深圳xxx股份有限公司费用报销管理方案.docx

费用报销管理制度说明：本制度是指导深圳市XXX股份有限公司费用报销财务管理工作的文件，凡与本规定有冲突的其他制度或文件，以本规定为准；本规定未尽事宜，可制定下一级规范文件；本规定的修正权及最终解释权归集团公司财务部。　　编 制： 审 核： 　 　 批 准：会审部门会审签字文件编号版 本页数生效日发放部门开放程度一、目的为加强深圳市XXX股份有限公司（下称公司）内部控制，规范各类费用报销管理，提高费用报销付款的及时性、准确性，保证公司资金运营的安全，结合公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本文件适用于公司、控股子公司、分公司各类费用报销管理，按实际情况包括以下费用：办公费用、差旅费、交通费、电讯费、水电费、业务关系费、中介服务费、租赁服务费、专项服务费、样品费、低值易耗品、商检报关费、市场费用、保险费、运输费、促销费、商场费用、招聘费、员工福利费、董事会费、财务费用等费用的支出管理。其他类别的费用支出见各具体费用管理规定。三、管理职责：（一）人力资源部：负责《出差管理规定》、《办公用品管理规定》、《员工福利管理规定》、《中介服务费管理规定》等制度的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚；（二）销售部：负责《分支机构费用管理规定》等制度的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚；（三）市场部：负责《市场费用管理制度》等制度的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚；（四）国际部：负责《费用报销管理规定》等制度的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚；（五）财务部：负责费用报销的审查、费用报销、费用开支的分析、控制及管理。（六）审计部：负责对各部门费用报销的检查、费用开支合理性的审查和公司所有费用的监督管理；（七）总裁办：负责对所有超标费用的审批及日常费用授权的监督与管理；四、管理流程：（一）、报销的总体原则1、所有人员在费用发生后一定时间必须回公司核销相关费用；2、对于己提出离职申请的人员，所在部门应第一时间通知人力资源部，并由人力资源部通知财务部冻结拟离职人员的所有报销及其他请款事项直至离职手续办完为止。3、所有的超过费用标准的报销均需注明超标原因，并经有权审批人批准方可报销，未注明超标原因的，即便有审批人审批财务也有权不予报销，并不再另行通知。4、因财务部每日库存现金有限，故一千元以上除特别费用之外的费用支付，财务不再用现金支付，需报销人提供对方单位帐号，财务将通过对公的银行帐户支付。5、每月29号财务部将本月需付款单据全部审核完毕，出纳在30号应将本月应付款项全部支付完毕。（二）差旅费管理1、所有人员出差前须事先提报《出差申请单》，经相关负责人审批后方可出差。报销差旅费时必须在报销单后附上经审批有效的《出差申请单》。总部及有派驻会计的分公司报销人在返回公司或分公司后三个工作日内报销入帐，结清所借款项；未派驻会计的分支机构，由第一负责人负责办理，并于每月3号前将上月相关单据寄回销管科，销管科必须在每月9日前将审批完成待报销的单据送则务部报销（超过规定时间报销的，财务将会延后其报销打款时间）。2、报销时间： A、总部及有派驻会计的分公司周一至周四上午收报销单据，星期五将报销款打入相应的报销人帐户上，不再另行通知。如报销人对报销款有异议，应及时向财务查核，查核时间有效时间为一个月，逾期财务不再进行查核。另每月28至次月6日（年度为4日一10日）为财务结算时间，原则上不办理报销业务，但借款可照常进行。B、无派驻会计的分支机构，财务部对审核后准予报销的金额在每月12日一并汇往各区划第一负责人帐户，并将报销审批情况反映在DRP系统中的“分支机构管理”处。各办事处对审批情况如有疑问，可向销管科、则务部查询（查核有效期同上）。原则上当月费用报销标准在当月有效，节约的费用标准不再累计到次月使用及以后。3、所有的报销单据需按公司财务要求进行粘贴，粘贴原则如下：A、同一类票据应尽量粘贴在一起，以方便分费用项目加总审核。B、单据粘贴位置以不超过装订线向左向上对齐为原则。考虑到会计资料装订存档要求，应避免票据上重要项目、内容太靠近装订位置。如不符合要求的，总部相关部门及有派驻财务的分公司，财务直接将单据退回给相关部门第一负责人，驻外机构人员的单据不合规定的，财务将从分支机构第一负责人的当月工资中扣罚50元冲减该部门因单据退回而多发生的邮寄费。C、财务有权对报销人提供的报销单据进行真实性查核，报销人在商场购买的商品如为手工发票，则除发票外还必须同时有商场电脑小票，否则不予报销；4、如报销人所提供的发票等单据为虚假的，财务有权根据情节轻重进行如下处理；A、如报销人不识发票的防伪标志，造成的虚假，属无意行为，予以口头警告；B、除发票防伪