商务部内控方案.docVIP

第1章 公司内部控制——商务部 1 .商务部组织架构 制度名称 商务部组织架构 文件编号 执行部门 商务部 监督部门 审计部 考证部门 商务部经理 统计主管 商务专员 资料员 发货员 招标专员 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 2 .商务部组织架构 制度名称 商务部岗位职责 文件编号 执行部门 商务部 监督部门 审计部 考证部门 1、商务经理岗位职责 （1）认真执行公司销售管理规定和实施细则，努力提高自身业务水平。 （2）负责商务部日常工作管理负责商务部人员管理客户的、票货款正常流转，保持合理库存 根据各区负责人办理完整的退货单及商务专员提供的商业公司退货单，及时的提回退货，并办理完整退货的相关手续。 开出准确的随货同行出库单（也可以是库管出具） 发货员出具每次发货的时间、货物流向、收货人，数量、批号，同时报期末库存。并报备销售部、商务部。 协同基地、西安库房完成每月销售记录。 6、招标专员的岗位职责 （1）积极有效地进行各地区招标信息的搜集与整理?? （2）正确理解各地招标政策? （3）完整、准确、无误、及时地准备招标所需的各种资料并确保招标资料及时、准确的送达?? （4）跟踪招标进展及过程的各个环节，尤其是报价、议价、发布结果及中标信息确认（5）积极有效的进行各地区药品物价信息的搜集及药品价格管理??（6）协助各地区开展药品招标工作。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 3 . 商务部各岗位管理制度 制度名称 商务部各岗位管理制度 文件编号 执行部门 商务部 监督部门 审计部 考证部门 发 货 管 理 制 度 目的：品质量和规范管理，确保公司及客户利益。 范围：。 责任：销售部 库管员 ?2. 发货管理办法 2.1发货员在接到《发货申请单》后严格按照品名、规格、批号、效期、单价及金额等开具《销售出库单》并加盖业务专用章随货同行。 2.2发货员及时协调物流部、库房严格按照《发货申请单》及时准确的发货货物。 2.3严格按照“先进先出”原则，如有特殊情况，相关申请人员必须提出书面申请，发货员备案后，按需求发货。 2.4发货后及时更新库存，跟踪、查询到货情况，在商业公司收货后，要求对方及时回传确认收货凭证。 2.5 《发货申请单》一式五联各相关部门留存，以供备查。 药品退货管理制度 目的：品质量和规范管理，确保公司及客户利益。 范围：。 责任：部 质管部 库管员 　内容： 　　1. 退货药品定义　本公司药品退的管理规定 2.1.2.2. 退货管理：各地办对所有拟退药品质管部对要退出的药品负监督审核的管理责任，并负责按规定的程序进行申报 ，批准后负责转告退货的相关部门办理退货。 　 2.3仓库、销售、财务对药品要退出的管理 　 2.3.1退货的药品，仓库保管员要认真管理并催办，出库时要负责认真核对。 　 2.3.2销售管理部门要积极配合，组织销售人员清查收回。 　 2.3.3财务部门要并负责催结和索赔。 药品退的管理规定　质管部对药品退回的管理 如涉及重大质量问题(药监部门公告或本企业查出的不合格药品)质管部负责监督、指导销售部门追查退货。退回的药品，按不合格药品处理并及时向药监局报告，请示处置意见，不得隐瞒及自行向供货单位退换货。 　 监督、指导质管部对退货药品的管理工作每季度定期检查，对退货药品的相关文件(表、单及记录)由质管部监督、指导编辑整理，保存不低于3年或药品效期后1年。 目的：范围：责任：目的：范围：责任：责任： 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。?2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。（一）、福利待遇?1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：月工资÷（本月天数-休假天数）2、过节费按正式员工的1/2发放。3、按正式员工标准发放劳动保护用品。（二）、休假?1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。?2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。4、不享受探亲假、婚假。?二、员工入职准备?1、身份证复印件一份，原件待查。2、学历证明复印件一份，原件待查。 ?3、县级以上人民医院的体检报告。4、4张一寸照片?5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口