全权负责组织进行，市场部负责费用的控制等指导工作，原则上公司不直接参与。 学术会议的主办、承办、协办和支持 仅在道义上支持学会主办的会议而不承担组织、经济和法 律方面的责任的单位称为 “支持单位”。 一般参加某学会举办的学术会议，我们都是以协办、 支持单位的身份出现。 各地具体参如学术会议的程序不一致，但是大致相同。 作为我们，主要是沟通沟通再沟通！争取以最小的代价换来 最为合算的结果。 平时与当地最有权威的学会保持良好关系，会有意想不 到的好处。 一般参加学会举办的学术会议参会洽谈事项： 找出具体的负责会议的会务组人员，通常设有会务组长或者会务秘书。 找出大会需要那部分支持； 可以满足我们参会方那些方面的需求。 会议的收入包括： 作者缴纳的版面费、代表注册费、社会赞助费、展览收入、 会场和文集广告、来自有关部门的专项经费等。 会议的支出包括： 出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、 食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交CCF 费用等。 一般会给举办方（学会）提供一定量资金支持（以参 会费的形式），具体数额可以与之协商，如果规定参会费用 数额的除外。 如在仅仅交纳参会费用的基础上未能达到我们预期的目 的或者我们希望借此机会加强于该学会、学会领导人员的关 系，可以考虑私下公关或者根据会议需要提出给予其他方面 进一步的支持。例如设置茶歇处、提供手提袋、会议纪念品、 纸杯等。 注意事项： 防止找错人（事前找准真正能负责此次会务的人） 交错钱（一般都设有会议专项的财务机构和人员） 获得空头承诺（考虑一下其可信、可行度） 做好防范措施，防止同一件事被承诺于多人，万不得 已，提前准备，捷足先登。 二、制定学术日程框架 选定会议专题后，根据专题内容制定学术日程的框架， 这时的框架只是一个初步的时间安排（不包含具体发言人及 题目），使与会人员大致明确召开全体会议的时间，筹备会 议工作进度最晚的截至时间（绝对不能与大会正式日程冲 突）、如果先后或同时召开的几个分会及各专题会的时间及 人员要实现明确协调。 三、 预定会场 如果在省会城市、副省级和计划单列市召开会议，会场应该安排在档次较高、环境好的地方。如果是半天会议，一定要考虑交通的问题，尽量安排在市中心。价格一定要谈判，以节约费用。 如果是过夜的会议，还要考察房间的卫生条件，安排住宿也是一门学问；身份特殊的专家，如大会主席，院士单独考虑。最好有两辆轿车随时待命，以备专家不时之需。 用餐要事先沟通协调，以保证就餐环境和饭菜质量。 会场的档次和规模要根据会议人数确定。订场地时，一定要亲自到场地勘察，并沟通细节，如投影、音响、台签名牌、麦克风、无线麦克风、指示牌、并询问可否悬挂条幅、张贴海报等