杰联档案管理方案.doc

一 目的 对公司的工程项目竣工需提交的资料、文件进行归档控制管理，确保各工程项目文件、资料的可控性、保密性、可追溯性，为档案资料的收集、鉴别、整理、保管，充分发挥档案资料的作用，作一指引，也为规范化管理奠定扎实的基础。 二 适用范围 2.1本制度使用于工程资料的收集及其归档管理。 2.2凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。 三 管理事项定义 3.1工程档案管理 3.1.1指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图纸、图表、磁盘、照片、声像等形式的全部文件的收集、整理、组卷、归档、保管的全过程管理工作。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 3.2工程档案归档资料 3.2.1项目开发前期资料：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3.2.2项目竣工资料：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图文件和监理文件组成。 3.2.3项目施工资料：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 3.2.4项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 3.2.5项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 3.2.6项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3.3工程档案资料归档和移交 3.3.1工程项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 3.3.2项目文件归档：指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。 3.3.3项目档案移交：指项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。 四 职责划分 4.1公司档案室是公司工程资料档案集中统一管理部门，有责任指导和监督各项目工程的工 程档案资料的收集、整理情况，负责接收各项目的工程竣工资料，做好工程竣工资料的汇总、编目、上架工作。 4.2工程档案资料工作是施工管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，因此各有关部门 必须切实加强领导，把工程档案资料工作纳入工程项目技术和管理工作中。 4.3项目工程技术管理科：负责组织、协调和监督各项目工程档案（包括施工组织总设计、专业设计（包括报批文件）、施工方案、计划、工程总结、工程声像（片）材料及工程竣工 材料、竣工图和收集整理工程前期文件材料）的编制及收集情况。 4.4项目工程销售科：负责收集各项目的工程合同、协议、招投标文件（包括合同审批文件、合同书、合同变更文件、招投标书、修改文件、中标通知书）及外包队伍相关纸质的原件，待项目竣工时负责将相关资料按档案归档要求整理编制，并移交公司档案室归档。 4.5工程项目安全质量科：负责施工过程中按照合同规定和规范的要求督促监理单位和施工单位认真履行合同，实现质量目标。为监理开展工作创造有利条件，充分发挥监理的作用，并对现场监理的工作能力和监理效果的进行有效监控。 4.6项目工程造价预算科：负责收集各项目的工程概预算、决算的原件，待项目竣工时负责将相关资料按档案归档要求整理编制，并移交公司档案室归档。 4.7各项目工程负责人及资料员： 4.7.1各项目工程负责人主要负责本部门工程项目的操作和协调、工期、进度控制管理，根据项目材料一览表提供材料进场时间，编制项目工程施工控制计划，并落实总工期和节点计划控制措施。 4.7.2各项目工程资料员主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中 工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。 4.7.2.1工程施工过程中，负责收集、整理各专业施工队编制的安装记录、质量检验评定等资料。 4.7.2.2工程竣工时，负责分类、编目、归档、整理所有竣工资料，按建设方要求按时移交竣工资料，按公司档案室要求归档竣工资料。 五 分类和范围 5.1分类 5.1.1工程档案 ·工程建设文件综合 ·与设计、施工等单位来往文件、会议纪要、工程阶段性汇报、考核、简报。 ·工程管理文件 ·工程合同、开工报告、协议、招投标文件，工程概算、预算、决算、定额。 ·工程设计 ·工程有关水文、水质、地质等原始材料，设计招投标、设计委托书，初步设计施工图及会审。 ·工程施工文件 ·工程施工组织设计、施工措施、方案（安全技术措施），施工技术记录（设计变更），施工 总结。 ·工程竣工文件 ·竣工图，工程（机组）竣工验收文件，竣工技术文件（施工技术记录）编制。 ·工程创优评定申报材料、评定通知、结论、